Автор: Халиуллина Роза
Источник: Сайт "Управление проектами. ms project. Профессионал управления проектами"
Халиуллина Роза "Алгоритм и барьеры внедрения системы управления проектами на строительных предприятиях" В настоящее время интерес к управлению проектами в регионе становится все более активным. Стремление многих предприятий систематизировать процесс производства посредством внедрения системы управления проектами вызвано необходимостью становиться более гибкими в условиях повышенной конкуренции. Автором выявлены конструктивные причины, препятствующие внедрению системы, среди которых отсутствие обратной связи, не укомплектованность кадрового состава и т.п.
Республика Татарстан - один из наиболее развитых в экономическом отношении регионов России - обладает богатыми природными ресурсами, мощной и диверсифицированной промышленностью, высоким интеллектуальным потенциалом и квалифицированной рабочей силой. В условиях повышенной конкуренции внутри региона и нестабильности, вызванной событиями на мировой арене, предприятия, с целью сохранения своего потенциала и заключения новых сделок, вынуждены становиться более гибкими, предлагать более выгодные условия сотрудничества. В связи с чем, наблюдается активное стремление усовершенствовать процессы организации работы, улучшить функционирование бизнес-процессов, а именно систематизировать календарное планирование (позволяющее оптимизировать сроки выпуска продукции), документооборот, архив (склад) продукции, посредством внедрения системы управления проектами (СУП). Однако, как бы это парадоксально ни звучало, не всегда подобное желание соответствует аналогично высокому уровню знания о том, что в действительности подразумевает собой СУП и насколько результат сопоставим с затрачиваемыми усилиями. «С чего начать внедрение СУП на предприятии?», «Как автоматизировать процессы, в том числе сбор отчетности, с минимальными усилиями?», «Какой программный продукт выбрать?», «Где искать специалистов по управлению проектами (проектных менеджеров)?» Вот, пожалуй, основные вопросы, волнующие предпринимателя на стадиях внедрения и реорганизации СУП. Данная статья служит практическими рекомендациями для специалистов, занимающихся развитием СУП. Цель - получить ответы на поставленные вопросы с учетом тенденций развития реального сектора экономики РТ. Представим процесс внедрения СУП поэтапно.
Основная ошибка, допускаемая на стадии внедрения, - отсутствие четких целей. Цели, как правило, ставятся не конкретно, вследствие чего достигается отрицательный результат. На наш взгляд, необходимо поставить одну масштабную цель и разбить ее на локальные задачи - «маршруты» к достижению главной цели с обозначением сроков и зон ответственности.
На практике же, в самом начале становления СУП, ставится одна масштабная цель, которая не разбивается на задачи, не организовывается рабочая группа. Вследствие чего, поставленная и не зафиксированная нигде цель забывается, интерес к решению задачи падает до следующей вспышки внимания к проблеме.
Для того чтобы избежать подобных моментов необходимо создать рабочую группу по реализации со следующим составом: специалисты по СУП, представители всех структурных подразделений, участвующих в процессе создания продукции; определить периодичность организации совещаний рабочей группы.
Совещания должны проводиться максимально оперативно с минимальным отрывом от производства. Кроме того, цели должны соответствовать возможностям предприятия: речь идет о количестве проектных менеджеров. В реальных условиях развития экономики региона (к примеру, рынка стройиндустрии): отсутствия заказов, сложного материального положения многих предприятий, вопрос пополнения штата звучит особо остро.
Большинство предприятий региона имеют неукомплектованный состав проектных менеджеров. Однако, инвестируя сейчас в усовершенствование работы, предприятие рискует выйти на принципиально новый уровень своего развития, повысить потенциал, стать более гибким в условиях нестабильности экономики. Безусловно, усовершенствование деятельности требует материальных вложений. Но вкладывать в развитие кадров следует в первую очередь. В данном случае повышается стоимость человеческого капитала, вместе с этим увеличивается и стоимость бизнеса. Специализированные кадры нужно «растить» внутри предприятия. Например, имея продвинутых программистов и аналитиков и т.п., появляется возможность без привлечения специализированных фирм собственными силами разработать максимально адаптированный под нужды предприятия программный продукт.
В Татарстане лидирующие места среди программных продуктов УП, как и в России, занимают «Spider Project», «1С: Управление проектным офисом», «Лоцман», «Primavera», «MS Project» и т.д. Среди новичков, набирающих обороты, «IQ300», «Архистарт» и т.п. Большинство из них преследует одни и те же цели, поэтому все они имеют схожие функции, процессы построения моделей, графиков и т.д.
Предприятию необходимо автоматизировать основные комплексные процессы, среди которых календарное планирование, документооборот, архив (склад) продукции, учитывая внутренние связи и сроки.
В реальности, перечисленные процессы работают как самостоятельные единицы и на базе разных ПП. Однако без взаимосвязи между основными комплексными процессами образуется нецельная картина. Основная проблема объединения - сложность синхронизации ПП. Для того чтобы избежать этого, желательно начинать организацию комплексных процессов на базе одной программной платформы. Как показывает практика, какому бы ПП не было отдано предпочтение, львиная доля успеха зависит от правильной организации работы. Выбрав ПП (или разработав свой), необходимо запустить пилотный проект, на основе которого будет определен путь развития СУП.
Сопутствующим документом должен стать приказ о его запуске и сроках реализации. Важно автоматизировать процесс сбора данных о выполнении всех работ для проведения аналитики, и здесь ежедневный отчет является самым оптимальным средством.
Работу необходимо организовать так, чтобы исполнитель тратил на отчет порядка 5-10 минут своего рабочего времени. Сегодня существуют программы, которые делают это возможным. Несмотря на это, в регионе встречается множество предприятий, которые ведут сбор отчетности ручным методом, на что уходит больше времени, и, что не маловажно, ухудшается эмоциональный фон - ведение отчетности исполнителями воспринимается как обременение со значительной тратой времени.
Усложняет ситуацию и отсутствие на практике системы мотивации, что не допустимо. Система мотивации помогает вывести задачи из категории «Не важно, не срочно» в категорию «Важно, срочно».
На практике, система мотивации разрабатывается, но остается лишь на бумаге. В этом аспекте очень важна поддержка высшего руководства предприятия. Реализация пилотного проекта позволяет найти ответы на проблемные вопросы и является первоначальным шагом к разработке регламента по дальнейшему внедрению СУП в рабочий процесс. Четвертый этап – разработка регламента внедрения СУП. В нем должны быть разработаны методика, шаблоны, зоны ответственности и пр. - все то, что необходимо для дальнейшего внедрения СУП.
Стандарт носит обязательный характер в применении к дальнейшей работе. Весь процесс внедрения СУП должен сопровождаться тесным контактом между высшим руководством и проектными менеджерами, поскольку обратная связь - ключ к пониманию общности целей, решению многих возникающих проблем, и, пожалуй, самое главное, способ повышения мотивации проектных менеджеров и всего персонала.
Итак, нынешнее время прогрессивных технологий и высокой конкуренции требует новых методов организации работы. Внедрение СУП в процесс производства - это возможность выхода на принципиально новый уровень развития. Как показывает практика, большинство предприятий региона сталкиваются со схожими проблемами, основная часть которых является производной от отсутствия четких измеримых целей, кадровой не укомплектованности, отсутствия обратной связи, системы мотивации и т.п. Материальные средства, потраченные на покупку ПП, часто оказываются напрасными. Каким бы современным и качественным не являлся ПП, основная доля успеха зависит от правильной организации работы.
Сайт "Управление проектами. ms project. Профессионал управления проектами"