ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В КОНКУРЕНТНЫХ ЗАКУПКАХ

Современные информационные технологии все активнее использются в закупочной практике. У одних закупщиков дело ограничивается база-ми данных поставщиков, другие уже используют электронные системы снабжения, в том числе — торговые площадки в Интернете. В идеале система электронных закупок должна быть составным элементом единого информационного пространства заказчика, включающего в себя систему управления ресурсами (EPR), систему взаимоотношений с клиентами (CRM), управление цепочками поставок (CSM) и т. п.

С точки зрения имеющихся технологий принципиальных проблем создания системы электронных закупок не существует. Главная сложность — в грамотном переложении закупочных процедур, без искажений порядка работы закупщиков и требований законодательства. К сожалению, чаще всего руководят созданием подобных систем программисты, а не специалисты в области прокьюремента. Поэтому в предлагаемой работе осуществлена попытка объединения функций тех и других.

Изначально в разрабатываемой системе осуществляется формирование и реализация бюджета и плана закупок. Схема работы следующая: подразделения заказчика направляют заявки на необходимые товары, работы и услуги, на основании которых формируется смета затрат организации. Руководство организации или орган, осуществляющий финансирование, соотносит запросы (планируемые расходы) и планируемые доходы (выделяемые организации средства), внося необходимые коррективы в смету. Утвержденная смета является основанием для планирования закупок — когда, сколько и на каких условиях осуществляются закупки.

После этого рассматривается вопрос проведения электронных закупок. Для этого используется база данных поставщиков. Система позволяет работать как с новыми, так и с уже известными поставщиками. Новые имеют возможность получать информацию о наших планах и предлагают к рассмотрению свои варианты, старые и проверенных поставщики также приглашаются к продолжению сотрудничества (если, конечно, они смогут сделать лучшее предложение). Для работы с новыми поставщиками система предусматривает возможность регистрации потенциальных поставщиков в базе данных. При этом речь идет не просто база данных, а о базе знаний — содержащей полную информацию обо всех закупках и поставщиках, опыте работы с ними, возникавших проблемах и т. д. Таким образом во втором модуле содержится источник информации о потенциальных участниках закупок.

Закупки могут проводится на основе открытого конкурса, котировок, аукционов и т. д. Конкурсная документация может разрабатывается на основе базовых вариантов, разработанных для каждого вида. В эти шаблоны при помощи заполнения электронных форм вносятся изменения, адаптирующие каждый документ к требованиям текущей закупки. Согласование и утверждение документации во всех инстанциях также осуществляется в электронном виде. Наличие автоматических систем проверки позволяет минимизировать и число ошибок и нарушений. Например, программа известит, если время между публикацией объявления и окончанием приема предложений меньше 45 дней (для госзакупок) или 30 (для конкурсов ком-мерческих структур).

Подготовленное как часть конкурсной документации извещение о проведении конкурса публикуется на интернет-сайте системы и автоматически рассылается заинтересованным лицам и в профильные информационные издания. Например, при проведении госзакупок оно направляется по электронной почте в адрес информационно-аналитического бюллетеня «Конкурсные торги». В части государственных закупок информация заинтересованным лицам рассылается только после публикации ее в официальном (бумажном) издании. В противном случае проведение конкурса может быть оспорено другими поставщиками, чье право на одновременный доступ к информации будет нарушено (хотя, как показывает арбитражная практика, одного этого все равно недостаточно для отмены результатов конкурса).

Конкурсная документация рассылается в электронном виде, а также находится в открытом доступе на интернет-сайте. Важно, чтобы все ее получатели зарегистрировались, тогда в дальнейшем они будут иметь доступ к возможным изменениям, дополнениям и ответам организатора конкурса на вопросы других участников. Поскольку далеко не все поставщики, представляющие для нас потенциальный интерес, используют Интернет, их возможность участия их в конкурсе обеспечивается дополнительными рассылками информации в «бумажном» виде.

Подача предложений осуществляется путем заполнения электронных форм. Это позволяет избежать возможных ошибок поставщика, а также облегчает некоторые рутинные действия, например, расчет общей стоимости конкурсного предложения на базе единичных расценок, учет НДС и т. п.

Главными проблемами автоматизации этого этапа торгов являются:
- идентификация пользователей (во многом решается при прак¬тической реализации положений действующего закона об электронной цифровой подписи);
- соблюдение необходимой конфиденциальности, а именно — обеспечение невозможности преждевременного доступа сторонних лиц, в том числе и организатора .конкурса, к заявкам поставщиков (обеспечивается криптографическими системами);
- придание электронному документу юридической силы (также обеспечивается использованием электронной подписи).

Для госзакупок пока в этом месте воздвигнут барьер — согласно законодательству предложения должны подаваться в запечатанных конвертах. Конечно, можно попытаться рассматривать зашифрованное сообщение в качестве «электронного конверта», но насколько этот подход юридически обоснован — увы, не вполне очевидно. Другая негативная черта — требование законодательства о минимальном сроке подачи предложений (на подготовку заявок Гражданский кодекс отводит минимум 30 дней). Значит выгода от проведения оперативной закупки «он-лайн» сходит на нет, если, конечно, не игнорировать законы (что чревато серьезными по-следствиями). Правда, подобные вопросы неактуальны при реализации большинства других методов закупок, например запроса котировок.

Отдельную проблему создает предоставление обеспечения предложения (банковской гарантии). Но эта трудность не относится к числу неразрешимых, поскольку многие банки уже работают через Интернет. Электронная система позволяет использовать и новые способы оптимизации конкурса для заказчика, такие, как переторжка.

Принимать решение о победителе должна конкурсная комиссия, учитывая рекомендации экспертов. Общение членов комиссии и голосование также реализуются в электронном виде. Работу экспертов упрощают системы поддержки принятия решений: Стоит отметить, что такие системы могут быть только инструментом работы эксперта — автоматическое определение победителя допустимо лишь при закупках типовой продукции, да и то крайне нежелательно.

Общение с поставщиками, включая извещение о результатах конкурса и переговоры с победителем, проходят при помощи обмена электронными сообщениями. Даже договор может быть заключен дистанционно, что не противоречит нормам ГК Украины.

Помимо реализации модуля электронных торгов будет также разработать модуль, в котором будут вестись учет и контроль исполнения заключенных договоров, автоматически готовиться необходимые акты сдачи-приемки и т. д. Информация о выполнении договора должна поступать в базу данных поставщиков.

Таким образом, разрабатываемая система позволит оптимизировать и значительно упростить процедуру закупок.