На главную страницу
РЕФЕРАТ МАГИСТРСКОЙ РАБОТЫ
"Разработка автоматизированного рабочего места"Бюро производственной кооперации и внешних связей" на примере ОАО"Донецкий металлургический завод"".
(автор - Шульга А.В.,руководитель - Ченцов Н.А.)

       Ремонтная служба занимает одно из ведущих мест в структуре любого металлургического предприятия. В зависимости от практикуемой стратегии ремонтов на различных заводах существуют свои схемы организации данной службы. На ОАО "ДМЗ" она состоит из двух подразделений: отдела главного механика (ОГМ) и отдела организации ремонтов и реконструкции основных фондов (ООР и РОФ).
       Отдел главного механика является структурным подразделением предприятия и возглавляется главным механиком завода - заместителем технического директора завода. Непосредственно сама служба находится в подчинении технического директора - главного инженера завода. Главный механик осуществляет функциональное руководство механическими службами основных и вспомогательных цехов. К ним относятся:        Кроме перечисленных выше цехов главный механик возглавляет нескольких служб и бюро. В соответствии с возложенными задачами и функциями, ОГМ в своём составе имеет производственно-диспетчерскую службу, службу технологической проработки, бюро ремонтов.
       Отдел организации ремонтов и реконструкции основных фондов (ООР и РОФ) является структурным подразделением заводоуправления и возглавляется начальником отдела, который находится в подчинении технического директора - главного инженера завода. Начальник ООР и РОФ имеет двух заместителей. В соответствии с возложенными задачами и функциями ООР и РОФ в своём составе имеет: бюро производственной кооперации и внешних связей, планово-сметное бюро, группу по работе с подрядными организациями и группу производственного анализа.
       Бюро производственной кооперации и внешних связей отвечает за размещения на стороне тех заказов на запасные части, которые не могут быть изготовлены в цехах ОГМ. Бюро имеет в своём составе следующие подразделения: группу договоров, учёта поставок запчастей и финансовых расчётов (1 главный специалист, 2 ведущих инженера и 2 инженера первой категории) и группу обеспечения цехов запчастями (1 главный специалист, 3 ведущих инженера и 1 инженер первой категории).

       Наиболее ответственную роль в работе бюро играет группа договоров, учёта поставок запчастей и финансовых расчётов. От работы этого подразделения во многом зависит качество изготовления запчастей и своевременность их доставки. В общем виде работу группы договоров, учёта поставок запчастей и финансовых расчётов можно описать на примере одной заявки из какого-либо производственного цеха. Саму заявку принимает один из инженеров 1-ой категории и передаёт её ведущим инженерам отдела. Те приступают к оформлению заказа на основании этой заявки и поиску изготовителя: присваивают номенклатурный номер заказу, вводят данные о нём в общезаводскую автоматизированную систему учёта R3; оформляют и рассылают письма-запросы о способности (и согласии) предприятий изготовить требуемую продукцию. Когда определено, какое именно стороннее предприятие берётся за изготовление данного заказа, ведущий инженер составляет договор. При этом он консультируется со специалистами завода из юридического и финансового отделов. Инженер 1-ой категории регистрирует договор и посылает его копию в бухгалтерию завода для оплаты. Если в договоре указано, что предприятие-изготовитель делает запчасти из материала заказчика либо по бартеру, один из инженеров 1-ой категории оформляет заявки в отдел маркетинга на металлопрокат. Кроме того, в обязанности этого инженера входит составление и согласование графиков отгрузки металлопроката , а также контроль за его своевременным исполнением. На протяжении всего цикла изготовления запчастей другой инженер 1-ой категории контролирует технологию изготовления и сроки (по этапам и в целом). В свою очередь другой инженер 1-ой категории путём проверки расчётных счетов контролирует задолженность завода предприятию-изготовителю. После того как заказ исполнен, инженер 1-ой категории составляет график приёмки готовой продукции, при необходимости оформляет таможенную документацию, выдает заявку в автотранспортное управление завода на машину. После доставки готовых запчастей в цех-заказчик, один из инженеров 1-ой категории оформляет приход и составляет отчёты по всем проведённым операциям. Эти отчёты передаются начальнику ООР и РОФ, в бухгалтерию завода и в отдел маркетинга.

       Так как группа иногда вынуждена обслуживать одновременно по несколько десятков заказов, то оперативность (а значит и качество) работы заметно снижается. Это обусловлено отсутствием автоматизированного учёта входящей и исходящей информации, которая поступает с высокой периодичностью и в большом объёме. Разработка и внедрение автоматизированного рабочего места в значительной мере повысит эффективность работы не только данной группы, но и всего бюро в целом. Исходя из условий функционирования бюро производственной кооперации и внешних связей, планируемое автоматизированное место опирается на информационно-ориентированный банк данных. Это распределённая одноуровневая система с частичной автоматизацией всех технологических процедур обработки данных.
       Решение функциональных задач предполагает разработку и ведение различной документации. В случае деятельности группы договоров, учёта поставок запчастей и финансовых расчётов все задачи можно условно разбить на три этапа: планирование заказов, мониторинг их готовности и описание всех проведённых операций. В основе планирования лежит выбор стороннего предприятия-изготовителя, способного обеспечить своевременную поставку качественной продукции. При этом используется образ требуемых запчастей и сменного оборудования - это соответствующие заявки из производственных цехов завода и чертежи с указанием технологии процесса изготовления. Также используется статистика видов наиболее часто заказываемых запчастей. Вторым неотъемлемым компонентом планирования является изучение образа сторонних предприятий. Оно включает в себя тщательное изучение данных о мощности ремонтного производства сторонних предприятий (запчасти какого уровня сложности они способны изготовить) и данных о расценках на предлагаемые услуги. Кроме этого, анализируются данные статистики надёжности и качества уже поставленной ранее этими предприятиями продукции. Для этого используются отчеты по предыдущим заказам. Результатом планирования является выдача следующих документов: писем-запросов о способности (и согласии) предприятий изготовить требуемую продукцию, договоров, проектов платежей, заявок в отдел маркетинга на металлопрокат (в том случае, когда запчасти изготавливаются из материала заказчика или в договоре предусмотрена оплата по бартеру) а также графиков отгрузки металлопроката.
       Мониторинг готовности заказов включает контроль и учёт: технологии изготовления запчастей; сроков изготовления; отгрузки металлопроката и приёмки готовой продукции (по этапам и в целом); количества расходуемого металлопроката (если завод предоставляет свой материал) и качества изготовленных запчастей. Кроме того, регулярно проверяются расчётные счета стороннего предприятия для выявления задолженности ему со стороны завода. Результатом мониторинга является контроль условий, оговоренных в контракте. Готовую продукцию доставляют в цеха-заказчики. Этому предшествует составление графиков приёмки готовой продукции, заявок в АТУ завода на транспорт и оформление таможенной документации (в случае необходимости).
       После получения изготовленных деталей и механизмов выполняется описание всех проведённых операций, включающее оформление отчётов по всем проведённым операциям и передача их в бухгалтерию, отдел маркетинга и группе технико-экономического анализа. Следует отметить, что на протяжении всего периода работы над заказом, все данные о его выполнении заносятся в систему R3.
       На основании выше сказанного можно сделать вывод, что все задачи предполагают обработку информации. Следовательно, они относятся к группе задач менеджмента.

       Как видно из вышесказанного, мониторинг готовности занимает одно из ключевых мест при функционировании бюро. Понятие "мониторинг готовности заказа" включает контроль и учёт всей информации, поступающей на протяжении формирования и исполнения заказа. Очевидно, что именно на этом этапе работа сотрудников сопряжена с переработкой большого количества информации. Автоматизация этого рабочего места позволит сократить время, затрачиваемое на поиск и анализ определённых данных, что в свою очередь повысит производительность бюро производственной кооперации и внешних связей. Итак, в качестве рабочего места, нуждающегося в автоматизации, мы выбрали мониторинг готовности заказа.
       Рассмотрим более подробно задачи, решаемые на этом рабочем месте. Эти задачи могут быть представлены в виде этапов, через которые проходит заказ. В процессе своего функционирования группа договоров, учёта поставок запчастей и финансовых расчётов проходит через 6 основных этапов : выдача заказа, получение коммерческих предложений от предприятий, оформление договора, контроль хода изготовления, получение готовых запчастей и оплата.
       Планируемый АРМ должен обеспечить ведущему инженеру и другим специалистам возможность быстрого поиска всех необходимых данных по конкретному заказу (группе заказов или по определённой детали) на любом из вышеперечисленных этапов готовности. Эта задача может быть решена в том случае, когда АРМ основан на базе данных в виде нескольких взаимосвязанных между собой таблиц. Для того, чтобы понять какая именно информация должна находиться в базе данных, рассмотрим этапы прохождения заказа более подробно.
       На первом этапе из какого-либо цеха приходит заказ на запчасти или сменное оборудование. Заказ имеет номер, по которому можно определить из какого цеха он пришёл (например доменный цех присваивает заказам номера от 10000 до 19999, мартеновский - от 20000 до 29999, обжимной - от 30000 до 39999 и т.д.). Кроме наименования каждой требуемой детали и прилагаемого чертежа, также указывается количество деталей в штуках и их общий вес в тоннах. Итак, чтобы исходная информация о заказе была представлена наиболее полно, база данных содержит следующие поля: № заказа, № чертежа, Наименование детали, Количество, Общий вес.
       Следующий шаг - подготовка и рассылка писем-запросов. При их формировании, а также при получении ответных коммерческих предложений и составлении договоров, учитываются следующие факторы: производственная мощность предприятия, расценки на услуги и расстояние на котором стороннее предприятие находится от завода. Так как письма идут одновременно на несколько предприятий, то для их учёта в базе данных должны присутствовать следующие поля: Запрос и Коммерческие предложения. В первой графе будет указываться номер письма, дата отправки и наименование стороннего предприятия. Во второй - предлагаемые сроки изготовления, цена и форма оплаты.
       На третьем этапе происходит оформление договора: конкретизируется изготовитель, определяется конечная цена и форма оплаты, условия доставки. В конце процесса формирования каждому договору присваивается порядковый номер. Следует отметить, что детали из одного заказа могут быть размещены в разных договорах на разных предприятиях. В то же время детали с одинаковым наименованием (например шестерни), но из разных цехов могут находиться в одном договоре. Для отображения всей необходимой информации об этом этапе, в базе данных надо разместить поля № договора, Предприятие и Условия оплаты. Для учёта каких-либо специфических и нестандартных условий, а также для облегчения работы пользователя можно ввести поле Примечания.
       Этап контроля за ходом изготовления запчастей наименее формализованный. В любом договоре оговариваются определённые сроки и показатели, по которым контролируется готовность заказа. При этом для каждого договора эти сроки и показатели разные. Так как для каждого договора эти сроки и показатели разные, то рационально будет создать поле Готовность, в котором ведущий инженер или инженер первой категории будет периодически делать записи об уровне готовности заказа.
       Последние два этапа (получение и оплата) контролируются через бухгалтерию и финансовый отдел. Причём не всегда получению готовой продукции предшествует оплата - эти условия оговариваются отдельно в каждом договоре. Для учёта этих этапов достаточно присутствия в базе данных полей с аналогичными названиями.
      

Ожиджаемый результат работы: В общем случае АРМ будет решать поисково-справочные задачи. Например, можно будет быстро узнать в каких договорах размещены детали конкретного заказа из определённого цеха, и всю основную информацию по этим договорам. Также по номеру чертежа детали АРМ определит предприятие, которое её изготавливает и на какой стадии готовности эта деталь находится, и т.д. Иными словами в перечень основных задач этой программы включаются: ведение, учет и оценка выполнения договоров. Кроме этих функций АРМ позволяет осуществлять контроль сроков поступления средств и образования задолженности.

На главную страницу