Программный модуль автоматизированной обработки документов приемной комиссии вуза. В.В. Белош, В.В. Быстров, С.В. Дмитриев

УДК 004.91, 378.1

В.В. Белош¹, В.В. Быстров^2,3, С.В. Дмитриев³

¹ Чистопольский филиал "Восток" Казанского национального исследовательского технического

университета им. А. Н. Туполева

² ФГБУН Институт информатики и математического моделирования Кольского НЦ РАН

³ Кольский филиал ПетрГУ

ПРОГРАММНЫЙ МОДУЛЬ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ОБРАБОТКИ

ДОКУМЕНТОВ ПРИЕМНОЙ КОМИССИИ ВУЗА

Аннотация

Рассматривается разработка программного модуля на основе современных

веб-технологий, способного автоматизировать сбор заявлений абитуриентов и

хранить их персональную информацию, для дальнейшего построения списков

предварительного зачисления, на базе приемной комиссии КФ ПетрГУ.

Ключевые слова:

автоматизация, приемная комиссия, абитуриент.

THE SOFTWARE MODULE OF AUTOMATED DOCUMENT PROCESSING

STUDENTS ADMISSION COMMISSION

Abstract

Development of software module based on modern web-technology, that can

automate the enrollees applications collection and storage their personal information

for the further construction of the pre-enrollment list, on the basis of the Kola Branch

of Petrozavodsk State University admission сommittee.

Key words:

automation, admission сommittee, enrollee.

Введение

Любая деятельность человека, связанная с обработкой информации,

представленной на бумажных носителях, сопровождается рядом трудностей,

например, такими как: проблема хранения, проблема физического износа,

проблема извлечения информации и т.д. Для решения такого рода проблем в

последние десятилетия успешно применяются информационные технологии и

вычислительная техника. Этот процесс проявляется себя в виде разработки

различного рода прикладных информационных систем: систем автоматизации

документооборота, информационных систем поддержки управления пред-

приятием, систем поддержки принятия решения и других.

Рациональное внедрение программных систем в деятельность подраз-

деления, как правило, позволяет повысить оперативность и достоверность

получаемой информации, сократить время на текущий сбор и обработку инфор-

мации, что приводит к высвобождению рабочего времени рядовых сотрудников

для более качественного и продуктивного выполнения своих функций.

Основные аспекты деятельности приемной комиссии вуза

Во время проведения приемной кампании сотрудникам вуза приходится

работать с большим потоком бумажных носителей информации: заявлениями и

сопровождающих их документами, что в целом негативно сказывается на

230

производительности труда [1]. Для автоматизации рутинных операций с дан-

ными и документами сотрудника приемной комиссии вуза необходимо

разрабатывать специализированные программные средства, которые позволят

снизить вероятность появления ошибки за счет минимизации влияния чело-

веческого фактора на процессы обработки и оперирования данными.

Во время проведения приемной кампании ФГБО ВПО «Петрозаводский

государственный университет» Кольского филиала (КФ ПетрГУ) сотрудники

приемной комиссии обычно выполняют следующие действия:

 принимают от абитуриента заполненное от руки заявление и копии

документов;

 при получении каждого нового заявления ему присваивают иден-

тификационный номер;

 после этапа сбора заявлений каждое из них сканируется и, с помощью

имеющегося программного обеспечения, вся персональная информация

заносится в базу данных (БД);

 производят процесс зачисления в автоматизированном режиме;

 формируют приказы зачисления;

 формируют дела зачисленных студентов для передачи в студенческий

отдел кадров вуза.

В соответствии с правилами приема в вуз, действующими в 2013 году,

процесс зачисления сводится к выполнению следующих шагов:

 В таблицах БД для каждой из возможных специальностей или

направления подготовки формируются предварительные списки зачисления и

ранжируются по суммарному балу по определенному предмету.

 Производится цикличное отсеивание абитуриентов с приоритетом

выше «единицы», членом приемной комиссии вручную.

 После получения оригиналов документов, конкретной записи присваи-

вается метка

«подлинник». Абитуриенты, не предоставившие оригиналов

документов, исключаются из списков, в результате чего высвобождаются новые

места, что требует повторного выполнения действий, проделанных на втором

этапе.

В результате проведения всех трех этапов формируются окончательные

списки зачисленных.

Описание действующей информационной системы поддержки приемной

кампании вуза.

В настоящее время, приемной комиссией КФ ПетрГУ используется

унитарная программная система по учету и обработке заявлений абитуриентов.

Она включает в себя:

ABBYY FormReader 6.0 - система ввода форм, заполненных от руки или

на принтере, с применением технологии ICR (Intelligent Character Recognition).

Программа ENRANTS, позволяющая:

 формировать списки зачисления, по указанным абитуриентами

приоритетам;

 фильтровать списки с учетом наличия подлинников документов

абитуриента и окончательного прохождения по выбранной специальности.

231

С ростом требований Министерства образования и науки РФ к

организации и информационному сопровождению приемной кампании вузами

возникла необходимость расширения спектра решаемых задач используемого в

настоящее время программного обеспечения. Данное расширение было принято

реализовать в виде отдельного программного модуля, интегрированного в

существующее программное решение за счет использования единой БД.

Учитывая пожелания членов приемной комиссии, было решено добавить

возможность удаленного заполнения заявлений на поступление и построения

списков предварительного зачисления, без использования программ по

распознаванию текстов.

Реализация программного модуля

Для хранения накапливаемой, на этапе сбора заявлений абитуриентов

информации была доработана база данных с учетом возможности внесения

данных с веб-ресурсов, в частности, с корпоративного сайта КФ ПетрГУ.

База данных состоит из пяти таблиц, содержащих персональные данные

поступающих. Все поля таблиц атомарны и каждая запись в таблице уникальна,

благодаря уникальному идентификатору FileID - номер дела.

Рис. 1. Концептуальная схема базы данных абитуриентов

Для оперирования с БД была разработана веб-страница, которую

планируется интегрировать с корпоративным сайтом. Интерфейс веб-страницы

предельно прост и не содержит никакой мультимедийной нагрузки, что

позволяет пользователю не рассеивать внимание на лишних элементах, а

сосредоточиться на выполнение конкретных действий. Чтобы обеспечить

232

возможность документирования информации, была разработана версия

страницы для печати. Для реализации версии для печати были использованы

средства CSS (Cascading Style Sheets — каскадные таблицы стилей).

Для проведения процесса зачисления был разработан программный

модуль, который может использоваться вместо или параллельно с другими

компонентами уже существующей информационной системы. Программный

модуль разработан в среде программирования Delphi, входящей в интегри-

рованный пакет разработки приложений BDS 2006. Он обладает предельно

простым пользовательским интерфейсом (рис. 2) и достаточным функционалом

для решения поставленных задач.

В качестве основных функций разработанного программного модуля

можно выделить следующее:

 импорт/экспорт данных из/в БД информационной системы с

возможностью задания критериев различного вида;

 формирование списков рекомендованных к зачислению по каждому

направлению подготовки и специальности с возможностью вывода на печать;

 подготовка данных в нужном формате и передача другим компо-

нентам информационной системы поддержки деятельности приемной комиссии

вуза.

Рис. 2.Интерфейс разработанного программного модуля

Процесс работы приемной комиссии на этапе сбора заявлений, при

использовании компонентов разработанной системы, может быть представлен в

виде последовательности следующих действий:

абитуриент подает все необходимые документы сотруднику приемной

комиссии, который заполняет данными форму на веб-странице;

производится документирование формуляра для выдачи одной копии

абитуриенту и передачи в архив другой;

содержимое формы отправляется на сервер для занесения в базу

данных;

 с каждым новым отправленным заявлением генерируется уникальный

233

идентификационный номер, обеспечивающий связь между таблицами, содер-

жащими классифицированную персональную информацию об абитуриенте.

После проведения процедуры сбора заявлений администратор разрабо-

танного приложения «Entrants Sorter», должен:

 произвести авторизованное подключение к серверу СУБД MySQL.

 ввести некоторые установки: минимальные баллы по дисциплинам,

количество бюджетных и льготных мест, и необходимые экзамены для поступ-

ления на ту или иную специальность.

 запустить импорт базы данных.

В результате проведения вышеперечисленных процедур будет сгенери-

рована база данных формата MySQL, содержащая:

 персональную информацию об абитуриентах;

 таблицы специальностей и направлений подготовки, заполненные в

зависимости от выставленных абитуриентами приоритетов;

 суммарные баллы абитуриентов по экзаменам, необходимым для

каждой выбранной специальности или направления подготовки.

Заключение

В статье представлены основные результаты по автоматизации докумен-

тооборота приемной комиссии вуза на примере КФ ПетрГУ. Разработанный

программный модуль интегрируется в уже существующую информационную

систему и позволяет автоматизировать рабочее место сотрудника приемной

комиссии вуза.

В ближайшем будущем планируется продолжить работу в данном

направлении, добавив возможность подачи заявления электронным способом

самим абитуриентом. Но данный вопрос требует дополнительной проработки и

исследований, т.к. связан с проблемами идентификации личности и защитой

персональных данных.

Литература

1. Игнатовский, А.Н. Автоматизация документооборота приемной комиссии

вуза на базе применения современных Интернет-технологий / А.Н. Игна-

товский // Надежность и качество: труды международного симпозиума.

- Пенза. - 2010. - С.145-146.

Сведения об авторах

Белош Виктор Владимирович - к.т.н., доцент компьютерных и

телекоммуникационных систем, e-mail: bvv1950@mail.ru

Viktor V. Belosh - Ph.D. (Eng.), Associate professor the chair of computer and

telecommunication systems

Быстров Виталий Викторович - к.т.н., научный сотрудник, доцент,

е-mail: bystrov@iimm.kolasc.net.ru

Vitaliy V. Bystrov- Ph.D. (Tech. Sci.), Researcher, Associate professor

Дмитриев Сергей Владимирович - студент 5 курса ИПМ КФ ПетрГУ,

e-mail: dsvoficialmail@mail.ru

Sergey V. Dmitriev - Student

234