Внедрение системы управления знаниями в ГП Донецкстандартметрология

Общая постановка проблемы

ГП «Донецкстандартметрология» обеспечивает реализацию государственной политики ДНР в сфере метрологии, стандартизации, сертификации и государственного метрологического контроля.

В ГП "Донецкстандартметрология"(далее центр) разработана и внедрена система управления качеством услуг согласно международному стандарту ДСТУ ISO 9001:2009 (сертификат № UA 2.011.07292-12 от 12.11.2012 , действующий до 11.11.2017), направленная на создание, поддержку и постоянное улучшение условий, при которых потребности клиентов в последующее время и в будущем - главное в работе каждого сотрудника.

Основные обязательства коллектива - максимальное обеспечение потребностей клиента, используя при этом компетентность и профессионализм, гарантируя объективность, конфиденциальность и взаимно уважительные отношения.

Знания - это такой же актив, как финансы, отношения с клиентами или бренд. Любая организация должна управлять ими. Проблема в том, как разработать политику сохранения полезной информации и обмена ею.

Цель

В своей политике относительно сотрудников ГП «Донецкстандартметрология» стремится стимулировать их к личной заинтересованности в общем успехе организации. Чтобы приобщать сотрудников к общему делу, центру необходимо приложить усилия к созданию такой корпоративной культуры, которая бы не только соответствовала ценностям организации, но и помогала развитию профессиональных навыков сотрудников. При этом самой важной задачей для центра будет создание единого коммуникационного пространства между всеми сотрудниками.[2]

Основной материал

Безусловно, ГП «Донецкстандартметрология» определяет людей как свой основной капитал, потому что развитие сильной и крупной организации не обойдется без сплоченной команды сотрудников. Для этого и необходимо единое коммуникационное и информационное пространство в организации.

Создание в ГП «Донецкстандартметрология» системы управления знаниями (СУЗ) – это важный шаг на пути к внедрению инноваций, в том числе технологических. К ним можно отнести совершенствование услуг центра, повышение качества обслуживания и удовлетворенности клиентов, более того, развитие новых видов деятельности.

Успех этой системы в организации заключается в создании Центра знаний – единого координационного центра, создающего непрерывный процесс роста знаний и их обмена. Такое нововведение нацелено на повышение интеллектуального капитала организации посредством создания единой платформы для интеграции (объединения), обмена и генерации знаний. Это должно привести к сокращению затрат на поиск информации и к возможности действительно управлять интеллектуальным капиталом предприятия.

Ожидаемые результаты от создания Центра знаний велики и разнообразны, но основными, безусловно, являются рост производительности сотрудников и процента применяемых знаний на практике, ликвация дефицита знаний и развитие общего командного интеллекта. [1]

Конечно, реализация данного проекта – непростая задача для такой серьезной организации как ГП «Донецкстандартметрология». В процессе осуществления вполне вероятно столкнуться с такими трудностями как отсутствие мотивации сотрудников и подробной информации о проекте, несмотря на то, что реализация проекта будет поддерживается руководством центра. Но и это не главная преграда на пути к осуществлению данного нововведения. Самым важным аспектом управления знаниями является набор технологических решений, однако отсутствуют технологии по увеличению вовлеченности сотрудников в генерацию и обмен знаний. [3]

Для поиска возможных решений данной проблемы ГП «Донецкстандартметрология» может провести конкурс на внедрение СУЗ на базе IBM FileNet. IBM FileNet Content Manager - это решение по управлению контентом для платформы FileNet P8 (надежная платформа, доступная для управления корпоративными данными). Как известно, технологический аспект управления знаниями не менее важен, чем человеческий (интеллектуальный капитал), поэтому так важно систематизировать управление документами организации и автоматизировать некоторые операции по обработке данных. Конкретно для ГП «Донецкстандартметрология» эта база предполагает такие решения как создание электронного архива клиентских данных, управление записями, документами и электронными сообщениями на протяжении всего жизненного цикла, соблюдение требований стандартов с помощью потоков операций, которые помогают отслеживать и контролировать контент и управлять рисками. [4]

Кроме компьютерных технологий в ГП «Донецкстандартметрология» можно заняться внедрением технологии краудсорсинга, что означает вовлечение сотрудников в генерацию и обмен знаниями, а также возможность отыскать «самородок» в огромном количестве генерируемых идей. Эта технология является одной из важнейших определяющих успеха СУЗ.

Краудсорсинг – это передача некоторых производственных ресурсов и функций группе лиц с целью решения общественно значимых проблем. Более того, после анализа мнений разных людей аналитики выбирают наиболее значимые для принятия решения. [4]

Преимущества внедрения СУЗ в ГП «Донецкстандартметрология»

1. Игнорируя управление знаниями центр рискует понести серьёзные потери, если уйдёт хотя бы один ценный сотрудник.
2. Если в организации новый сотрудник. Новичку нужно освоиться на неизведанной территории. Чем больше времени на это потребуется, тем больше потерь несёт центр. Если в организации нет базы знаний, адаптация новичка затянется. Ведь ему придётся до многого доходить самостоятельно, он будет делать ошибки при выполнении стандартных задач и постоянно отвлекать коллег вопросами. Создав базу знаний, новички смогут быстро влиться в рабочий процесс.
3. Если компанию покидает опытный сотрудник. Когда уходит опытный сотрудник, то вместе с ним компания теряет драгоценные знания. В большинстве случаев, люди уходят, не оставляя никакого «наследства». Без менеджмента знаний преемник может рассчитывать лишь на несколько советов и папку с документами. Ему придется начинать работу с нуля.
4. Решение однотипных задач. В любой компании есть однотипные задачи, с которыми сотрудники сталкиваются регулярно. Однако без базы знаний каждый сотрудник справляется с ними по-своему, не подозревая, что коллега нашёл лучшее решение. Менеджмент знаний позволяет собрать базу лучших решений для каждой задачи, чтобы все сотрудники работали максимально эффективно.
5. Управление знаниями незаменимо и тогда, когда компания получает заказ, аналогичный уже выполненному. Если выводы по проекту внесены в базу знаний, это сэкономит массу времени.
6. База знаний позволяет быстро найти любой документ и полностью исключить риск потери важных документов. Более того, с помощью базы знаний каждый сотрудник получает доступ ко всем наработкам компании, не задавая вопросов коллегам. [2]

Выводы

Для ГП «Донецкстандартметрология» этот проект будет двигателем своего развития, так как знания и опыт небезразличных людей могут значительно повлиять не только на интеллектуальный капитал организации, но и на обновление модели её управления.

Список использованной литературы

1Анучкин Е.Г. Формирование интеллектуального капитала организации на основе управления организационными знаниями.

2Брукинг Э. Интеллектуальный капитал: ключ к успеху в новом тысячелетии.

3Букович У., Уильямс Р. Управление знаниями: руководство к действию.

4Абрамова Л.Д., Бакунин А.А. Информационные технологии как элемент системы управления знаниями поддержки IT-менеджера.