Н.Федотов, "Экономика и жизнь №21", май 2000г

Налаживая свой бизнес самостоятельно или с помощью консультантов, предприятия вынуждены решать проблемы выбора поддерживающей его информационной системы. Рассмотрению особенностей реализации управления затратами в информационной системе предприятия и посвящена эта статья.

Методическая проработанность управления затратами выгодно отличается от областей регулярного менеджмента: здесь действуют отраслевые положения по планированию и учету затрат, переведены и опубликованы западные труды по контроллингу. Однако на пути к эффективному правлению затратами встают значительные объемы расчетных работ. Вследствие этого плановую себестоимость считают зачастую лишь раз в квартал, а фактическую получают с запаздыванием до полутора месяцев. Понятно, какими потерями это грозит в условиях высокой динамики цен и обострения конкуренции.

Большой объем и рутинный характер выполнения расчетов заведомо предполагают перенос такого рода работ на компьютер, однако попытки реализации расчета плановой и фактической себестоимости с помощью "подручных средств" автоматизации обычно приводят лишь к переносу трудозатрат с расчетной части на ввод исходных данных, не давая в результате заметного эффекта. Выход видится во "встраивании" механизмов управления затратами в единую информационную систему предприятия, в которой централизованно накапливаются необходимые исходные данные для выполнения расчетов себестоимости.

Прежде всего подсистема управления затратами должна быть информационно взаимосвязана с подсистемами управления производством, с одной стороны, и с подсистемой бухгалтерского учета - с другой: именно в них формируются требуемые для расчетов исходные данные - нормативные, плановые и фактические. Вместе они образуют единый технологический конвейер "планирование производства - планирование затрат - учет фактического выпуска - учет фактических затрат - анализ затрат", который кардинально повышает оперативность и достоверность расчетов, высвобождает экономистов и бухгалтеров от рутинной работы, дает им время и инструменты для анализа.

Другим важным качеством является возможность реализации в рамках одной системы как особенностей разных отраслей промышленности, так и применения разных методик. Необходимость этого обусловлена наличием на предприятии одновременно нескольких типов производств и потребностями его развития.

Наконец, очевидно, что такая система должна быть разработана на современных программных средствах, рассчитанных на длительную эксплуатацию в условиях обновления техники, увеличения числа рабочих мест и объемов обрабатываемой информации, появления новых средств анализа и представления данных.

Представленные сейчас на рынке корпоративные информационные системы, имеющие в своем составе модули учета и планирования производственных затрат, в той или иной степени обладают указанными свойствами. Так, например, в системе управления "Парус", ориентированной на средние и крупные производственные предприятия, функции управления затратами реализованы в приложениях "Учет затрат" и "Технико-экономическое планирование". Благодаря общей базе данных на СУБД Oracle они полностью интегрированы с бухгалтерским, производственным и складским учетом, а также с управлением финансами. Заложенная в систему настраиваемая модель производства поддерживает реализацию различных методик и отраслевых особенностей, а мощная СУБД и открытые интерфейсы взаимодействия обеспечивают расширяемость и длительность жизненного цикла.

На примере этого программного продукта познакомимся с организацией работ по управлению затратами с использованием информационной системы предприятия:

• в подсистеме управления затратами накапливается и в подсистеме управления затратами накапливается и поддерживается в актуальном состоянии нормативная база (спецификация изделий, нормы времени и нормы расхода материалов); данные для ее обновления в виде извещений об изменениях в электронном вида поступают из подсистемы технической подготовки производства или непосредственно из технологических САПР;
• по мере подготовки планов производства и производственных программ цехов и производственной подсистеме они становятся доступны и в подсистеме управления затратами; на их основе и с применением норм расхода и норм времени производится расчет прямых материальных и трудовых затрат на выпуск продукции в натуральных показателях;
• из подсистем бухгалтерского учета и управления договорами в управление затратами стекается информация о ценах на сырье и материалы; по результатам их анализа формируются плановые цены, затем с их использованием производится расчет прямых затрат производства; параллельно с основным производством и во многом аналогично производится расчет себестоимости услуг вспомогательных производств;
• из подсистем управления персоналом и финансами в управление затратами поступают сведения о фонде заработной платы и о бюджетах (сметах расходов) подразделений; на их основе формируются сметы накладных расходов; с помощью заранее описанных правил распределения накладные расходы относятся на подразделения и виды продукции;
• полученные элементы затрат группируются в постатейном или поэлементном разрезе и отображаются в виде плановых калькуляций; при этом возможно формирование нескольких вариантов расчетов: для разных объемов производства, номенклатуры выпуска, уровней входных цен;
• далее наступает черед учета фактических затрат производства: в подсистеме складского учета фиксируется и передается в управление затратами отпуск сырья и материалов в производство; в бухгалтерской подсистеме производится расчет цен их списания, там же фиксируются фактические накладные расходы; в производственной подсистеме накапливаются данные о фактическом выпуске продукции;
• накопление фактических затрат в системе в течение всего периода позволяет по его завершении не тратить время на отработку всех накопленных за месяц первичных документов и отчетов о движении материалов, а сразу перейти к автоматизированному разнесению счетов вспомогательного производства, цеховых и общехозяйственных расходов с помощью заранее настроенных правил и последовательностей распределения;
• сформировав с помощью специальных средств заключительные проводки по счетам основного производства и готовой продукции, далее в подсистеме управления затратами можно получить всю необходимую отчетность - журналы-ордера и ведомости к ним, фактические калькуляции и т. п.;
• наконец, заключительный этап - анализ затрат: получив данные о фактических затратах и рассчитав нормативную себестоимость фактического выпуска продукции, можно провести сопоставление плана и факта, рассчитать величины отклонений по ценам и объемам, получить и оценить уровни рентабельности, ресурсоемкости и других экономических показателей; отобразить все это в виде отчетов и диаграмм.

Даже такая весьма упрощенная картина наглядно демонстрирует высказанную ранее необходимость информационного взаимодействия всех подсистем информационной структуры предприятия при решении задач управления затратами.