Beverly Goldberg - Снижение затрат и увеличение эффективности с новыми системами управления информацией

Введение

Информационные системы управления (ИСУ) позволяют организациям получить нужную информацию нужным людям в нужное время за счет повышения взаимодействия между людьми организации, данные, собранные в различных ИТ–системах, а также процедуры, которые они используют. Она объединяет сырые данные, собранные различными направлениями деятельности организации, которые, хотя и полезны для определенных функций, таких как бухгалтерский учет, но не дают саму по себе информацию, которая может быть использована для принятия решений. Кроме того, в старых компаний, системы, в которых находятся данные могут быть несовместимы и должны быть перенесены в хранилище данных (DW), прежде чем они могут быть использованы. После того как все основные данные соберут вместе, они могут быть объединены с информацией, собранной в более сложных системах, например, экспертные системы и системы поддержки принятия решений. Это дает возможность анализа данных (DM) всей собранной информации в ответ на нужды управления, занимающихся оперативными, стратегическими и тактическими решениями.

Во многих компаниях масштабные системы предприятия заменяются функционал–ведомственными системами, такими как планирование ресурсов предприятия (ERP), управления взаимоотношениями с клиентами системы (CRM) и управления цепочками поставок (SCM), которые устраняют проблемы, которые возникают от несовместимости некоторых систем. Все, что делается для модернизации и упрощения сбора данных является ключом к использованию систем компании, увеличении эффективности технического анализа бизнеса, чья работа, по словам руководства Института международного бизнес-аналитиков, является "сотрудничество с бизнес–заинтересованными сторонами, для построения прочных отношений между бизнесом и техническими сообществами для реализации новых бизнес-решений с ИТ–поддержкой.

Информация о затратах на MIS

Когда дело доходит до расходов и MIS, есть три стадии. Первая включает затраты на саму MIS.

1. Принятие MIS может быть дорогостоящим . В старых, крупных компаниях обычно накапливается огромное количество данных, хранящихся в различных системах принятых в разное время в истории компании, как правило, задолго до идеи о добычи этих данных для поддержки принятия решений. Эти старые системы, известные как унаследованные системы, включают критические исторические данные о финансах, продажи, учета, клиентов и поставщиков. Проблема в том, что эти системы не совместимыми, часто с использованием различных определений ключевых понятий. Когда организация нуждается в информации, исходные данные в этих разрозненных, несовместимых системах должны быть извлечены и перенесены в базу данных, предназначенную для организации исходных данных и сделать их доступными для анализа. Создание таких баз данных дорогое и трудоемкое.

Небольшие компании, особенно стартапы, могут избежать этой проблемы путем принятия пакета приложений для различных функциональных областей, которые были разработаны уже совестимыми. Необходимо обеспечить чтобы руководители функциональных областей бизнеса не покупали несовместимые компоненты просто потому, что совместимость компонент имеет решающее значение. Финансовый директор должен работать с ИТ–отделом, чтобы не осуществлять поддержки несанкционированную покупку. Когда нет никаких формальных ИТ-отделов, финансовый директор должен пересмотреть закупочные решения различных ведомств часто, чтобы гарантировать, что их руководители не использовали дискреционные средства на покупку приложений, которые не являются частью выбранного пакета

Второй и третий вопросы стоимости показывает, что в долгосрочной перспективе стоимость на принятия MIS могут значительно превысить затраты на принятие и реализация системы. Вторая стадия показывает пути, в которых MIS может снизить эксплуатационные расходы, а третий показывает прибыль,получить которую может помочь MIS.

2. MIS может привести к снижению эксплуатационных расходов во многих отношениях. С помощью MIS для обмена информацией через функциональные области, избыточные усилия могут быть устранены. Это особенно важно, так как количество предприятий малого бизнеса растет. Когда у компании есть только несколько сотрудников, это относительно легко для них, чтобы быть в контакте друг с другом достаточно часто, чтобы делиться знаниями напрямую. Поскольку число сотрудников увеличивается, и люди делятся на команды или функциональные отделы, становится все более трудно поддерживать открытыми каналы связи и обмениваться идеями. В результате, например, отделы продаж и маркетинга могут каждый тратить время на разработку описания новых продуктов, которые подчеркивают различные особенности продукта, создавая путаницу, которая заканчивается тем, что клиенты не понимая точно свойства продукта, и приводит к возврату продукции или даже потере клиентов. Если бы была база данных, которая содержит информацию обо всех разрабатываемых продуктах, которую было поручено использовать сотрудникам, этот вид дублирования усилий и в результате путаницы можно было бы избежать. Тот же принцип будет применяться в отношении любых двух ведомств с перекрывающимися функциями.

3. MIS может увеличить прибыль. MIS может помочь определить пути улучшения своей продукции и расширения клиентской базы.

Дорога к повышению эффективности

MIS предоставляет ценность в экономии времени пользы рабочей силы. Сотрудники не должны собирать данные вручную для подачи и анализа. Вместо этого, эта информация может быть введена быстро и легко в компьютерную программу. Так как количество исходных данных становится слишком большим для сотрудников, чтобы проанализировать, бизнес–аналитики создают программы для доступа к данным и информации в ответ на запросы по управлению. С более быстрым доступом к необходимой информации, менеджеры могут принимать более обоснованные решения о процедурах, будущего направления развития и разработок конкурентов, и сделать их более быстро. Например, MIS, опираясь на прошлый опыт и знания, накопленные о конкурентах, может быть использована для прогнозирования влияния на продажи, если цена продукта измененится.

Заключение

Подготовка к принятию MIS, когда компания растет достаточно быстро, становиться необходимым условием и имеет решающее значение для успеха организации. Финансовый директор, который, как правило, первый принял ИТ–систему для целей бухгалтерского учета, может начать процесс тщательного контроля за ИТ составляющей бизнеса с самого начала. Для обеспечение совместимости систем необходимо вводить в действие системы по мере роста организации, обычно,путем принятия правильного пакета приложений и настаивая на том, что они будут единственными приложениями, используемыми в рамках всей организации, сделает создание сложных баз данных гораздо проще и дешевле. Это также будет способствовать возможному включению программ, собирающих процессуальные и иные знания, накопленные сотрудниками.