В ходе принятия решений руководству предприятия необходимо оценить и сравнить все возможные варианты, прежде чем оно сможет принять взвешенное решение. На этом этапе выявляются негативные и позитивные стороны (как количественные, так и качественные) каждого варианта для определения практического эффекта каждого из них. Затем эти показатели сопоставляются, и наиболее подходящий вариант отбирается для осуществления.

"Анализ затрат и результатов" представляет собой процесс сопоставления затрат и выгод от возможного варианта. В тех случаях, когда существует более одного варианта, анализ затрат и результатов должен быть проведен в отношении каждого из них. Вариант, гарантирующий наибольшую выгоду или наименьшие затраты, и будет выбран руководством.

Фактически, анализ затрат и результатов включает рассмотрение количественных и качественных показателей затрат и суммарных выгод имеющихся вариантов решения. В этом разделе блока вы исследуете только количественный или денежный элемент анализа затрат и результатов. Основное правило, которому необходимо следовать в данном случае, заключается в том, что тот вариант, в результате которого достигается наибольшая выгода в денежном выражении или наименьшие денежные затраты, является вариантом, который следует выбрать при условии равнозначности всех других показателей. Качественные или "другие" применяемые факторы будут позже рассмотрены вами в этом блоке.

Вы удивитесь, узнав, что вам уже приходилось до этого использовать анализ затрат и результатов. Например, если у вас есть полис страхования жизни, то вы несомненно применяли анализ затрат и результатов. Перед тем как получить такой полис, вы сравнили расходы, связанные с полисом (т.е. ежемесячные взносы), и суммарные выгоды от него (т.е. крупная денежная сумма, выплачиваемая по истечении срока полиса). При рассмотрении выгод от страхового полиса, вы даже могли подсознательно сделать скидку на инфляцию и другие монетарные факторы. Так или иначе, полис страхования жизни следует брать, по вашему мнению, только в том случае, когда выгода превышает расходы. В этом и заключается анализ затрат и результатов.

Анализ затрат и результатов в управленческом учете имеет просто более четкую структуру, чем в вашей повседневной жизни. Одним из полезных результатов более структурного подхода является то, что он способствует учету всех затрат и всех суммарных выгод при проведении анализа. Пренебрежение любой из статей, относящихся к этому процессу, приведет к принятию неверного решения.

Естественно, что наиболее трудным аспектом данного анализа является выбор из всей информации, имеющейся у лица, принимающего решение, нужных затрат и выгод, соответствующих конкретному варианту.

Подход, выбранный для анализа затрат и результатов в управленческом учете, прост. Сначала вы исследуете всю имеющуюся в наличии информацию и устанавливаете суммарный результат и затраты, относящиеся к каждому из вариантов решения. Затем вы заносите эти данные в таблицу, в которой четко противопоставляются затраты и результаты. Теперь вам остается вычесть один показатель из другого, чтобы получить чистые затраты или выгоду варианта.

Затраты и результаты одного или нескольких вариантов приводятся в таблице в произвольной форме. Представляя соответствующую информацию, вы должны убедиться в том, что она доступна для понимания и что конечной целью является сравнение всех вариантов на одинаковой основе, что способствует простому выбору самого лучшего варианта.

В настоящее время Джон ездит на машине компании, эксплуатационные расходы на которую также оплачиваются его компанией. Единственными затратами Джона на автомобиль является счет на уплату подоходного налога в размере $2,000 в год, которые он платит за право пользоваться машиной, предоставленной бесплатно компанией.

Если бы Джон использовал свою собственную машину, он имел бы право требовать возмещения 40 пенсов за каждую пройденную в деловых поездках милю. По делам компании Джон ежегодно проезжает в среднем 5,700 миль. Если Джон будет пользоваться собственным автомобилем, то компания обеспечит его бесплатным бензином.

Используя анализ затрат и результатов, помогите Джону принять решение.

Чистая экономия составляет $180 в год.

* Мы вынуждены проводить анализ затрат и результатов за год, так как имеющаяся в наличии информация предоставлена только на этой основе.

** Если Джон приобретет свой собственный автомобиль, ему не надо будет платить подоходный налог в размере $2,000. Очевидно, что это говорит в пользу данного варианта.

*** Расходы по километражу, оплачиваемые предприятием, являются выгодными для этого варианта, поскольку они существенно снижают затраты Джона по пользованию своей собственной машиной.

Показанный выше анализ предполагает, что Джону следует скорее приобрести свой собственный автомобиль, чем пользоваться машиной, предоставленной компанией, так как в результате этого он получит чистую прибыль в размере $180 в год.

Экономия $180 говорит о том, что чистые затраты Джона на пользование собственной машиной составляют $1,820 (4,100 - 2,280) в год против $2,000 в год, которые он в настоящее время платит по счету на уплату налогов за автомобиль, предоставленный его работодателем.

Из этого упражнения вы могли сделать вывод, что самым трудным в анализе затрат и результатов является установление затрат и суммарных доходов от варианта, имеющих отношение к решению, из большого количества информации, предоставленной вам для принятия решения. То же самое случается обычно на практике! Если вас попросят собрать информацию для конкретного решения, которое необходимо принять, вы чаще всего обнаружите, что данные поступают из разных областей. Те, кто поставляет эту информацию, могут не иметь практического опыта в проведении анализа затрат и результатов или не быть в достаточной степени заинтересованными в представлении информации в таком виде, который позволял бы легко применять ее.

Умение тщательно анализировать длинные параграфы текстовой информации или данные в другой форме вы можете развить только на основе здравого смысла и, прежде всего, практических навыков.

Форма, используемая вами для сведения информации в таблицы, должна выбираться с учетом принимаемого решения или способа представления данных. Например, в предыдущем задании мы установили чистую прибыль для Джона в случае использования своего собственного автомобиля. Если бы здесь имелось более двух вариантов решения, то для лучшей наглядности следовало бы показать чистые затраты для каждого варианта и сравнить результаты.

Заключительный момент, о котором вы должны помнить при анализе затрат и результатов, состоит в том, что перед вами может встать проблема, включающая подобный анализ, но он может быть описан по-другому. Анализ затрат и результатов подходит в тех случаях, когда вас просят оценить или сравнить, или рассчитать результат для различных вариантов. Единственная разница в описании анализа состоит в представлении результатов.