Данные методические рекомендации предназначены для органов управления здравоохранения субъектов Российской Федерации, региональных фармацевтических складов, фармацевтических организаций Федерального уровня, руководителей аптек, участвующих в реализации программы обеспечения отдельных категорий граждан необходимыми лекарственными средствами.
Организация лекарственного обеспечения отдельных категорий граждан необходимыми лекарственными средствами подразумевает проведение рациональной и эффективной фармакотерапии, что невозможно без качественного определения потребности, формирования заявок на лекарственные средства, без создания определенного запаса лекарственных средств (ЛС).
Процесс оценки количества заявляемых единиц товара, в нашем случае лекарственных средств, по каждому наименованию с позиции управления товарными запасами, при составлении заявок и выработке условий поставки лекарственных средств, возможен посредством проведения ABC/VEN- и XYZ/VEN анализа.
Сочетание эффективных методов ABC/VEN- и XYZ/VEN анализа дает возможность привести заявляемый ассортимент ЛС в соответствие с требованиями рациональной фармакотерапии и обеспечить первоочередное финансирование жизненно важных и необходимых ЛС, повысить эффективность использования финансовых ресурсов учреждения, сформировать заявку на аукцион, учитывающую назначение ЛС, вид товарного запаса и способы его формирования.
Под запасом понимается любой ресурс, который используется для того, чтобы удовлетворить текущую или перспективную потребность. Вопрос планирования потребности и управления товарными запасами связаны самым тесным образом.
2.1. Функции управления запасами
1. Главная - это накопление товара и его распределение.
В нашем случае под товаром понимаются ЛС.
2. Достаточности запасов для своевременного удовлетворения спроса.
В данном случае важен так называемый "уровень обслуживания", под которым понимается процент от общего объема имеющихся запасов, который удовлетворен из имеющихся материальных запасов без дополнительного заказа.
При этом необходимо понимать, что накопление достаточного количества товара (ЛС) для удовлетворения спроса позволит, с одной стороны, своевременно обеспечить пациента, избежать простоев, вызванных нехваткой запасов (ЛС), а с другой - поставщику (дистрибьютору) избежать потерь, вызванных нехваткой товара (ЛС).
3. Функция управления затратами с помощью использования дисконта.
Процесс управления запасами и аналогичные ему подчиняются правилам логистики. Под логистикой понимают систему управления движением материальных и информационных потоков, потоков в пространстве и времени от источника до конечного потребителя с минимальными затратами. Целевые установки правил логистики, сформулированные зарубежными авторами, сведены к правилам 7 "R":
Соблюдением этих правил обеспечивается упорядочение и оптимизация таких процессов как транспортирование, складирование, хранение и информационное взаимодействие участников товародвижения.
Товародвижение - это сфера потенциально высокой экономии издержек и обеспечения более полной удовлетворенности потребителей. Решения, принимаемые при управлении товарными запасами, сказываются на уровне издержек в других сферах деятельности предприятия (организации), а также на возможностях эффективно управлять спросом.
Управление товародвижением - это процесс, включающий в себя:
- анализ рынка ЛС;
- потребности ЛС (в частности, потребности льготополучателей), которая собирается от лечебно-профилактических учреждений (ЛПУ) в виде заявок ЛПУ, составленных врачами, обобщенных и представленных в органы управления здравоохранения субъекта;
- координацию спроса и предложений, которая формируется путем координации врачебных назначений, используя при этом заявки, непосредственно сделанные врачами;
- обеспечение информационного сопровождения процесса товародвижения;
- гармонизацию отношений всех участников данного процесса.
В плане реализации логистических функций должны быть решены следующие задачи:
- уточнены объемные, пространственные и временные параметры запасов, стоимости хранения единицы запаса;
- налажена система информационного мониторинга за состоянием запасов и непрерывного контроля нормируемых параметров;
- уточнены реальные стоимости и время выполнения заказов, налажен управленческий учет параметров выполнения заказов и контроль хода их прохождения;
- разработаны правила определения момента и объема заказа.
Определение соответствующих объемных, пространственных и временных параметров запасов позволит перейти к оптимизации размещения товаров на складе, а, следовательно, к минимизации затрат. Мониторинг состояния запасов должен обеспечивать непрерывное сравнение нормативных параметров с фактическими, чтобы начала работать "следящая система" управления запасами, а расчет нормативных характеристик запасов (в натуральном выражении) позволил обоснованно формировать бюджеты и перейти к оптимизации издержек, связанных с формированием и поддержанием запасов.
Таким образом, для исполнения вышеназванных функций необходимо:
- вести четкий учет текущего уровня товарных запасов.
Весь запас можно условно разделить на:
- основной запас:
- рабочий товарный запас, необходимый для обеспечения отгрузки в соответствии с планом продаж на текущий период;
- страховой товарный запас, который позволяет компенсировать незапланированный рост отгрузки (или увеличение расхода, реализации) и непредвиденные задержки в доставке, связанные с перебоями в производстве или наличии товара у поставщика;
- временной запас:
- сезонный товарный запас - избыточный запас, создаваемый до начала сезонного роста продаж;
- маркетинговый товарный запас - дополнительный запас, формируемый во время проведения маркетинговых акций, рекламных компаний и т.д.;
- конъюнктурный товарный запас - избыточный запас, создаваемый под воздействием конъюнктурной ситуации на рынке.
Причинами создания конъюнктурного запаса могут быть:
- разовые скидки поставщиков;
- прогнозируемый или искусственно создаваемый дефицит товара у поставщиков и т.п.;
- вынужденный запас:
- брак - товар, который потерял потребительские свойства и не может быть в дальнейшем использован по назначению;
- неликвидный или труднореализуемый запас - часто этот товар появляется тогда, когда была запланирована реализация одного количества, а фактически спрос оказался в несколько раз меньше или, например, заменили одного поставщика на другого, а остатки оказались нереализованными и т.д.
Хорошая политика запасов ничего не стоит, если служба управления запасами не знает какими запасами она владеет.
Даже, если организация предпринимает существенные усилия по созданию автоматизированных систем точных записей движения запасов, эти записи должны подтверждаться инвентаризацией. Такие инвентаризации называют циклами расчета.
Особенно это важно, когда товар (в нашем случае - это ЛС) рассредоточен в пространстве (склады, аптеки, аптечные пункты);
- определение величины гарантированного запаса для обеспечения снабжения на случай непредвиденных обстоятельств;
- определение интервала заказа.
Другой серьезной составляющей процесса управления запасами является анализ товарного запаса. Один из наиболее известных методов его проведения - ABC-анализ. Идея ABC-анализа строится на основе принципа Парето, который формируется следующим образом:
"За большинство возможных результатов отвечает относительно небольшое число причин", то есть принцип указывает на то, что есть критическое меньшинство и тривиальное большинство. В настоящее время принцип широко известен, как "правило 20 на 80" - это когда 20% наименований дают 80% товарооборота, при этом идея состоит в том, чтобы сконцентрировать ресурсы на критическом меньшинстве.
ABC-анализ - классификация запасов, измеряемых в единицах.
ABC-анализ подразделяет запасы на три классификационные группы на основе их годовой стоимости:
Класс A - приходится на высокий годовой объем. Эти единицы могут представить только 20% общего объема единиц запаса, но они представляют 70-80% от общей стоимости запасов.
Класс B - это запас единиц, на которые приходится средняя величина годового объема. Эти наименования могут представлять до 30% от общего числа наименований и 15-20% общего объема в суммовом выражении.
Остальные запасы с низким объемом затрат по сумме на год образуют класс С. Они представляют 5% от годового объема затрат.
Определяя годовой объем в денежном эквиваленте для ABC-анализа, мы измеряем годовой спрос каждой единицы наименований запаса и умножаем его на цену единицы.
За ABC-анализом следует анализ XYZ. ABC-анализ базируется на классификации товарооборота и товарных запасов, измеряемых в единицах реализации или запаса, а их классификация по структуре потребления (XYZ-анализ). ABC-анализ - это один из вариантов математико-статистических методов анализа, используемый для исследования частоты определенных экономических явлений и факторов.
Основная идея XYZ-анализа - это группирование объектов по однородности анализируемых параметров, другими словами - по коэффициенту вариации.
В качестве объектов анализа можно выбрать товар, товарную группу, поставщика и т.п. Затем необходимо определить параметр, по которому будет проводиться анализ. Как правило, анализ проводится по реализации (продажам товара или по реальной отгрузке со склада). При проведении анализа очень важно правильно определить периодичность данных, которые анализируются.
Можно проводить анализ по ежедневной отгрузке товара со склада, но в случае, если большая часть товара отгружается не каждый день, а поставки осуществляются один раз в квартал, результат может быть недостаточно показательным. Практика показывает, что периодичность данных должна превышать периодичность поставок, принятую для большей части товара.
Таким образом, основная идея XYZ-анализа - группировка объектов по степени однородности исследуемого показателя, то есть по коэффициенту вариации.
Формула для расчета коэффициента вариации:
Представленные границы групп является рекомендуемыми. На практике часто встречаются ситуации, когда все товары попадают в одну группу Z.
ABC-анализ позволяет сделать первый эффективный шаг в оптимизации товарного запаса. Для более детального анализа особенностей потребления группы ЛС с разной равномерностью потребления были разделены в соответствии с их значимостью по VEN-анализу. XYZ-анализ равномерности потребления ЛС в учреждении здравоохранения с последующим VEN-анализом полученных групп товара показал, что неравномерность потребления витальных и необходимых ЛС связана, как со спецификой использования отдельных ассортиментных позиций, так и с неравномерностью поставок.
Таким образом, использование сочетания XYZ-анализа потребления ЛС в учреждениях здравоохранения и ABC/VEN-анализа ассортимента позволяет уйти от чисто количественных показателей и подойти к формированию товарного запаса ЛС в ЛПУ с точки зрения его функционального назначения в целях обеспечения качественной фармакотерапии.
Все три вида анализа объединяются термином - "совокупный анализ затрат".
Преимуществами совмещенного анализа являются:
В аптеках и на складах, выполняющих функции отпуска ЛС по льготным рецептам, должны быть созданы определенные запасы ЛС, так как спрос на них обусловлен значительными колебаниями, связанными с неравномерностью врачебных назначений, возможными задержками доставки, финансирования и т.п.
В связи с этим управление запасами ЛС является достаточно сложным видом деятельности по формированию определенного объема ЛС, который необходим для организации бесперебойного отпуска ЛС по льготным рецептам при минимальных затратах.
В данном случае объектом управления является материальный поток, представляющий собой процесс товародвижения ЛС от производителя до конечного потребителя в соответствии с назначениями врача.
Данный процесс и аналогичные ему подчиняются правилам логистики.
В решении проблемы эффективного управления запасами первостепенной задачей является прогнозирование потребности в ЛС, составление заявок на ЛС.
При том понимаем, что потребность - это конкретная форма удовлетворения нужд потребителей, обусловленная их индивидуальными особенностями.
В тоже время, заявка - это заблаговременно заявленное в устной или письменной форме выраженное намерение, желание приобрести, получить необходимые товары и услуги.
Таким образом, потребность и заявка - это понятия, отличающиеся друг от друга, и не последнюю роль в этом отличии играет финансовая обеспеченность потребности.
Особенность составления заявок на ЛС и организация их закупок в учреждениях здравоохранения заключается в особых свойствах ЛС как товара, который непосредственно влияет на качество медицинской помощи в целом. Кроме того, спрос на ЛС в учреждениях здравоохранения по отдельным ассортиментным позициям зависит от совершенно разных фактов, поэтому применение единой методики для всего процесса составления заявок не представляется возможным. В свою очередь именно спрос влияет на формирование товарного запаса ЛС в учреждениях здравоохранения и определяет организационные механизмы реализации заявок.
Необходимо понимать, что потребность всегда больше реальных возможностей. И одно дело определить потребность в ЛС и совершенно другое - составить заявку, исходя из финансовых возможностей, а также правильно управлять уже имеющимися товарными запасами.
Процесс этот требует постоянного обучения, в определенной степени творчества и интуиции, а также проведения постоянной аналитической работы.
При прогнозировании потребности в ЛС учитываются:
Объемы потребности в ЛС для обеспечения необходимыми лекарственными средствами отдельных категорий граждан, имеющих право на получение набора социальных услуг (программа ОНЛС), обусловлены в первую очередь численностью отдельных категорий граждан, сохранивших за собой право на набор социальных услуг, в том числе льготное лекарственное обеспечение, финансовой обеспеченностью лекарственного обеспечения отдельных категорий граждан (финансовые обязательства Федерального и регионального бюджетов), уровнем подушевого норматива. В том числе при формировании потребности в рамках программы ОНЛС учитываются также следующие показатели:
