Контроллинг как методика совершенствования практической деятельности предприятия

Источник: Ильинова В.В., к.э.н., доцент, фин.-эконом. ф-та, РосНОУ
http://www.firstjob.ru/?ScienceView&ID=9

Контроллинг – это набор методик, направленных на совершенствование учетной политики и управленческой практики предприятий, исходя из финансовых критериев успешности функционирования предприятия. С помощью его могут быть решены следующие традиционные проблемы учета и управления:

  • низкая платежная дисциплина структурных подразделений;

  • неконтролируемая дебиторская задолженность;

  • слабое управление затратами: отсутствие четкого понимания структуры затрат и их целесообразности;

  • неверное определение прибыльности филиалов и видов бизнеса;

  • нехватка оборотных средств;

  • уплата необоснованно высоких налогов в местный и областной бюджеты.

Контроллинг не только позволяет считать затраты по-новому, более естественно, но и стимулирует высшее руководство думать в финансовых категориях, перемещая технологическое управление непосредственно к производственному процессу.

Технологическое управление делегируется соответствующему руководителю среднего уровня и, тем самым, локализуется в рамках тех подразделений предприятия, которые ведут определенную технологическую деятельность.

Есть виды бизнеса, где дистанцироваться от текущих производственных проблем не всегда удается. Это растянутые во времени процессы типа стройки электростанции, стадиона или судна на верфи (технологический процесс длится несколько лет и переструктурировать затраты без прерывания технологического процесса не всегда просто). Здесь наиболее велика вероятность изменения производственных планов. Производственный процесс может разворачиваться не всегда так, как предполагалось – финансирование может прерываться и выход на прибыль происходит в непрогнозируемый момент времени. Или же, например, уже по ходу строительства периодически возникает возможность сделать что-то не так, как было запланировано – купить комплектующие у нового производителя или внести усовершенствования в конструкцию. В таких областях проведение контроллинга наименее эффективно.

Формализация бизнеса компании

Формализация организационно-функциональной структуры – описание основных структурных подразделений каждого филиала и дочерней компании, участвующих в бизнесе, их функциональных обязанностей и вертикально-горизонтальных связей. В результате этого процесса разрабатывается схема управления и распределения функций между службами подразделений.

Формализация финансовой схемы компании – описание услуг, оказываемых линейными подразделениями компании друг другу и внешним контрагентам, построение схем. При этом получают разработанную схему движения услуг.

Формализация платежной системы – описание основных финансовых потоков между подразделениями и за пределами компании.

Формализация системы учета, характеристика организации учетного документооборота первичной информации, используемого плана счетов и типовых хозяйственных операций, применяемой информационной системы. Результат: описание учетного документооборота, таблица плана счетов, альбом типовых хозяйственных операций, характеристики используемых информационных систем.

Формализация системы учета затрат и финансовой модели компании – определение основных принципов учета, группировки и калькуляции затрат по направлениям деятельности и видам бизнеса. Результат: описание существующей системы учета затрат и калькуляции себестоимости.

Формализация системы внутренней отчетности – характеристика документов внутренней отчетности, используемых для принятия управленческих решений. Результат: описание форматов, процедур подготовки и предоставления документов внутренней отчетности.

Разработка Методики учета затрат и определения финансовых результатов

Ключевым этапом работ по построению системы контроллинга на предприятии является разработка документа под названием «Методика учета затрат и определения финансовых результатов» (МУЗ). Этот документ закладывает основу построения корпоративной системы учета. В рамках его разработки выполняются следующие работы:

  • построение единой для всех структурных подразделений классификации статей затрат;

  • определение методики нормирования затрат для разделения затрат на экономически оправданные (полезные) и избыточные;

  • создание методики расчета себестоимости продуктов и услуг компании;

  • разработка методики определения финансового результата (прибыли) в разрезе структурных подразделений, видов бизнеса, услуг.

Для того чтобы построить такую методику и дать ее в руки руководителей предприятия, проводится предварительное обследование предприятия с различных точек зрения. Естественно, методика учета затрат не возникает на пустом месте – в качестве основы используется то лучшее, что уже наработано в Activity Based Costing, Direct Costing и пр. и апробировано в условиях отечественного хозяйствования.

В основе построения методики учета затрат для конкретного предприятия лежит подход, состоящий, несколько упрощенно, в следующем: предприятие делится на единообразно управляемые части – центры финансового учета (ЦФУ). При этом вводятся в рассмотрение: центры прибыли, центры затрат и центры инвестиций. Проявляется связь между различными видами деятельности и их долей в себестоимости продукции. На этом же этапе формализуется финансовая схема организации: кому какие услуги оказываются (в том числе и внутри холдинга), каковы финансовые потоки. На основе анализа выполняется оптимизация финансовой схемы с точки зрения налогообложения при соблюдении всех требований законодательства за счет устранения налогооблагаемых внутренних оборотов и других методов.

Разработка процедур подготовки и сдачи финансовой отчетности

Это логическое продолжение предыдущего пункта. Кроме процедур и регламентов для создания первичных финансово-значимых документов, всегда есть необходимость в отчетах, справках, выборках, по различному агрегированных вторичных документах. Все необходимые для принятия решения документы и первичная информация должны поступать те места и тем людям, которые в них нуждаются.

Далее на основе методики учета затрат и определения финансовых результатов разрабатываются Регламент составления Бюджета Доходов и Расходов, Регламент составления и исполнения Бюджета Движения Денежных Средств и Процедура ценообразования компании. Разработка и последующее внедрение этих документов позволяет:

  • планировать доходы и расходы компании для обеспечения ее безубыточности и прогнозирования финансового результата (что важно для оптимизации налогообложения);

  • обеспечивать проведение разумной ценовой политики;

  • на основании прогноза доходов и расходов планировать финансовые потоки предприятия и наладить платежную дисциплину.

Разработка методики составления Бюджета доходов и расходов (БДР)

Разрабатывая Бюджет доходов и расходов, можно отталкиваться от той идеи, что из рыночных соображений бывает целесообразно планировать как безубыточность бизнеса предприятия на некоторый промежуток времени, так и убыточность (сводя ее, естественно, к минимуму). Цель БДР – связать доходы от возможной (прогнозируемой) реализации и расходы на создание продукции в необходимом количестве.

При создании БДР надо предварительно определить:

  • нормы затрат по видам бизнеса;

  • для центров затрат – минимальный уровень затрат

    • (не связанный с размером бизнеса – для поддержания функционирования);

  • объем реализации (в денежном выражении).

Чтобы определить эти показатели необходимо воспользоваться: процедурами определения норм затрат по каждому виду деятельности; процедурой разработки плана по реализации; процедурой определения сметы затрат по видам деятельности; другими необходимыми методиками и процедурами (вспомогательными).

Таким образом, определяется, что можно сделать для обеспечения безубыточности при данном уровне реализации и данном уровне производственных и непроизводственных издержек, полученных по методике учета затрат. При этом, имея БДР, можно принять решение о перераспределении ресурсов или скорректировать уровень того или иного вида бизнеса предприятия (ранжировать их по вложениям). Разработка методики составления Бюджета движения денежных средств (БДДС).

Бюджет движения денежных средств создается на основе Бюджета доходов и расходов.

Бюджет движения денежных средств – это, в определенном смысле, способ исполнения Бюджета доходов и расходов. В БДДС освещается решение вопросов с приоритетами оплаты, связываются входящие и исходящие платежи. БДДС, будучи составленным по определенной методике, включает в себя: график движения денежных средств и процедуру прохождения платежей.

Бюджет движения денежных средств позволяет в любой момент управлять ликвидностью предприятия, определять наличие и сроки появления свободных денежных средств, освобождает руководителя от работы с плановыми финансовыми документами (работа с внеплановыми, разумеется, остается).

Проектирование Методики ценообразования

Это определение (на основе Методики учета затрат и Бюджета доходов и расходов) экономически обоснованных цен, которые принесут предприятию при заявленном объеме производства и реализации требуемые (запланированные) доходы.

Проектирование системы оплаты труда

На этом этапе предполагается выполнение следующих процедур: возможен пересмотр или разработка штатного расписания; перераспределение объемов работ между сотрудниками исходя из вновь утвержденного регламента учетного документооборота; разработка и утверждение системы материального поощрения и нематериального стимулирования эффективного труда сотрудников.

Проектирование Плана счетов и Типовых хозяйственных операций

Следующим шагом к построению четкой модели бизнеса предприятия является разработка корпоративного плана счетов головной компании и планов счетов филиалов, которые позволяют получать данные в соответствии с Методикой учета затрат. Под планом счетов здесь понимается непосредственно классификация счетов и субсчетов, аналитический учет по счетам, типовые хозяйственные операции. Вполне возможно одновременное использование нескольких планов счетов, по-разному обслуживающих потребности предприятия в учете. В рамках работ по данному этапу все параметры производственно-хозяйственных операций классифицируются и находят свое отражение на счетах, субсчетах, в аналитике.

Разработка Регламента учетного документооборота

Для запуска методики учета затрат в работу, необходимо создать «Регламент учетного документооборота». То есть определить, кто, чем и когда отчитывается, куда эти документы стекаются и что содержат. Понятно, что спроектировать и запустить систему документооборота, обслуживающую методику учета затрат заранее, то есть до формирования самой методики, нельзя.

Спроектировать систему документооборота означает погрузить учитываемые параметры в нужные документы, установить регламент создания и прохождения этих документов, сроки их сдачи, формы документов, а также определить круг лиц, которые ответственные за заполнение или принятие решения по этим документам. Далее Регламент учетного документооборота утверждается руководством. После обучения специалистов желательно введение регламента приказом по предприятию.

Создание концептуального проекта информационной системы

Одним из результатов системы контроллинга, кроме создания финансово прозрачной системы управления, является формулирование требований к Корпоративной Информационной Системе (КИС). Для адекватной автоматизации приведенных выше методик и процедур КИС должна отвечать, по крайней мере, следующему набору требований: поддержка многофилиальности; поддержка многих независимых планов счетов; разделение между управленческим и бухгалтерским контуром; возможность отражения в системе БДР и БДДС.

Кроме того, нельзя забывать об особенностях работы крупных предприятий нашей страны (большое количество сотрудников, многопрофильность бизнеса, сложная схема учредительства и получения дивидендов, широкая номенклатура товаров и услуг, большое количество поставщиков, потребителей, субподрядчиков, практика взаимозачетов и бартера и пр.). Более того, выбираемая КИС должна иметь возможность подстраиваться (конфигурироваться) под реалии будущего (законодательные, производственно-хозяйственные и иные), чтобы не стать тормозом в совершенствовании бизнеса завтра.

Статья представлена не в полном объеме. Оригинал Вы можете найти на сайте: http://www.firstjob.ru/?ScienceView&ID=9