Управление знаниями

Определение управления знаниями

Управление знаниями (KM) - это междисциплинарный процесс создания, использования, обмена и поддержания информации и знаний организации. Это многогранная стратегия, позволяющая наилучшим образом использовать активы знаний организации для достижения бизнес-целей, таких как усиление конкурентного преимущества, повышение производительности, стимулирование инноваций, обмен мнениями и постоянное улучшение организации.

Таким образом, системы управления знаниями являются частью организационного процесса обучения, хотя они больше ориентированы на стратегическое управление знаниями как разделяемым бизнес-активом. Основная цель управления знаниями - соединить людей, ищущих знания внутри организации, с теми, у кого они есть, с конечной целью повышения общего уровня знаний команды и организации.

Достижению этой цели способствуют четыре цели управления знаниями. Этими целями являются: улучшение процесса сбора знаний, оптимизация и расширение среды знаний, расширение доступа к знаниям организации и поддержание знаний как актива организации.?

Что такое управление знаниями?

Управление знаниями - это процесс более эффективного сбора, совместного использования, поддержки или управления и развертывания организационных знаний. В качестве дисциплины управление знаниями признает три основные формы знания: явное знание, неявное и неявное знание.

Явные знания - это навыки или информация, которые можно легко понять, сформулировать и поделиться с другими. Явные знания также называются формальными знаниями или кодифицированными знаниями. Примером такого рода систематизированных знаний является справочник компании или руководство по процедурам - информация, которая достаточно хорошо известна, чтобы ее можно было легко записать и сохранить.

Напротив, неявные знания труднее сформулировать, понять и поделиться с другими. Обычно неявные знания включают в себя такие вещи, как новаторское мышление, способность интуитивно понимать и понимать, что означает отраслевой язык тела или как эстетика работает в рамках вертикали.

Существует также неявное знание - третья категория знаний. Эта информация является гибридной в том смысле, что она может быть кодифицирована способами, недоступными неявному знанию, но пока этого не произошло. Неявному знанию можно научить, но оно еще не получено правильным образом.

Есть еще один способ категоризации типов знаний, чтобы лучше определить управление знаниями: знания могут быть концептуальными, ожидаемыми, фактическими или методологическими. Концептуальное знание описывает системы и перспективы. Знание об ожиданиях связано с гипотезами, ожиданиями или суждениями о вещах. Фактическое знание - это наблюдаемые, измеримые и проверяемые данные. А методологические знания относятся к решению проблем и принятию решений.

Преимущества систем управления знаниями

Более глубокая, насыщенная и прозрачная коммуникация - одно из преимуществ систем и инструментов управления знаниями. Например, для содействия успешным исследованиям и разработкам такое общение необходимо.

Системы управления знаниями разрушают разрозненные хранилища данных и позволяют большему количеству сотрудников организации делать больше с институциональными знаниями.

Улучшение коммуникации внутри организации также имеет тенденцию выражаться в улучшении способности сообщать посторонним о бренде, услугах и ценности продукта. Управление знаниями также помогает организациям защищать интеллектуальный капитал, максимально используя уже существующую базу знаний.

Повышенная ситуационная осведомленность - еще одно преимущество использования системы УЗ. Чтобы принимать разумные бизнес-решения, организации должны знать все важные детали любой конкретной ситуации. Управление знаниями обеспечивает лучшую ситуационную осведомленность за счет своевременного предоставления большего количества информации большему количеству лиц, принимающих решения.

Системы управления знаниями можно внедрить в масштабах всего предприятия во многих вертикалях. Внешний вид этой реализации может отличаться в зависимости от размера компании, отрасли и других факторов. Примеры гипотетических систем управления знаниями могут дополнительно прояснить этот момент.

Например, для более молодых или небольших организаций управление знаниями часто важно для закрепления преимущества на конкурентном рынке, обеспечивая лучшее хранение и кодификацию внутренних знаний с самого начала. Более крупные и даже всемирные организации используют управление знаниями, чтобы принимать более разумные решения как можно быстрее, получая собственное преимущество.

Бизнес-аналитика против управления знаниями

Организации используют процесс бизнес-аналитики, а также его технологии и стратегии для анализа текущих и исторических данных. Цель этого анализа - обеспечить конкурентное преимущество и усилить способность принимать стратегические решения.

Управление знаниями разделяет эти цели, но фокусируется не только на данных предприятия, но и на всех знаниях организации.?

Инструменты и технологии управления знаниями

Инструменты и технологии управления знаниями, как правило, делятся на несколько категорий. Программное обеспечение для управления знаниями или групповое ПО упрощает обмен информацией и сотрудничество в организации. Этот вид инструмента KM включает в себя коммуникационные приложения, системы управления документами и другое программное обеспечение для обмена документами. Системы документооборота, документооборота и управления контентом также являются инструментами управления знаниями, поскольку они обеспечивают процессы обслуживания и обмена информацией.

Технологии виртуальных встреч и платформы электронного обучения также являются инструментами управления цифровыми знаниями, которые могут помочь организациям обмениваться знаниями, особенно знаниями, которые сложнее систематизировать.

Наконец, инструменты стратегии управления знаниями, такие как онтологии, помогают кодировать значение, когда пользователи пытаются прочесать организационную информацию. Чтобы присвоить информации правильное значение и каталогизировать ее, чтобы ее можно было использовать, важно иметь правильные семантические технологии.

Управление данными vs управление знаниями

Сферы управления информационными знаниями часто объединяются, но это не совсем одно и то же. Управление данными или информацией относится к одному циклу деятельности внутри организации, а не ко всей ее части.

В частности, управление информацией касается того, как организация получает информацию, от кого она получена, как эта информация хранится и распространяется и, в конечном итоге, как информация хранится или уничтожается. Другими словами, управление информацией сосредоточено исключительно на цифровых данных. Управление знаниями фокусируется на всей совокупности организационных знаний, включая явные, неявные и неявные знания, касающиеся корпоративной культуры и других активов, не связанных с данными.

Лучшие практики управления знаниями

Компаниям, желающим внедрить более разумные решения для управления большими данными и знаниями, следует помнить о передовых методах управления знаниями. В общем, две противоположные стратегии управления знаниями, «подталкивать» и «тянуть», описывают, как организации принимают этот процесс. Стратегия выталкивания подчеркивает активный обмен знаниями без запросов, в то время как стратегия выталкивания сосредотачивается только на передаче знаний по мере необходимости.

Помимо этого, эффективное управление знаниями основывается на передовых методах работы в четырех областях: управление контентом, размещение экспертных знаний, извлеченные уроки и сообщества практиков, также называемые CoP.

Управление контентом или управление корпоративным контентом означает, что вся организационная информация и данные должны быть легкодоступными и удобными для пользователя. Контент должен быть легко доступен через порталы, информационные панели, системы управления контентом или CMS. Контент должен быть доступен для поиска, хорошо проиндексирован и связан с внешней информацией для беспрепятственного использования информации.

Расположение экспертных знаний означает знание того, кто понимает болевые точки организации, у кого есть опыт, чтобы с ними справиться, и как и где найти этих экспертов. Знания не всегда можно систематизировать, поэтому эксперты могут быть единственным источником важной информации для вашей организации. Знание того, когда это правда и как это выяснить, входит в передовой опыт управления знаниями. Стратегии определения местоположения экспертизы могут включать выявление опыта среди существующих сотрудников в базе данных, либо путем предоставления сотрудникам возможности самоидентификации, либо посредством алгоритмического анализа резюме, электронных сообщений или других данных.

База данных об извлеченных уроках фиксирует оперативные знания и делает их доступными. Вместо того, чтобы позволять подобным повседневным знаниям уходить на второй план, лучше всего активно фиксировать знания в форме показателей, тематических исследований и т. Д. И пытаться систематизировать их в базе данных.

Это отчасти шаг к устранению проблемы, которая возникает, когда опытные работники покидают свои должности и создают пробел в знаниях. Это также признание того, что в любой конкретной ситуации может быть несколько «лучших» практик, и поэтому вместо этого предлагается несколько извлеченных уроков в качестве руководства.

Сообщества практикующих или CoP относятся к меньшим группам внутри организации, которые собираются для обсуждения или обмена знаниями. Эти кластеры социального обучения похожи на виртуальные кулеры для воды для крупных организаций и помогают в создании и передаче знаний, а также в процессах управления знаниями.?

Что такое процесс управления знаниями

Каждый процесс управления знаниями уникален, но некоторые характеристики являются общими для большинства сценариев. На первом этапе управления знаниями для большинства организаций лица, принимающие решения, будут решать, как развернуть новую технологию для более эффективного использования знаний и информации организации. Вот почему информационные технологии так важны для сбора управления знаниями.

На следующем этапе важно оценить, как организационная культура и команда HR могут и должны включать культурные и человеческие аспекты знаний компании в систему. Другими словами, независимо от того, насколько прогрессивной или технологически продвинутой является организация, без планирования человеческих и культурных аспектов создания и управления знаниями важная информация будет потеряна.

Конкретные проблемы в этой области включают то, как организационная культура поощряет обмен знаниями и информацией. В некоторых ситуациях культура организации может потребовать обогащения или изменения в этой области, например, корректировки схемы компенсации для поощрения обмена информацией. Это также может включать принятие более удобных для пользователя систем и ресурсов управления знаниями.

Наконец, управление контентом и таксономия информации - это последний критически важный шаг в процессе управления знаниями. Этот шаг важен для обеспечения возможности извлечения информации, ее правильного понимания и описания, а также известной всей компании.

Большие данные и управление знаниями

Поскольку управление контентом и таксономия очень важны для любого подхода к управлению знаниями, машинное обучение и анализ данных также играют большую роль в этой области. Эти инструменты обеспечивают более эффективный корпоративный поиск с более эффективными результатами, что означает, что организационные знания становятся более доступными и извлекаемыми без опытных архивистов или систематиков.

Сегодня организации должны иметь дело с объемными внутренними записями, ценной конфиденциальной информацией и настоящим миром данных извне, как структурированных, так и неструктурированных. Это означает, что существует острая необходимость в организации, систематизации и, в конечном итоге, извлечении этих данных, и именно здесь в игру вступают машинное обучение и мощная аналитика данных. Преимущества управления большими данными и знаниями сейчас важны для предприятий любого размера.