1.4. Организация синтетического и аналитического учета задолженности

В современных условиях форма бухгалтерского учета как определенная система регистров бухгалтерского учета, порядка и способа регистрации и обобщения информации в них выбирается предприятием самостоятельно с соблюдением единых принципов бухгалтерского учета и с учетом особенностей своей деятельности и технологии обработки учетных данных.

Дебиторская задолженность за товары, работы, услуги возникает, когда предприятие реализует товары в кредит, т. е. с отсрочкой платежа.

Реализованной продукцией предприятия считается продукция (товары, работы, услуги), за которую покупателю (заказчику) предъявлены расчетные документы. Предъявленными расчетными документами (покупателю, заказчику) считаются документы с момента подачи их в учреждения банка (при условии осуществления расчетных операций через учреждения банка), или передачи покупателю (заказчику) в соответствии с условиями, предусмотренными договором (контрактом), т.е. без участия учреждений банков.

Если покупатель (заказчик) по условиям договора получает продукцию непосредственно на предприятии-изготовителе, то такая продукция считается реализованной после выдачи и соответствующего оформления документами и предъявления покупателю-заказчику расчетных документов.

Реализованной считается также продукция, за которую предприятие-продавец получило оплату или авансовые платежи.

Как уже было сказано, дебиторская задолженность за товары, работы, услуги возникает, когда предприятие реализует товары в кредит, т. е. с отсрочкой платежа.

Определение условий кредита и отправки. Администрация разрабатывает процедуру, определяющую размер кредита для покупателей; соответствующим образом дает об этом информацию, периодически повторяя ее, и затем контролирует ее выполнение.

На некоторых предприятиях, применяющих организацию труда вручную, заказы покупателей перед регистрацией направляют в отдел кредита, на других — санкция на кредит дается после регистрации заказов. Процедура определения рамок кредита, прочих условий и установления цен у каждой компании своя, но в большинстве отделов кредита практика аналогична. Заказы от постоянных, надежных покупателей выполняются автоматически, если только не превышены установленные размеры кредита. Периодически отдел кредита удостоверяется через публикуемые источники или посредством запроса финансового отчета, что финансовое положение покупателей не ухудшилось. Таким же образом удостоверяется и кредитоспособность новых покупателей. Многие компании устанавливают минимальную цифру, прежде чем расширить кредит и выписать кредитный чек. В любом случае санкция на кредит обычно дается в письменном виде главой кредитного отдела или другим ответственным лицом.

Там, где процесс определения условий кредита компьютеризован, ввод торговых заказов сопровождается информацией о надежности покупателей, чтобы выявить соответствие требований ранее установленным размерам кредита, прочим условиям, а также устанавливаемым ценам. Если заказ превышает лимит покупателя, или данный покупатель вообще не содержится в досье, или если согласно условиям цена не укладывается в допустимые рамки, транспортная накладная или производственный заказ не будут составлены, и заказ не получит дальнейшего хода. Вместо этого будет составлен отдельный отчет ответственным лицом. В некоторых системах компьютер, кроме того, сопоставляет также торговые заказы с основной инвентарной картотекой, чтобы убедиться в том, что нужный товар имеется в наличии, и дать дальнейший ход заказу.

После того как получены все необходимые разрешения, решается вопрос об отправке товаров или заявке на их производство. При компьютеризации в случае наличия готового товара транспортная накладная выписывается автоматически. При организации труда вручную разрешение может быть получено письменно на бланке торгового заказа или на транспортной накладной. Этот процесс обычно контролируется и при компьютеризации работы включает контроль за первичным вводом и внесением изменений в установленные размеры кредита, условия и торговые цены.

Подтверждение заказов. Неточно понятые или утерянные заказы могут вызвать неудовольствие покупателя и потерю доходов. Чтобы избежать ошибок или недопонимания, многие компании подтверждают заказы у покупателя: просто телефонным звонком, пересылкой покупателю копии бланка торгового заказа или специального бланка-подтверждения. На многих предприятиях значительные затраты на изменение или отмену заказа после его выполнения доказывают необходимость процедуры подтверждения. В других же компаниях время выполнения заказа настолько мало, что подтверждение заказов практически невозможно.

Выполнение заказов по отправке товаров. Выполнение заказа на товары обычно проходит следующие этапы: заявку, упаковку и отправку. Инструкции по всем этим этапам могут быть даны на одном или на нескольких бланках, оформлены они могут быть от руки или напечатаны на принтере. Если в процессе выполнения заказа требуется значительная работа, например изготовление товара согласно спецификациям покупателя, возможна поэтапная подготовка инструкции. Для товаров, изготавливаемых по специальному заказу покупателя, могут быть разработаны рабочие заявки и подготовлен ряд дополнительных рабочих заявок. В других случаях заказ покупателя может быть выполнен из запаса готовых товаров, имеющихся в наличии, посредством производственного заказа на заводе или заказа у поставщиков. В таких случаях транспортные накладные обычно сверяют с основной инвентарной картотекой с целью определения наличия товара для выполнения заказа; такая сверка может быть произведена и ранее, при получении заказа.

В некоторых организациях копия санкционированного торгового заказа или транспортной накладной используется различными отделами, непосредственно вовлеченными в процесс отправки, а также для сопровождения самих грузов. В других организациях выписывается сортировочный лист (возможно на компьютере), который используется складом или производственным отделом для отбора и подготовки товаров к отправке. Отдел отправки может использовать документы по упаковке или отправке товаров в качестве подтверждающих (оправдательных) документов. Какая бы форма ни использовалась для регистрации отправки, в ней указываются количество отправленного товара, инициалы различных людей, ответственных за процесс отправки, и дата исполнения. В каждом отделе должно быть достаточное количество копий документа, чтобы уведомить другие смежные отделы о своих действиях и сохранить в собственном досье доказательство выполнения работы.

Завершение отправки (регистрация всех отправленных грузов) может быть подтверждено записью в хронологическом порядке транспортных накладных или заранее пронумерованных накладных. Отдельный отчет с перечислением просроченных заказов на отправку поможет выявить санкционированные заказы, еще не отмеченные в качестве отправленных. При компьютеризации выполненные заказы на отправку обычно сверяют с открытым файлом заказов, чтобы удостовериться, что данные об отправке, введенные в файл торговых операций (и в основную инвентарную картотеку), включают сведения о количестве отправленного товара. При организации труда вручную может использоваться папка-регистратор; если процесс отправки предполагает ряд этапов, такая папка более предпочтительна, поскольку обеспечивает свободный доступ к информации о незаконченных операциях. Во многих случаях полезно подготовить и частично заполнить счет-фактуру как часть рабочих инструкций. Иногда счет-фактура не выписывается до полного завершения процесса упаковки и отправки; тогда основным документом служит копия транспортной накладной. В любом случае методика контроля заключается в периодической сверке пометок о выполнении своей работы каждым отделом с материалам! папки для выявления и рассмотрения незавершенных операций.

Регистрация отправки товаров. Регистрация грузов обычно является первоначальным пунктом при регистрации торговых операций для отчетности. В компьютеризированной системе ввод данных о выполнении заказов на отправку в файл торговых операций автоматически приводит к выписке счета-фактуры. Контрольная процедура сверки выполненных заказов об отправке с открытым файлом заказов, как сказано ранее, и процедура ввода данных о выполнении заказов об отправке только при наличии соответствующей документации (например, транспортной накладной или квитанции с подписью и датой) направлены на обеспечение полной и точной регистрации счетов дебиторов. При организации труда вручную счета подписывает ответственное лицо, которое удостоверяется в том, что необходимая документация, например торговые заказы, транспортные накладные или квитанции существуют и находятся в полном порядке.

Типичной методикой контроля, позволяющей обеспечить полное завершение зарегистрированных торговых операций, является периодическая отчетность по предварительно пронумерованным документам об отправке и торговым счетам-фактурам с рассмотрением спорных моментов лицом, не занимающимся функциями отправки или составления счетов-фактур. Многие компьютеризированные системы выдают отчеты "об отсутствии" или отдельные отчеты, например открытые транспортные накладные или номера недостающих накладных, что также используется для учета. Также могут использоваться совокупные итоги, например общая цифра отправленного товара и общая цифра поставленного товара. Независимо от системы организации труда процесс изучения и сделанные выводы документируются и периодически контролируются администрацией.

Завершающим этапом торговой операции является подведение итогов в Главной книге и составление списка счетов дебиторов. При компьютеризации возможна процедура сверки, обеспечивающая полноту и точность подведения итогов в случае, если синтетический и аналитический учет ведется отдельно. Необходимо также обеспечить, чтобы синтетический счет дебиторской задолженности и список счетов дебиторов соответствовали друг другу в период между процедурами подведения итогов. Широко применяемая процедура контроля файла заключается в периодическом сравнении детализированного списка с синтетическим счетом в Главной книге лицом, не занимающимся счетами-фактурами и денежными поступлениями.

До введения национальных стандартов бухгалтерского учета отражение реализации продукции осуществлялось на счете 46 “Реализация”, по дебету которого отражалась себестоимость реализованной продукции, налог на добавленную стоимость, акцизный сбор, внепроизводственные расходы, т.е. – полная себестоимость реализованной продукции (работ, услуг). По кредиту счета 46 отражалась сумма (по методу начисления) отгруженной готовой продукции (работ, услуг) или прочая сумма эквивалента суммы продажи (вексель, долговое обязательство).

Переход на определение результатов реализации по методу начисления приближает применяемую на Украине систему учета и статистики к общепризнанной в международной практике.

Таким образом, реализованной продукцией (работами, услугами) считается продажная стоимость отгруженной продукции (выполненных работ, услуг), определенная в оформленных как основание для расчетов с покупателями и заказчиками документах, или продажная стоимость отгруженной продукции (выполненных работ, услуг), зачисленная как платеж на счета предприятия в учреждениях банков.