Источник: Матеріали міжнародної студентської наукової інтернет-конференції “Проблеми і перспективи реалізації облікової, контрольної та аналітичної функцій у соціокультурному просторі сучасного бізнесу”. — Донецьк: ДонНТУ, 2009. - 444с., с. 37-40.
При современном положении развития экономики для предприятий на первый план выходят экономические, рыночные критерии эффективности, повышаются требования к гибкости, НТП и динамика внешней среды заставляют превращаться предприятия во всё более сложные системы, для которых необходимы новые методы обеспечения управляемости. Новым словом в управлении стало появление контроллинга как функционально обособленного направления экономической работы на предприятии, связанного с реализацией финансово-экономической комментирующей функции в менеджменте для принятия оперативных и стратегических управленческих решений.
Рассмотрим существующий подход к сбору и обработке информации для принятия решений, реализованный на многих предприятиях. Он носит "функциональный" характер и понимается соответственно как функция от информационного окружения, т.е. существуют базы данных внутренней и внешней информации, которую собрали и порой используют для принятия решения функциональные службы. Основными недостатками данного подхода является то, что на предприятии стратегическое мышление замкнуто границами этих изолированных баз данных, которые используют определенные группы сотрудников, истолкование собранных данных находится под влиянием предрассудков и запретов, сковано шаблонами представлений о прежних факторах успеха, также специалисты служб планирования, финансового обеспечения, маркетинга, информационных и других технических служб продолжают действовать исключительно как получатели и хранители информации. Таким образом, на предприятии вся информационная деятельность нацелена на одностороннее и узкое обслуживание руководства. Схема информационных потоков в такой организации представлена на рисунке 1, на котором 1 – это управление организацией, а 2-6 - подразделения организации.[1]
Рисунок 1 - Существующая схема организации информационных потоков
Для организации современной бизнес-деятельности необходима такая реорганизация информационных потоков, которая обеспечивает информационную достаточность и четкость во взаимном информационном обеспечении отдельных подразделений с целью выработки оптимального решения. Но для создания такой системы нужно сначала создать создания современную систему управленческого учета. Однако здесь следует понимать, что собственно учет и анализ является простейшей формой организации управления коммерческой структурой, но при решении данной задачи недостаточно руководствоваться только требованиями финансовой или налоговой оптимизации деятельности, необходимо также учитывать и требования технологии основной деятельности, которые, как правило, серьезно влияют на конечный результат.[2] В частности, например, стандартные требования не учитывают необходимость регистрации времени выписки документов на отпуск товара. В то же время временной анализ деятельности отдела сбыта может позволить существенно снизить издержки за счет оптимизации количества персонала с учетом сезонности, или повысить отгрузку путем введения сменности. Или, например, управление и оперативный анализ "ликвидности" дебиторской и кредиторской задолженности - весьма эффективное средство повышения общих финансовых результатов. Но для проведения подобного анализа необходимо ввести детальные учетные регистры, в частности иметь "сквозной" учет и анализ кредиторов и дебиторов.
Создание на предприятии системы управленческого учета практически невозможно без правильной классификации процессов и технологий в соответствии с систематикой управленческого учета, что позволит выработать правильную методологию учета затрат, определения результатов деятельности подразделения, да и наконец, просто определения системы управленческой отчетности подразделения. В общем виде схема генерации управленческого учета представлена на рисунке 2 [3].
Рисунок 2 - Схема генерации управленческого учета
Из рисунка видно, что в основе управленческого учета лежат три источника и на основе них формируется управленческий учет. После завершения процесса формирования управленческого учета формируется "внешний интерфейс управленческого учета", состоящий из трех тесно взаимосвязанных систем: учета затрат показателей деятельности (интерфейс с регулярным менеджментом), управленческих отчетов (интерфейс с системой принятия решений). Если "источники" управленческого учета реже подвергаются сомнению, то "составные части" очень часто забываются, будучи сведенными к единственной: системе учета затрат, чего на практике явно оказывается недостаточно бизнес-систем средней сложности.[4] Для более оптимальной реализации информационных потоков можно предложить следущую систему, которая представлена на рисунке 3 (1 - управление компанией, 2-6 - подразделения компании).
Рисунок 3 - Диаграмма информационных потоков, модифицированной системы управления деятельностью компании
В данной системе реализована возможность передачи информации не только через руководящий орган, но и непосредственно между подразделениями. После построения и описания бизнес – процессов можно переходить к автоматизации, что связано с тем, что описание бизнес - процесса еще не означает управление им. КИС компании должна обеспечивать поддержку непрерывной регистрации транзакций, накопление статистики и обработку базы накопленных данных.[5] Используя весь массив информации менеджеры компании смогут осуществлять оперативный контроль за функционированием продуктовых подразделений компании, анализировать события, и при необходимости усовершенствовать бизнес - процессы. Например, в случае появления данных о нарушении порядка и сроков отгрузки продукции подразделениями компании, в подразделении сбыта направляется сигнал к тестированию системы логистики отгрузок продуктов, ревизии бизнес - процессов "сбыт продуктов (опт) и (розница)", выявлению "слабых мест" в протекании бизнес - процесса и их устранению.
Созданная таким образом КИС сбора и обработки информации позволяет сделать управленческие решения более обоснованными рыночными условиями при их принятии и реализовать конкретных контроль последствий их реализации.