Для того чтобы правильно выстроить взаимоотношения с клиентами, необходимо постоянно контролировать текущее состояние взаиморасчетов и отслеживать тенденции их изменения в средне- и долгосрочной перспективе. При этом контроль должен быть дифференцирован по отношению к различным группам клиентов, каналам сбыта, регионам и формам договорных отношений. На примере конфигурации «Управление торговлей» системы программ «1С:Предприятие 8.0» рассмотрим основные механизмы поддержки принятия решений по управлению дебиторской задолженностью.
Текущее состояние взаиморасчетов
Для анализа текущего состояния взаиморасчетов с клиентами в конфигурации «Управление торговлей» можно использовать имеющиеся в ней отчеты. Например, с помощью «Отчета по клиентам» можно получить сведения о состоянии взаимных задолженностей с различной степенью детализации: в целом, по отдельным сделкам или расчетным документам.
По данным отчета «Анализ заказов» можно получить исчерпывающую информацию по состоянию каждого конкретного заказа: сколько отгружено, оплачено, осталось отгрузить и оплатить. Эти отчеты являются инструментами менеджеров. Для представления руководству оперативной информации о важнейших показателях в сводном виде, характеризующих состояние предприятия, в том числе и состояние взаиморасчетов, предназначен отчет «Рапорт руководителя», который может автоматически формироваться несколько раз за день и рассылаться по электронной почте или печататься и доставляться руководителям курьерами.
При организации контроля взаимных задолженностей удобно пользоваться классификацией клиентов по степени их важности. Для этого часто применяется так называемый ABC-анализ, позволяющий разбить клиентов на три группы. В первую группу выделяются наиболее важные клиенты, приносящие основную часть выручки (прибыли). Ко второй группе относят тех клиентов, закупки которых относительно невелики, но достаточно стабильны и приносят пусть и небольшую, но все же значимую часть выручки. И, наконец, в третью группу выделяют тех клиентов, которые осуществляют незначительные или разовые закупки.
В конфигурацию «Управление торговлей» встроены специальные отчеты для проведения АВС-анализа покупателей. По результатам его проведения программа автоматически расставляет метки «важности» клиентов. Разделение клиентов на группы может быть использовано как ориентир для организации контроля взаиморасчетов с ними, а также для принятия решений по дифференциации предоставляемых клиентам скидок, максимальным размерам кредита, проценту необходимой предоплаты, установке специальных бонусов и т.д.
За счет классификации контрагентов по степени их важности, а также исходя из других особенностей организации взаимоотношений с ними, средствами программы можно контролировать взаиморасчеты с различной степенью детализации: по договору в целом, в разрезе отдельных заказов конкретного договора или по каждому расчетному документу. Это позволяет дифференцированно подходить к взаимоотношениям с конкретными клиентами и контролю взаимных задолженностей.
Анализ тенденций изменения
Помимо контроля текущего состояния взаиморасчетов с клиентами необходимо отслеживать тенденции их изменения. В этой связи прежде всего стоит обратить внимание на недавно встроенный в конфигурацию «Управление торговлей» отчет «Дебиторская задолженность - по интервалам». Он позволяет сгруппировать «дебиторку» контрагентов по срокам возникновения задолженностей. Длительности интервалов для классификации сроков задолженностей определяются в днях и могут произвольно задаваться пользователем. Например, не более 5 дней, от 5 до 15 дней и т.д. По выводимым в отчете данным можно своевременно выявлять тех клиентов, которые постоянно числятся в должниках, задерживая оплату и нарушая условия договоров. Это позволяет более жестко контролировать состояние взаиморасчетов с ними, применять штрафные санкции и т.д.
Средствами конфигурации можно производить также анализ тенденций изменения взаимоотношений с отдельными клиентами. Для этого используются реализованные в ней инструменты проведения XYZ-анализа, предназначенного для классификации клиентов по стабильности осуществляемых ими закупок, то есть по значению коэффициента вариации выбранного показателя (выручка, прибыль, количество покупок и др.) за определенный период времени. С помощью XYZ-анализа можно отслеживать динамику перемещения клиентов из одной категории в другую. Изменение стабильности закупок тем или иным клиентом может дать также дополнительную информацию для понимания причин увеличения сумм задолженностей и их распределения во времени.
Анализ состояния взаиморасчетов и тенденций их изменения средствами конфигурации «Управление торговлей» можно производить не только в разрезе клиентов, но и в других разрезах, например, по регионам, каналам сбыта, формам договорных отношений и т.д. Благодаря такому анализу можно сделать выводы об эффективности конкретных форм взаимоотношений с клиентами и партнерами по бизнесу, и на основе результатов анализа принимать перспективные решения по организации контроля и управления взаиморасчетами при осуществлении торговых операций по различным каналам, регионам и формам договорных отношений.
Таким образом, реализованные в конфигурации «Управление торговлей» системы программ «1С:Предприятие 8.0» механизмы дают пользователю все необходимые инструменты как для текущего контроля взаиморасчетов с клиентами, так и для управления задолженностью в средне- и долгосрочной перспективе.