УДК 14.01.85
Н.В. Пьянкова, канд. экон. наук, доцент; И.М. Глотина, канд. экон. наук, доцент;
К.В. Наугольных, аспирант, ФГБОУ ВПО Пермская ГСХА
ПЕРСПЕКТИВЫ РЕШЕНИЯ ЗАДАЧИ АВТОМАТИЗАЦИИ РАСПРЕДЕЛЕНИЯ И УЧЕТА
ВЫПОЛНЕНИЯ УЧЕБНОЙ НАГРУЗКИ НА КАФЕДРЕ
Вопросы автоматизации управления учебным процессом в вузе всегда являлись актуальными, особенно большое количество разработок появилось в середине и конце 70-х годов прошлого столетия, когда в системах управления многих вузов стали использовать ЭВМ. В настоящее время высшие учебные заведения имеют измененные организационные и финансовые структуры, новую организационно-нормативную основу за счет внедрения в систему высшего образования федеральных государственных образовательных стандартов высшего профессионального образования. Современные реалии не позволяют в полном объеме и с запланированной эффективностью использовать устаревшие разработки. Во многих вузах решаются отдельные частные вопросы: составление расписания учебных занятий, формирование учебных планов по специальности, расчет нагрузки и т. д., без учета их взаимосвязей, что не позволяет достигнуть эффективного решения общей задачи в целом.
В Пермской государственной сельскохозяйственной академии в отделе качества и информатизации разработаны и используются автоматизированные системы «Деканат» и «Абитуриент». Эти системы в дальнейшем станут модулями автоматизированной системы управления «ВУЗ» (табл. 1). Система «ВУЗ» должна образовать единое информаци- онное пространство в учебном заведении, автоматизировать основные процессы, стать эффективным инструментом управления.
Таблица 1 - Программные модули АСУ «ВУЗ»
| Название системы | Назначение системы | Степень реализации |
|---|---|---|
| «Абитуриент» | Позволяет проводить оперативную регистрацию абитуриентов, обработку результатов вступительных испытаний, формировать отчетные формы, необходимые в работе приемной комиссии. Модуль обеспечивает предоставление данных о ходе приемной кампании в on-line режиме | Реализована и используется |
| «Деканат» | Позволяет осуществлять обработку и хранение информации о студентах, обучающихся в ВУЗе, формировать и обрабатывать документы, необходимые в учебном процессе | Реализована частично. Используется |
| «Кафедра» | Позволяет осуществлять обработку и хранение информации, связанной с планированием, составлением отчетов о деятельности кафедры | В разработке. Не используется |
| «Рейтинг» | Позволяет осуществлять обработку и хранение информации о результатах деятельности работников и структурных подразделений за отчетный период, формировать рейтинг — листы по отдельным категориям | Реализована, тестирование системы |
| «Расписание ВУЗа» | Позволяет автоматизировать планирование учебного процесса вуза, автоматизировать деятельность между субъектами планирования учебного процесса | Реализована, готова к тестированию, не используется |
За автоматизацию процессов, связанных с распределением и учетом выполнения учебной нагрузки, должна отвечать подсистема «Кафедра». На текущий момент данная подсистема находится в разработке и не используется, поэтому задачу распределения учебной нагрузки между преподавателями решает заведующий кафедрой. Процесс распределения нагрузки профессорско-преподавательскому составу на следующий учебный год заведующим кафедрой фактически выполняется два раза. Первый раз — в конце текущего учебного года в соответствии с плановыми цифрами приема. Преподаватели кафедры перед летним отдыхом должны подписать сформированные учебные поручения, а заведующий должен быть уверен, что нагрузка на кафедре распределена. На основе нагрузки формируется штатное расписание кафедры. В случае, когда остается нераспределенная нагрузка, необходимо до начала учебного года «закрыть» вакансии. Второй раз заведующий кафедрой занимается распределением нагрузки непосредственно перед началом нового учебного года в соответствии с результатами приемной кампании.
Процесс распределения учебной нагрузки — это не простое механическое выделение нужного количества часов на ставку. В данном процессе необходимо учитывать нормы времени на ставку, профессиональное мастерство преподавателя и его пожелания, опыт, долю ставки и многое другое.
Способ формирования учебных поручений в академии существует один — вручную. Учебно-методическим отделом на кафедры выдается бумажный документ «Расчет нагрузки на кафедру». Используя эту информацию, заведующий кафедрой заполняет бумажные бланки поручений или электронные документы. Электронный вид подразумевает заполнение и распечатку учебного поручения с помощью программы, например, MSEXCEL. Созданные документы — учебные поручения сохраняются в виде файлов, которые можно использовать при формировании отчетности. При таком способе формирования учебных поручений создание любого отчета — это неизбежно рутинная работа. В результате, ежемесячное формирование отчетов о выполнении нагрузки осуществляется исключительно вручную. Каждый преподаватель отчитывается о количестве проведенных в течение месяца часов по видам занятий в документе «Карточка учета выполнения учебной работы по кафедре». Лаборант кафедры использует эту информацию для формирования отчетов за каждый семестр и учебный год в целом.
Проблема сокращения времени и трудоемкости процессов распределения и учета выполнения учебной нагрузки профессорско- педагогического состава, составления отчетов на каждой кафедре решается индивидуально.
Для более глубокого анализа процесса распределения и учета выполнения учебной нагрузки на кафедре нами была построена его модель. В качестве нотации при построении модели была выбрана методология DFD (диаграммы потоков данных). На DFD-диаграмме показано движение данных от источника к потребителям через преобразующие процессы.Моделирование позволило выделить подпроцессы, определить потоки и хранилища данных, выявить недостатки и предложить варианты/пути совершенствования процесса.
На наш взгляд, при реализации процесса распределения и учета выполнения учебной нагрузки должны быть учтены следующие требования:
1. Сокращение времени на ввод информации с первичных документов: из учебного отдела должен поступать электронный вариант документа «Расчет нагрузки на кафедру».
2. Автоматизация процесса распределения дисциплин между преподавателями в соответствии с должностью, перечнем читаемых дисциплин, действующими нормами.
3. Возможность редактирования мента «Учебное поручение» вручн ветствии с предпочтениями и преподавателей.
4. Возможность автоматического троля правильности распределения нагрузки.
5. Автоматическое формирование ходных документов и отчетов.
6. Интеграция с АСУ «ВУЗ».
Модель усовершенствованного представлена на рисунке 1.
Рис. 1. Модель процесса «Распределить и учесть выполнение учебной нагрузки на кафедре»
В проектном варианте документ нагрузки на кафедру» должен учебно-методического отдела на электронном виде в формате DBF дет импортирован в автоматизированную тему «Учебная нагрузка ». Для справочников заведующий кафедрой запустить импорт данных из документа чет нагрузки на кафедру ». После зуются валидные справочники которых формируются карточки ручений.
Учебная нагрузка для каждого преподавателя определяется автоматически в соответствии с должностью, объемом учебной и долей ставки. Контроль за данных — функция автоматизированной темы.
Таким образом, автоматизированная тема «Учебная нагрузка» позволит ручного ввода и проверки данных тит трудозатраты и время на деления и учета выполнения ки. Автоматизация любой системы гда целесообразна и дает практический зультат, когда будут автоматизированы более сложные и трудоемкие системы.
Литература
Соловьев, И.В., Майоров А А Академический проект, 2009. — 398 с.
2. Сборник нормативно-правовых документов. Учебная работа.ч.2 ФГБОУ ВПО Пермская ГСХА. — Пермь: Изд-во ФГБОУ ВПО Пермская ГСХА, 2012. — 33 с.