Источник: http://www.careermag.com/articles/spending-management-101-432-article.html
Несмотря на широко распространенное мнение о том, что эффективное управление расходами является критическим для делового успеха, есть все еще один аспект управления расходами, который плохо подвержен управлению. И это стоит много миллионов бизнесу каждый год! Ирония в том, что это стоимость, которая может быть серьезно уменьшена (практически исключена) сегодня.
Я говорю об операционных затратах, которые связаны с покупками. Они называются “деловыми операционными затратами”; они - не стоимость закупки сами по себе, а стоимость сделки.
Стоимость доллара в деловых операционных затратах:
Окончательная стоимость обработки большого объема, покупок низкой стоимости (таких как путешествие, развлечение, трудовой договор, нужды работников, канцелярские принадлежности, публикации, книги, кухонные принадлежности и т.п.) может быть завышена. Фактически, во многих случаях, это больше, чем стоимость покупки сама. Причина этого в том, что полные затраты для сделки включают много ассоциированных действий таких как обработка, администрирование и банковские денежные сборы, чтобы назвать только три. В типичном бизнесе, 90% из покупок имеют низкую стоимость; они представлены менее чем 10% из полных затрат компании. Но из-за того, что стоимость каждой сделки обычно почти такая же как покупная цена, в реальности, эти дешевые покупки стоят гораздо больше чем большие покупки. Поэтому, большинство доступных ресурсов (время работника, трудоемкость и деньги) могут быть направлены на управление дешевыми сделками в больших объемах, которые составляют относительно маленький процент в полных затратах компании.
Как снизить деловые операционные затраты:
Увеличивающееся число бизнес-структур приняли меры по направлению к этой цели, и были рады существенной операционной экономии и прямыми итоговыми улучшениям. Они значительно улучшили свою оперативную эффективность и, во многих случаях, уменьшили их деловые операционные затраты до более чем 90% за сделку. Это дает существенное уменьшение затрат на общее количество сделок компаний каждый год.
Так как они это делали? Какие возможности есть у тех компаний, которые все еще используют традиционные методы?:
Сегодня, много бизнес-структур нашли простой, эффективный и действенный ответ на этот вопрос. Они используют простое решение, которое комбинирует использование традиционной кредитной карточки с программным обеспечением по управлению расходами.
Как это работает на практике?:
Процесс: Ваши работники используют корпоративную кредитную карточку, чтобы купить товары и услуги. Электронная сделка фиксируется на их индивидуальном ПДА или ПК (через любую сеть или интернет-соединение). Работник подтверждает сделку и оплачивает нажатием кнопки, и полностью оцифрованная сделка затем отображается в вашей диаграмме счетов. Вы затем производите единственную оплату поставщику кредитной карточки для всех покупок, сделанных в течение месяца. Все управляется автоматически в реальном времени, в том числе весь контроль, деловые правила, и управленческие уведомления, которые гарантируют покупку, одобрены и относятся к корпоративному полису.
Результат: Вы можете объединить тысячи платежей в единственной сделке. С поддерживающими системами, вы можете проанализировать расходы и осуществлять контроль в реальном времени на их основе.
Пример для изучения:
Компания ABC обрабатывает около 50 000 платежных операций за год, из которого 80% (40 000) – дешевые и большие по объему нестратегические расходы. Осуществляя административную систему расхода ProMaster, они могут сохранить $56 за сделку, в общей сложности $2,24 млн. за год (40 000*$56=$2,24 млн.). Если признаться, это включает как “большие”, так и “маленькие” сбережения, но бизнес-случай реален, и доказано, что обеспечивает результаты во всех секторах промышленности, в том числе R0I в пределах шести месяцев.
Заключение:
В течение многих лет сейчас, компании используют кредитные карточки в качестве корпоративного инструмента оплаты для путешествия и затрат на развлечения. Продолжение концепции общего делового приобретения было сделано возможным еще недавно с помощью выпуска новой продукции от эмитентов карты и развития изощренной системы программного обеспечения управления расходами, которые обеспечивают непосредственность контроля. Сегодняшняя концепция это ключевое дополнение к корпоративным портфелям проектных улучшений, покрывающих все нестратегические низкие расходы и потенциально гораздо больше.