Open Plan - система, предлагающая решение по управлению проектами масшатаба корпорации. Open Plan, в отличии от непрофессиональных пакетов календарного планирования, предлагает богатые возможности по ресурсному и финансовому анализу, организации мультипроектной и многопользовательской работы. Система позволяет применять встроенные функции с учетом особенностей корпоративных процедур планирования и управления.

Система Open Plan включает средства разработки модели проекта и анализа комплекса работ проекта по методу критического пути, гибкие средства ресурсного планирования, средства расчета, контроля и анализа затрат по проекту на основе фактической выработки, анализ рисков по методу Монте-Карло. Архитектура системы позволяет в сравнительно небольшие сроки осуществить разработку и поддержку единой системы управления проектами в корпорации.

Разработка комплекса работ

Структуризация проекта - одна из ключевых идей концепции управления проектами, обеспечивающая иерархическое разбиение проекта на компоненты, более легко поддающиеся планированию и контролю. Применение иерархической системы кодов для работ в проектах Open Plan позволяет получать отчеты в желаемых разрезах. Система кодов может быть построена на базе произвольной классификации, например, структура затрат, направления деятельности, иерархическая структура предприятия или любая другая классификация, для которой возможно задать иерархию. Благодаря назначению кодов различным элементам проекта на основании заданной иерархической структуры достигается суммирование данных проекта на соответствующем уровне для получения отчетов, отражающих информацию в желаемом разрезе.

Open Plan предоставляет гибкие возможности описания характеристик работ, на основании которых рассчитываются даты начала и окончания работ. В системе предусмотрены все стандартные возможности создания логической структуры проекта, включая любые типы связей между задачами и задание внешних ограничений на сроки выполнения работ.

Управление ресурсами

Одним из основных отличий системы являются мощные средства ресурсного планирования, которые позволяют значительно облегчить задачу нахождения наиболее эффективного распределения ресурсов и составления их рабочего расписания.

Развитые средства ресурсного планирования Open Plan позволяют корректно управлять всеми видами ресурсов: людьми, оборудованием, материалами, финансами. Open Plan позволяет создавать иерархическую структуру ресурсов, назначать им квалификации, описывать изменения в доступности и стоимости во времени. Выполняется автоматический поиск оптимального с точки зрения загрузки ресурса назначения на задачу по указанному пользователем критерию. В параметры ресурса включено описание доступности ресурса, стоимости за единицу (которая может меняться во времени), квалификаций и другие характеристики. Изменение стоимости ресурсов отражается на затратах проекта. Open Plan позволяет рассчитать "экономное" расписание реализации проекта с учетом изменения стоимостей ресурсов. При назначении ресурсов на работы можно указывать не конкретного исполнителя, а требуемые квалификации. Open Plan автоматически выберет ресурсы, обладающие необходимой квалификацией и наименее загруженные в данный период.

При назначении ресурсов на работу есть два способа описать расходование ресурсов: задать количество ресурсов, используемых за день работы задать общее количество ресурсов на время работы, определив характер функции потребления.
Ресурс может быть назначен не на весь срок работы, а на ограниченный срок, начиная с указанного дня от начала работы. При назначении ресурса на работу есть возможность задать альтернативный ресурс, который в случае недоступности первоначально назначенного ресурса предлагается использовать.

Целью ресурсного планирования является составление расписания проекта, в котором учтены как длительности, целевые даты и логические связи работ, так и ограниченная доступность ресурсов, требуемых для их выполнения. В отличие от других пакетов Open Plan позволяет проводить анализ и перепланирование не только для людей и оборудования, но и для материалов.

Open Plan предусматривает два базовых метода для вычисления дат при ресурсном планировании:

• планирование при ограниченном времени;
• планирование при ограниченных ресурсах.

Анализ рисков

Встроенные в Open Plan аналитические инструменты, базирующиеся на методе Монте-Карло, позволяют определить возможные риски в оценке длительности отдельных работ, этапов и всего проекта. Таким образом оценивается вероятность выполнения проекта в заданные сроки и, как последствие, превышение бюджета и другие негативные последствия. Анализ рисков в Open Plan реализуется следующими средствами:

• Процедуры ввода оптимистических и пессимистических оценок параметров для избранных или всех работ проекта
• Выполнение анализа рисков по методу Монте-Карло для определения вероятностей завершения работ проекта в определенные сроки
• Предоставление отчетов, которые используются для анализа влияния неопределенностей на реализацию проекта

Мультипроектный анализ и структуризация проектов

Работа в многопроектном режиме предоставляет пользователям средства для объединения проектов организации в единое целое, составления общего расписания, согласования деятельности различных подразделений и организаций, участвующих в реализации проектов.

Объединение проектов, таким образом, служит двум целям: во-первых, можно проводить планирование ресурсов для проектов, использующих одни и те же ресурсы; во-вторых, есть возможность обеспечить среду для интегрированного управления большими комплексными проектами, разбитыми на подпроекты. Во втором случае у каждого подпроекта может быть свой файл ресурсов.

Документирование проекта согласно корпоративным стандартам

Отчеты по проектам в Open Plan могут представляться в следующих форматах:

• Диаграммы Гантта - комплексное представление, состоящее из области собственно диаграммы Гантта, таблицы и гистограмм потребления ресурсов/финансов.
• Сетевые диаграммы - логическая диаграмма работ и связей проекта.
• Таблицы - отображение свойств работ проекта, ресурсов в табличном формате.
• Гистограммы - представление информации о риске или ресурсах/затратах в графической форме.

"Директор Управления Проектами"

Встроенное средство "Директор Управления Проектами" позволяет использовать Open Plan для автоматизации сбора и распределения относящихся к проекту форм предоставления информации. Использование "Директора" позволяет настроить стандартные процедуры планирования и контроля.

С системой поставляется набор шаблонов процессов, разработанных на основе опубликованных исследований Комитета по Стандартам Института по Управлению Проектами (Project Management Institute (PMI) Standards Committee). Пользователь также имеет возможность создавать собственные процессы.

Использование профессиональной и настольной версии Open Plan на разных уровнях управления в организации

Open Plan выпускается в двух вариантах: профессиональный (Open Plan Professional) и настольный (Open Plan Desktop). И профессиональная, и настольная версии Open Plan включают в себя полный комплект функций по управлению проектами. Однако две версии системы были созданы с рядом различий для обеспечения оптимального функционирования системы в режиме архитектуры клиент/сервер и настроенные на разный уровень пользователей.

Пользователи Open Plan Desktop получают в распоряжение все средства для создания проектов, управления ими в процессе реализации, отчетности, но не имеют доступ к ряду процедур настройки, таким образом, они могут использовать в своей работе все мощные средства, предоставляемые системой, но без излишних усложнений.

В Open Plan Professional имеются следующие функции, не предусмотренные в настольной версии:

• Создание пользовательских отчетов
• Спецификация полей пользователя и нелинейных календарей отчетности
• Создание и настройка процедур "Директора управления проектами"
• Возможности работы в многопроектном режиме

В рамках организации управления проектами на предприятии целесообразно пользоваться большим количеством настольных и меньшим профессиональных версий Open Plan. Обладатели настольных версий смогут применять настройки, разработанные для них в профессиональной версии. Пользователи профессиональных версий могут собирать в объединяющих проектах данные из проектов, созданных на более низких уровнях управления в организации.

Программное обеспечение Welcom можно настроить на работу с разнообразными базами данных. Open Plan обладает прямым доступом к SQL базам данных. Пользователь может выбрать, в каком формате хранить данные по проектам (в собственном формате Open Plan, в форматах Oracle, SQL Server, Sybase, xBase). Spider - средство для просмотра и ввода данных по проекту Open Plan через Web-браузер. Применение данного инструмента позволит работать с проектом удаленным пользователям и тем, у кого на компьютере не установлена сама программа Open Plan.