Климко Александра Игоревна
Факультет компьютерных наук и технологий
Специальность: Экономическая кибернетика
Применение Google Docs в деятельности орагнизаций на примере международной молодежной организации AIESEC
Введение
В деятельности общественных организаций часто возникает ситуация, когда взаимодействие между командой, реализующей проект в режиме офф-лайн невозможна. Перенести общение в классическую форму он-лайн дискуссии, т.е. на форум или в чат сложно выполнимо в силу особенностей выполняемых командой задач.
Когда я была членом международной молодежной организации AIЕSEC подобные ситуации возникали праклически ежедневно. Когда я занимала позицию "Координатор по управлению знаниями и информационному менеджменту" в Национальной команде, я столкнулась с ситуацией, что в каждом локальном представительтве организации два раза в год делают одну и ту же форму для набора в организацию. Тогда я решила написать указания к разработке этой формы. Содержимое того документа и мой последующий опыт работы с Google Docs и лег в основу моего индивидуального задания.
Рассмотрим ситуации, которые наиболее часто приводят нас к использования интерактивных документов. Например, Вам и Вашей команде необходимо провести обсуждение новой формы коммерческого предложения. Если работать через форум, то Вы выложите тот вариант, который есть и ниже все начнут обсуждение того, что им нравится. Люди начнут спорить, цитировать друг друга со многими вложениями и в итоге собрать из всего множества мнений правильное коммерческое предложение будет затруднительно, да и делать это придется одному человеку - лицу ответственному за разработку новой формы. Решить эту проблему позволяют Google Docs. Как именно будет рассмотрено далее.
Другая часто возникающая ситуация при проведении мероприятий рассчитанных на широкую публику, то простое использование не целевой рекламы приносит весьма эффективные результаты. Но люди, пришедшие раз на это событие вряд ли узнают о нем в следующий раз. Чтобы быть уверенным, что заинтересованные лица всегда будут в курсе Ваших мероприятий необходимо получить от каждого пришедшего его контактные данные. Это тоже можно сделать при помощи инструмента Google Docs.
Где найти и как использовать документы Google?
Документы Google (англ. Google Docs) — бесплатный онлайн-офис, включающий в себя текстовый, табличный процессор и сервис для создания презентаций, а также интернет-сервис облачного хранения файлов с функциями файлообмена, разрабатываемый Google. Образован в итоге слияния Writely и Google Spreadsheets.
Это веб-ориентированное программное обеспечение, то есть программа, работающая в рамках веб-браузера без инсталляции на компьютер пользователя. Документы и таблицы, создаваемые пользователем, сохраняются на специальном сервере Google, или могут быть экспортированы в файл. Это одно из ключевых преимуществ программы, так как доступ к введённым данным может осуществляться с любого компьютера, подключенного к интернету (при этом доступ защищён паролем).
Для начала давайте зайдем на сайт документов Google. Для этого введите адрес http://docs.google.com в строке ввода адреса Вашего браузера.
Если у Вас не выполняется автоматический вход в аккаунт Google, то перед Вами появится рисунок, показанный слева.
Введите свой логин и пароль от GoogleDocs, а если его нет, то зарегистируйтесь в системе. Регистрация простая и откроет доступ к другим полезным инструментам.
После входа в панель управления Документами мы увидим следующее изображение.
В правой колонке мы наблюдаем панель навигации.
С помощью этих ссылок вы сможете легко найти свои документы [2].
- Главная страница. Здесь отображаются все ваши файлы и документы, за исключением элементов, находящихся в корзине. Чтобы не показывать элемент в этом списке, нажмите на нем правой клавишей мыши и включите параметр «Не показывать на главной странице».
- Помеченные. В этом списке отображаются только те элементы, которые вы пометили звездочкой.
- Все элементы. В этом представлении отображаются все ваши элементы, включая те, которые были скрыты на главной странице. Но элементы, находящиеся в корзине, здесь не отображаются.
- Корзина. Содержит все элементы в корзине. Обратите внимание, что вы можете перемещать в корзину только те элементы, владельцем которых являетесь. Для элементов, владельцем которых вы не являетесь, можно выбрать «Удалить из моего Списка документов» в меню Действия.
- Мои коллекции. Это представление содержит коллекции, созданные вами для группировки элементов. Чтобы создать коллекцию, нажмите Создать, выберите Коллекция, а затем перетащите в созданную коллекцию любые элементы из своего Списка документов.
- Доступные мне коллекции. Содержит коллекции, к которым вам был предоставлен доступ. (Коллекции, доступ к которым был открыт посредством списка рассылки, здесь не отображаются.)
В центре находится область просмотра всего списка ваших документов.
С помощью вкладок в верхней части вашего Списка документов можно просматривать или искать элементы по типу документа. Также можно использовать вкладки для доступа к дополнительным функциям.
Например, нажмите Изображения и видео, чтобы просмотреть только файлы этих типов, воспроизвести видео и просмотреть слайд-шоу своих фотографий. Если вы ищите именно изображения, а не видео, просто нажмите на стрелку рядом с названием вкладки и выберите Картинки.
Другие параметры предоставляют дополнительные фильтры.
- Видимость. Выберите настройку доступа искомого документа. Является ли элемент частным или общим?
- Владелец. Являетесь ли вы владельцем документа или вам был открыт к нему доступ?
- Не входит ни в одну коллекцию. Был ли этот документ включен в какую-либо коллекцию?
- Открыто мной. Открывали ли вы этот документ?
Упорядочьте результаты поиска с помощью параметра Сортировать по, который находится сверху справа. Сортировать можно по названию, релевантности, пометке, дате внесенных вами изменений и дате, когда вы последний раз открывали документ.
Напротив названия каждого документа указано, является ли документ общедоступным и в какую коллекцию входит.
Создание аппликационной формы для short-Term и long-term рекрутмента.
Для создания опроса нажимаем кнопку Create New и дальше выбираем поле Form. Вы попадете на страницу редактирования Вашей формы. Давайте рассмотрим все пункты подробнее:
В поле 1 пишем название нашей формы
В поле 2 можно ввести описание формы
В поле 3 вводи наш первый вопрос:
- Quest Title – вводим вопрос
- Help Text – вводится текстовая подсказка для данного вопроса
- Quest type – из выпадающего списка выбираем нужную форму ответа:
- Text – Текстовый ответ
- Paragraph text – многострочный текст
- Multiple choice – нескольких ответов, из которых нужно выбрать требуемый
- Checkboxes – Несколько ответов, отмечаемых галочками (можно выбрать много ответов)
- Chose from a list – выбор ответа из списка выпадающего меню
- Scale – вариант, в котором ответ нужно выбрать по шкале, допустим от 1 до 5. Во время создания Вам предложат выбрать из выпадающих списков вариант счета от
N до M и ввести описание для пункта в точке N и для пункта в точке M, допустим
Ваше самочувствие:
1 – плохо, 5 – Хорошо - - Grid – этот вариант предложит Вам выбрать ответ из сетки ответов, к примеру, как в морском бое. Во время заполнения Вам предложат выбрать количество столбцов (Columns) от 1 до 5, после этого вы должны заполнить варианты ответов для своих столбцов. Для простоты в примере создается поле морского боя 5х5. поэтому в вариантах столбцов будут цифры от 1 до 5. После этого необходимо заполнить варианты для строк (Rows), для этого Вы пишите вариант ответа для Row 1 label, после этого щелкаете мышью на втором (неактивном варианте) и он становится активным, так продолжаем до бесконечности.
Кнопки 1,2,3 доступны как во время редактирования вопрос-ответа, так и во время
просмотра готовых вопрос-ответов:
1 – Редактирование. (если нажата, то вы редактируете вопрос-ответ в поле
которого находится эта кнопка)
2 – Копирование вопрос-ответа (при нажатии на эту кнопку Ваш вопрос-ответ
скопируется и переместится на позицию ниже данного вопрос-ответа)
3 – Кнопка удаления вопрос-ответа (при нажатии удалит ответ, в поле которого
находится) При нажатии на данную кнопку Вас спросят точно ли вы хотите удалить
этот ответ, если нажмете Ок, то вопрос-ответ удалится и восстановить его будет
невозможно!!!
4 – Кнопка Done позволяет сохранить Ваш вопрос-ответ
5 – Чекбокс Make this a required question – ставит для данного вопроса-ответа
статус «Обязательный», т.е. без ответа на данный ответ пользователь не сможет
продвигаться дальше по таблице ответов. Это рекомендовано делать, например, для
имени человека.
Все эти инструменты позволят легко и быстро создать подходящий интерфейс. Все данные собранные с людей сохраняются в отдельной таблице, которая хранится в списке Ваших документов и доступ к нему имеют только выбранные Вами люди.
Использование документов в деятельности организации
Наиболее интересным с моей точки зрения являются следующие функции, используемые в документах:
- возможность добавления комментариев
- возможность просмотра истории изменений
Певрый инструмент интересен как раз для того чтобы отмечать волнующие Вас моменты в уже существующем документе. По умолчанию в конце комментария автоматически добавляется имя человека, оставившего комментарий.
Второй инструмент позволит владельцу избежать нечаянных или недобросовестных действий со стороны доверненных лиц или третьих лиц, которые могут получить доступ к документам вследствие нарушения правил конфиденциальности.
Заключение
В заключение хотелось бы указать, что средства Google для обмена сообщениями и совместной работы в Интернете не требуют специального программного или аппаратного обеспечения и серьезного администрирования, что дает предприятиям значительную экономию времени и средств. Хранение документов на серверах компании Google надежнее, чем на локальном компьютере, поскольку они хранятся в нескольких копиях на разных серверах. Это решение удобно и для бизнеса и для общественных организаций.
Ссылки на ресурсы, использованные в работе.
- Документы Google
- Список Документов Google: Список документов руководство по началу работы
- Официальный сайт организации AIESEC в Украине
ДонНТУ > Портал магистров ДонНТУ || Об авторе