Постановка проблеми.

До основних проблем загального плану в процесі розвитку, а також у міру зміни економічних умов, можна віднести необхідність вдосконалення економічних структур у плані використовування внутрішніх ресурсів. При цьому підприємства виконують дві основні цілі: підвищити ефективність використовування внутрішніх ресурсів і адаптуватися до нових зовнішніх умов, що динамічно змінюються. Важливими з проблем досягнення цих цілей є задачі: оптимізації складової витрат, пов’язаної із зберіганням запасів сировини, готової продукції, і одночасне забезпечення безперебійного постачання виробництва або процесу збуту; підвищення рівня обслуговування клієнтів. Великий об’єм засобів, вкладених в запаси, додає проблемі управління ними першорядну важливість.

На рівні підприємства запаси відносяться до числа об’єктів, що вимагають великих капіталовкладень, і тому є одним із чинників, що визначають політику підприємства і впливають на рівень логістичного обслуговування в цілому. Проте підприємство не надає йому належної уваги й постійно недооцінює свої майбутні потреби в наявних запасах. В результаті цього підприємство звичайно стикається з тим, що йому доводиться вкладати в запаси більший капітал, ніж передбачалося.

Ситуація, що склалася на підприємстві, обумовлює необхідність формування нових методичних основ і розробки практичних рекомендацій з побудови систем управління запасами, як однієї з найважливіших умов розвитку підприємства і системоутворюючих чинників підвищення ефективності виробництва.

Зменшення запасів скорочує витрати по їх утриманню, знижує витрати, прискорює оборотність оборотних коштів, що в кінцевому підсумку підвищує прибуток і рентабельність виробництва.

Аналіз останніх досліджень і публікацій із вказівкою невирішених питань

Проблеми, пов’язані з питаннями управління запасами, розроблялися багатьма вітчизняними і зарубіжними ученими і практиками. В останні десятиліття питання теорії управління запасами розглядали наступні автори: Аникін Б. А., Баурсокс Д. Дж., Баллоу Р. Беляєв Ю. А., Голдобіна Н. Н., Голенко Д. І., Зайцев Е. І., Інютіна К. В., Кудрявцев Б. М., Ледін М. І., Лукинській В. С., Мікитьянц С. Р., Первозванськая Т. Н., Проценко О. Д., Рижіков В. І., Сергєєв В. І., Феклісов Г. І., Хруцький Е. А. Вказаними авторами розроблений ряд методів і моделей управління запасами, призначених для підприємств і ресурсів різного характеру. Існують різні методи розрахунку параметрів поточного і страхового запасів [1, 2, 3, 4, 5]. Широке поширення набули так звані статистичні методи, засновані на обробці даних складського, а в деяких випадках — і бухгалтерського обліку про надходження і витрачання запасів. Альтернативою статистичному підходу визначення величини поточного і страхового запасів є моделювання процесу витрати.

Недоліком статистичного підходу, розглянутого у вказаній літературі, є те, що всі статистичні формули орієнтовані на рішення задач за стаціонарних умов, для майже детермінованих параметрів попиту і поставок. Тому статистичний підхід, в тому вигляді, в якому він розглянутий в дослідженій літературі є спрощеним і ідеалізується, і не враховує складності реальних процесів, що накладає додаткові обмеження на можливості його використовування при управлінні замовленнями.

Мета даної статті є розгляд можливості адаптації моделі управління запасами для нестандартних ситуацій з урахуванням принципу зворотного зв’язку, направлена на підвищення якості ухвалюваних рішень у області управління запасами палива на підприємстві за рахунок підвищення прогнозованості стану запасів, зниження логістичних витрат і підвищення ефективності управління запасами.

Основний матеріал дослідження

У більшості випадків практичні ситуації, пов’язані з управлінням запасами, відрізняється від ідеальної схеми. У них присутня невизначеність, викликана різними причинами, але головним чином — випадковим характером щоденного попиту і тривалості логістичного циклу. Випадковість основних параметрів поставок і попиту, а також логістичні ризики є причинами створення страхових запасів.

Проведений аналіз ряду реалізацій процесу надходження-витрати запасу палива на підприємстві показав, що в деяких випадках спостерігається нестаціонарність процесу (по ковзкій середній і дисперсії); є окремі викиди, якими із статистичної точки зору є розподіл екстремальних значень; використовувані формули статистичного підходу не враховують сезонний характер процесів.

До недоліків статистичних методів слід також віднести, по-перше, відсутність гнучкості при ухваленні рішень про формування стратегії управління запасами, зокрема, оперативній зміні параметрів поточного і страхового запасів. По-друге, відсутність комбінованих методик (методів) оцінки параметрів процесу, що представляють синтез різних моделей. Наприклад, економіко- математичних методів (формула Уїлсона для розрахунку поточного запасу) і статистичних методів оцінки поточного запасу або моделі вірогідності Фоттера для розрахунку страхового запасу й результатів аналізу періодичності появи й об’ємів екстремальних значень.

Не менш перспективним при розвитку комбінованих методів є залучення адміністративно- організаційного ресурсу. Мається на увазі активне залучення маркетологів, з погляду прогнозів (поточного і оперативного), а також дистриб’юторів (ділерів, агентів, менеджерів з продажу і т. п.) і їх експертних оцінок майбутніх об’ємів реалізації.

На підставі вище висловленого була розроблена блок-схема формування моделі управління запасами на підприємстві «Алекс і К», представлена на рис. 1. Як основна стратегія використовується модель поповнення запасів з постійною періодичністю і змінною величиною замовлення.

Прокоментуємо деякі блоки даної схеми.

Так, за допомогою додаткової статистичної обробки інформації, за допомогою виділення області екстремальних значень (наприклад, за допомогою критеріїв Арлея, Гробсса, Романовського або Ірвіна [6] ), а також оцінки законів розподілу, можна розкласти аналізований процес на дві складові: нормальні і екстремальні продажі. Подальша обробка робиться для кожної складової за допомогою різних методів прогнозування, зокрема із застосуванням автокореляційної функції для виявлення гармонійних коливань.

Рисунок 1 – Формування моделі управління запасами палива на підприємстві «Алекс і К»

Аналіз періодичності і об’ємів появи екстремальних продажів указує ті періоди часу, в які найбільш вірогідна поява дефіциту. Очевидно, що в дані періоди слід збільшувати об’єм страхового запасу. Так само, слід врахувати і додаткові джерела інформації, такі як дані маркетингових досліджень і т. п. У цьому і є суть комбінованих методів.

Також головний механізм системи управління запасами, який необхідно упровадити в роботу всіх її елементів, полягає в реалізації принципу зворотного зв’язку. Це класичний принцип будь-якої керованої системи. Суть цього принципу полягає у тому, що, якщо керівна ланка системи надає управляючу дію на робочий елемент системи, то в системі повинен існувати «зворотний зв’язок», який дає дані про новий стан всієї системи і оцінює результативність її функціонування. Система буде керована, якщо після дії на неї можна визначити її новий стан, оцінити його, і з урахуванням одержаних нових даних про систему можна прийняти наступну коректуючу дію на систему.

Головна задача проектувальника системи управління запасами якраз і полягає в тому, щоб так побудувати систему роботи персоналу і використовуваного програмного забезпечення, щоб була реалізована «керованість» всіх елементів системи — позицій принципу зворотного зв’язку.

Не дивлячись на всю очевидність цієї класичної вимоги до керованої системи, більшість товарних систем не володіє цією властивістю. Розв’язавши проблему складського обліку і видаючи в структуру збуту управляючі дії, менеджер верхньої ланки управління не одержує правильного уявлення про той стан, в якому знаходиться система. З другого боку, він може одержувати від системи складського обліку таку велику кількість інформації, яка не дозволяє йому приймати саме управляючі дії. Менеджер одержує тільки інформацію про поточний стан запасу. Але для того, щоб ухвалити управляюче рішення, направлене на утримання стану товарної системи, що динамічно змінюється, необхідно мати узагальнені характеристики стану системи, що відображають її динаміку і реакцію на раніше прийняті, хай навіть помилкові, управляючі дії.

Так у вище викладеній моделі можна виділити три основні рівні.

На першому рівні системи розміщуються модулі складської програми і баз даних, в яких накопичуються відомості про рух палива і роботу з покупцями по продажу палива.

Тут же виділяються знання персоналу і правила роботи персоналу з програмним середовищем, у тому числі і бухгалтерські нормативні акти, які визначають поведінку персоналу при здійсненні операцій приходу і відвантаженні товару зі складу.

Окрім цього, в системі першого рівня присутні елементи знань персоналу з виявлення закономірностей у попиті палива, визначенню залишків палива.

Вся ця інформація необхідна для того, щоб система управління запасами в цілому могла функціонувати, тобто зберігати і відвантажувати паливо.

Другий рівень системи управління запасами складається з моделі управління запасами. Для розрахунку параметрів цієї моделі, щоб визначити коли і в якій кількості слід закупляти паливо необхідно застосовувати методи прогнозу попиту. А для побудови прогнозу попиту необхідно мати попередню статистику продажів. На другому рівні повинен також враховуватись досвід і вказівки керівника, які складаються з практичних рекомендацій, яким необхідно слідувати при закупівлі палива, визначають те, що слід знати про запаси, і як їх слід поповнювати. Персонал виконує технічну роботу по укладенню договорів і спілкуванню з постачальниками. Проте самі рекомендації і правила вироблення управляючих рішень є результат конкретних досліджень, що проводяться з використанням математичних моделей, оцінених спеціальним програмним забезпеченням і представлених керівнику як рекомендації для вироблення ефективних рішень.

Можливий і альтернативний варіант реалізації системи другого рівня. Тут основу складають правила і знання персоналу, необхідні для аналізу стану товарних запасів і вироблення правил ухвалення рішень по формуванню запасів. Значну допомогу в обробці і наочному представленню різнопланової інформації про стан запасів може надати спеціалізоване програмне забезпечення, в якому втілені різноманітні моделі управління. Саме спеціалізоване програмне забезпечення дозволяє швидко підготувати для персоналу необхідні відомості, без аналізу яких неможливо ухвалити обгрунтоване рішення.

Взаємодія між двома рівнями системи також підтримується комунікаційними правилами, відповідно до яких забезпечується передача інформації від одного рівня до іншого. Практично це знаходить втілення у вигляді інструкцій персоналу, який повинен взаємодіяти один з одним. Інформація між співробітниками, що мають відношення до запасів, повинна проходити в повному об’ємі, достовірно й у встановлений термін.

На третьому рівні знаходяться модель управління фінансами і правила, які дозволяють контролювати фінансовий стан запасів. Тут оцінюється економічна ефективність правил, що приймаються, з формування запасів, визначаються фінансові джерела для їх придбання і загальна фінансова стратегія управління запасами. Тут ухвалюються стратегічні рішення з формування запасів.

«Реалізований» третій рівень системи із знань персоналу і спеціалізованих методів оцінки стану запасів і показників діяльності всієї організації. Реалізація методів економічного аналізу припускає використовування спеціалізованого програмного забезпечення.

Отже, основу системи управління запасами складають технології аналізу стану запасів і зовнішнього середовища, а також правила ухвалення рішень по формуванню запасів. Самі правила можуть бути реалізовані у вигляді спеціалізованих програмних модулів і інструкцій для персоналу. При цьому основним елементом системи є фахівець, що володіє достатнім рівнем знань для того, щоб ухвалювати «інтелектуальні» рішення, які підкріплені серйозним аналізом поточного стану запасів і зовнішнього середовища.

Аналітик запасів торгової фірми не може помилитися в своїх висновках про доцільність поставок товарів. Він повинен дати правильні розрахунки об’ємів поставок, визначити терміни завезення товару. Його помилки ваблять серйозні фінансові проблеми для власника фірми. Задача аналітика запасів полягає в глибокому розумінні торгового процесу, в підготовці рішень для керівництва фірми про стратегію і тактику формування товарного запасу.

Розроблений алгоритм пройшов апробацію на реальних статистичних даних компанії «Алекс і К», що займається торгівлею палива.

Висновки

В результаті проведених досліджень можна зробити висновок, що запас у сучасному бізнесі перестає бути тільки розрахунковим показником діяльності, він стає одним із основних об’єктів управління, що забезпечують успіх підприємства. Гнучкість при ухваленні рішень про формування стратегії управління запасами, зокрема, в оперативній зміні параметрів поточного і страхового запасів дозволяє підвищити якість ухвалюваних рішень, понизити логістичні витрати і підвищити ефективність управління запасами.

Таким чином, коли ми створюємо модель управління запасами, ми повинні в тому або іншому ступені побудувати кожний із структурних елементів цієї моделі. Очевидно, що у кожному окремому випадку повинні бути створені свої власні елементи, що враховують специфіку діяльності фірми і прийоми маркетингової роботи.

ЛІТЕРАТУРА

1. Корпоративна логістика. 300 відповідей на питання професіоналів / Під ред. проф. В. І. Сергєєва.— М.:Инфра-М, 2004.

2. Моделі і методи теорії логістики: Навчальний посібник 2-е вид. / Під ред. В. С. Лукинського.— СПб.: Пітер, 2007.— 448 с.

3. Логістика: Навчальний посібник / Під ред. Б. А. Аникіна.— М., 2000.— 352 с.

4. Рижиков Ю. І. Теорія черг і управління запасами.

5. Долгов А. П., Козлов В. К., Уваров С. А. Логістичний менеджмент фірми: концепція, методи і моделі: Учбове пос.— СПб.: Бізнеспресса, 2005.— 384 с.

6. Плетнева Н. Г., Лукинській В. В., Пластуняк І. А. Моделювання виробничих процесів на транспорті: Навчальний посібник.— СПб.: СПбГІЕУ, 2003.

7. Белий Б. Н., Дербенцев Д. А., Юхименко А. І. Моделі управління товарними запасами.— Київ: КТЕІ, 1978.