Донецкий национальный технический университет

Рыбалка (Волочко) Ольга Александровна

           В последнее время в мире растет количество проектов, целью которых является организация обмена конфиденциальной информацией между предпринимателями и государственными органами по телекоммуникационным сетям. Сегодня целый ряд стран, таких как США, Англия, Швеция, Франция, Канада, Германия, Австралия, Россия перешли или переходят на безбумажную технологию сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности через Интернет. В Украине также были созданы законодательные предпосылки для введения систем электронного документооборота и сдачи отчетности – подписаны и вводятся в действие с 01.01.2004 г. Закон об электронной цифровой подписи и Закон об электронном документообороте. Электронный оборот более эффективен за счет того, что он легче поддается оптимизации. Затраты на внедрение систем электронного документооборота окупаются не только за счет повышения скорости обмена информацией и сокращения расходов на хранение документов, но и отсутствием серьезных затрат на перестройку документооборота при возникшей необходимости.

           К классу систем электронного документооборота относится и система формирования и сдачи отчетности в электронном виде «е-Форма», которая с середины 2003 года в рамках пилотного проекта функционирует в Донецком, Днепропетровском, Харьковском, Запорожском, Полтавском, Сумском областных управлениях статистики и главном управлении статистики АР Крым. На сегодняшний день система «е-Форма» используется в двух отделах - отделе статистики финансов и отделе статистики труда.

           Для работы системы «е-Форма» создан специализированный многофункциональный портал www.informcenter.com.ua Система позволяет заполнить актуальные для текущего отчетного периода формы, распечатать их и подготовить в электронном виде для сдачи в различные государственные органы, собирающие обязательную отчетность, а также предполагается предоставление предпринимателям, руководителям и бухгалтерам организаций целого ряда дополнительных услуг: экономические новости, банки (информация региональных банков о предоставляемых ими услугах), вопросы и ответы, консультации, обучение (сведения об учебных заведениях экономического профиля, возможность дистанционного тестирования бухгалтеров), форум бухгалтеров и предпринимателей, и т.д.

           Основные функции, выполняемые системой «е-Форма»:
           • создание форм отчетности (электронных документов) на рабочем месте Респондента;
           • проверка заполнения форм отчетности на соответствие контролям, утвержденным Госкомстатом;
           • передача форм отчетности от Респондента в Управление по телекоммуникационным каналам;
           • уведомление Респондента о результатах проверки и приеме форм отчетности в Управлении;
           • гарантированная доставка электронных документов и сообщений между Респондентом и Управлением;
           • автоматизированная обработка полученных электронных документов в Управлении, включая их запись в информационные базы данных Управления;
           • использование сертифицированных в Украине средств защиты информации для шифрации электронных документов и формирования электронной цифровой подписи.

           Принцип работы системы можно продемонстрировать в виде схемы:

           Отделами статистики финансов принимаются следующие формы отчетности: форма 1 "Баланс", форма 2 "Отчет о финансовых результатах", форма 3 "Отчет о движении денежного средства", форма 4 "Отчет о собственном капитале", форма 5 "Примечание к финансовой отчетности", форма 1-М "Баланс субъекта малого предпринимательства", форма 2-М "Отчет о финансовых результатах субъекта малого предпринимательства", форма 1-б "Отчет о финансовых результатах и про дебиторскую и кредиторскую задолженность", форма 2-б "Отчет о выпуске, реализации и обращении ценных бумаг".
           Отделами статистики труда принимаются следующие формы отчетности: 1-ПВ (месячная) "Отчет по труду", 1-ПВ (квартальная) "Отчет по труду" , 3-ПВ (квартальная) "Отчет об использование рабочего времени" , 6-ПВ (годовая) "Отчет о количестве работников, их качественный состав и профессиональное обучение кадров".

           За время проведения эксперимента специалистами отделов статистики финансов и труда было получено и обработано 8100 отчетов в электронном виде.
           Двухгодичный опыт использования системы «е-Форма» для сдачи статистической отчетности в электронном виде позволяет сделать следующие выводы:
           • формы статистической отчетности, отправляемые респондентами в управления статистики через систему «е-Форма» полностью соответствуют контролям, утвержденным Госкомстатом, что позволяет выполнять автоматическую запись данных форм отчетности в информационную базу данных управления;
           • система дает возможность значительно сократить время, как респондента, на подготовку и сдачу отчета, так и специалиста управления статистики, на проверку и прием отчета;
           • технологические решения системы «е-Форма» позволяют оперативно создавать формы отчетности и вносить изменения как в формы, так и в контроли правильности заполнения форм.

           Основные преимущества системы «е-Форма» при организации внутриведомственного документооборота:
           • серверная часть системы использует только программное обеспечение свободного использования, что значительно уменьшает совокупную стоимость системы;
           • использование в качестве клиента Интернет-браузера IE позволяет свести к минимуму затраты на установку и поддержание клиентских мест;
           • возможность подключения различных систем криптографической защиты информации;
           • полностью безбумажный документооборот при использовании электронной цифровой подписи;
           • минимальные затраты на передачу информации;
           • высокая оперативность как сбора форм отчетности, так и ввода новых форм в эксплуатацию;
           • возможность создавать и изменять формы отчетности без привлечения консультантов разработчика;
           • поддержка территориально-распределенных структур с неограниченным количеством уровней иерархии.