УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ В ERP-СИСТЕМАХ

к.т.н. Пронина В.А., Яскина Е.П.

Институт проблем управления им. В.А. Трапезникова РАН

Матушкин М.Б.

Центр региональных геолого-геофизических и экологических исследований

Современные ERP-системы [1] предназначены для автоматизации управления предприятием. При этом решаются задачи управления финансами, запасами, планированием, производством, сбытом, снабжением, техническим обслуживанием. Цель системы управления запасами состоит в поддержании запасаемых изделий в количествах, необходимых для удовлетворения коммерческих потребностей предприятия. Управление запасами в ERP-системах позволяет наладить полный контроль за складами и товарно-материальными ценностями (ТМЦ).

Примером КИС типа ERP является система Renaissance фирмы ROSS с максимальным рейтингом функциональности среди подобных систем (по оценкам Garther Group), которая насчитывает более 3400 внедрений за рубежом и лишь несколько - в России [2].

Модуль "Управление запасами" системы Renaissance фирмы ROSS предоставляет мощные общекорпоративные средства для получения в режиме реального времени информации о состоянии и потребностях запасов любого вида, включая сырье, полуфабрикаты, готовые изделия, запасные части оборудования, инструменты и расходные материалы, которые имеются в наличии, заказаны, находятся в пути, размещены, доступны или недоступны. Система обеспечивает отображение информации, строгий учет и контроль одинаковых ресурсов, хранящихся в разных местах.

Основными функциями модуля управления запасами в системе Renaissance фирмы ROSS:

· управление складами

· контроль и отслеживание партий товаров, а также серийных номеров ресурсов и расходных материалов

· поддержка различных методов оценки запасов: включая по факту, стандартный, FIFO (первым прибыл - первым обслужен), LIFO (последним прибыл - первым обслужен) и средневзвешенный

· статистическое управление запасами (SIC - statistical inventory control)

· применение ABC-классификации изделий

Управление складами

Система поддерживает высокую степень структурированности запасов.Склады обычно имеют несколько секций - приспособлений, используемых для хранения ТМЦ. Примерами секций являются отделения, ячейки, стеллажи, пространство пола и стеллажи для поддонов. Место расположения секции идентифицирует позицию товара на складе. Система поддерживает работу со многими складами, в том числе с расположенными в разных местах. Управление разделенными на секции складами позволяет быстро и эффективно производить прием и отпуск товаров на склад и со склада, что снижает затраты на эти операции.

Емкость секций можно ограничивать по определенному весу, объему или количеству товара. Кроме того, секции можно ограничивать товаром, группой товаров или сочетанием товара и даты истечения срока годности. Первый товар, хранящийся в секции, определяет, какие другие компоненты можно разместить в той же самой секции.

В таких ситуациях, как поломка стеллажа, повреждение запасов и проведение инвентаризации, пометить место хранения как приостановленное. Приостановка секции предотвращает помещение компонентов в эту секцию и выдачу запасов из этой секции.

В разбитых на секции складах предоставляется возможность работы с единицами транспортировки и хранения материалов (ТХМ), примерами которых являются бочки, поддоны, мешки, ящики, коробки. Поддерживается два типа ТХМ - постоянные и переменные. Емкость секции может ограничиваться ТХМ.

Если склад разделен на секции, можно установить для него зоны с одним или несколькими местами хранения для каждой зоны. Зоны являются физическими областями на складе, такими, как области сортировки, контроля качества и карантина.

Запасы могут размещаться на складе автоматически системой или вручную пользователем.

Система Renaissance позволяет определять более одной единицы измерения для одного продукта.

Управление складами системы Renaissance обеспечивает следующие функции:

· выполнение запросов на поиск склада и места для всех типов хранилищ

· точное и своевременное выполнение заказов, сортируя и упорядочивая извлечение в соответствии с заданными пользователем критериями, такими как номер заказа, расположение, зона хранения и метод извлечения

· предоставление полных инструкций по извлечению

· проверку степени заполнения резервуаров-накопителей, контейнеров, ящиков и поддонов, основных и вспомогательных мест хранения с доступными запасами

· широкий выбор средств анализа, выполнения запросов и формирования отчетов, которые позволяют последить за доступностью и использованием складских площадей по зонам и секциям

· поддержку различных состояний запасов - в наличии, в контроле качества, в карантине и определяемых пользователем

Контроль и отслеживание партий

Одновременно производимая продукция с одними и теми же характеристиками считается продукцией одной партии. Примером партии может служить однодневный выпуск продукта, которому изготовитель назначает уникальный номер партии, отличающий этот продукт от произведенного в любой другой день. Управление партиями в системе Renaissance предоставляет возможность отслеживать продукцию с одинаковыми характеристиками. Например, может отслеживаться истечение срока годности продукции, серийный номер и пр.

Партии можно обозначить как пополняемые или непополняемые. Для пополняемой партии поддерживается один и тот же номер на протяжении всего времени. Когда ассортимент в партии исчерпывается, она снова пополняется. Для непополняемой партии каждой последующей произведенной серии назначается новый номер партии, чтобы партии можно было отследить. Определение партий как пополняемых полезно, когда партии используются прежде всего для выделения типов продуктов. Обозначение партий как непополняемых более предпочтительно для изготовителей.

В системе Renaissance для отслеживания партии применяется множество параметров: характеристики (текстовая или числовая), спецификации, даты окончания срока годности, повторного тестирования и др. Примерами характеристик являются цвет, толщина, марка, процентное содержание жира и пр. К отдельному продукту можно применять множество характеристик. Спецификации определяют предел или диапазон для характеристики партии (минимальных и максимальных значений).

Кроме того, партию могут определять следующие параметры:

· количество дней срока хранения

· число дней до повторного тестирования продукта для определения, должен ли быть продлен срок хранения

· стадия или несколько стадий, на которых информация о партии используется (если товар относится к партии, необходимо определить, по крайней мере, одну стадию процесса - продаж, отгрузки, получения и пр.)

· возможность существования партии в нескольких состояниях в одно и то же время (например, одна часть партии может существовать на контроле качества, в то время как оставшаяся часть определяется как имеющаяся в наличии)

Методы оценки запасов

Система Renaissance поддерживает различные методы оценки запасов: фактическая стоимость, стандартная стоимость, средневзвешенная стоимость, FIFO, LIFO.

Фактическая стоимость предполагает, что стоимость каждой партии записывается в справочник партии при его поступлении и используется точная стоимость, когда запас выдается. В этом случае запасы оцениваются как фактические, и не требуются никакие счета корректировки.

Стандартная стоимость предполагает, что все запасы в складе содержатся по стандартной стоимости. Любое отклонение между стандартной и фактической стоимостями записывается в системе на счет стандартного отклонения стоимости.

Средневзвешенная стоимость предполагает, что все запасы хранятся по средней стоимости. В системе осуществляется перерасчет средней стоимости автоматически каждый раз, когда баланс запасов увеличивается в результате продаж, производства или других процессов. Система всегда вычисляет стоимость товара, удаленного из запасов, используя текущую средневзвешенную стоимость. Разница между значением, по которому товары получаются и распределяются в запасы, и фактической стоимостью записывается на счет отклонения от нормативных затрат. Вычисления средневзвешенной стоимости иногда приводят к ошибкам округления, которые система относит на счет корректировки WAC.

Метод FIFO (First In, First Out) устанавливает стоимости продаж, используя самую старую стоимость. Например, партии 1, 2 и 3 содержат компонент A. Сначала партия 1 закуплена по $2 за изделие, затем партия 2 - по $3 за изделие и наконец партия 3 - по $4 за изделие. Когда запасы для компонента A уменьшаются, согласно методу FIFO, стоимости продаж первыми должны быть назначены из партии 1, затем из 2 и в конце из партии 3. Если партия 1 содержит 20 изделий, партия 2 содержит 40 изделий и партия 3 содержит 30 изделий, продажа 85 изделий компонента A при использовании метода FIFO означает продажу системой 20 изделий по $2 (партии 1), 40 изделий по $3 ( партии 2) и 25 изделий по $4 (партии 3).

Метод LIFO (Last In, First Out) устанавливает стоимости продаж, используя самую последнюю стоимость товара. Например, партии 1, 2 и 3 содержат компонент A. Сначала партия 1 закуплена по $2 за изделие, затем партия 2 - по $3 за изделие и наконец партия 3 - по $4 за изделие.. Когда запасы для компонента A уменьшаются, согласно методу LIFO первыми должны приниматься стоимости продаж партии 3, затем партии 2 и в конце партии 1. Если партия 3 содержит 30 изделий, партия 2 содержит 40 изделий и партия 1 содержит 20 изделий, продажа 85 изделий компонента A при использовании метода LIFO приведет к продаже системой 30 изделий по $4 каждое (партии 3), 40 изделий по $3 каждое (партии 2) и 15 изделий по $2 каждое (партии 1).

Статистическое управление запасами

Статистическое управление запасами (SIC) использует следующие понятия:

· точка заказа - количество складских запасов, при достижении которого необходимо сделать очередной заказ поставщику

· максимальный уровень - количество запасов, при достижении которого запасы не следует увеличивать

· страховой запас - количество запасов, гарантирующее ритмичный производственный процесс

· экономический заказ (EOQ - Economic Order Quantity) - оптимальное количество изделий одного наименования, которые следует закупить или произвести за один раз

EOQ - математический расчет, который принимает во внимание текущие затраты, издержки заказа и издержки хранения для определения наиболее экономичных количеств заказа для хранящейся на складе продукции.

Основная формула для вычисления EOQ:

d - ежегодная потребность на данное изделие;

f - расходы по заказу;

i - расходы по хранению запасов на ед./год как процент от суммы инвестиций.

Когда уровень запасов опускается ниже точки заказа, система выдает рекомендации для пополнения запасов, которое может быть произведено одним из следующих возможных методов заказа:

1. экономический заказ

2. фиксированное количество заказа

3. пополнение до максимального уровня

На рисунке показано, как будут отличаться "профили запасов" при использовании второго и третьего методов заказа. Видно, что метод пополнения до максимального уровня требует больших затрат, чем метод пополнения при фиксированном объеме.

Применение ABC-классификации

Классификация ABC изделий в порядке убывания годового объема потребления в денежном выражении или по другим критериям основана на теории , что к классу А относятся изделия, количество которых составляет 10 - 20% от общего объема и на которые приходится 50 - 70% объема потребления. К классу В относится около 20% изделий, на которые приходится около 20% объема потребления. К классу С относится 60 - 70% изделий и 10- 30% объема потребления.

Использование классификация ABC в ERP-системах улучшает эффективность учета запаса (т.к. учет продукции, классифицированной как А, происходит в системе чаще, чем продукции , классифицированной как B или С, что позволяет добиться существенной экономии времени и денег за счет менее жесткого контроля над движением изделий класса С по сравнению с изделиями класса А) и позволяет привязать наличные средства предприятия к продукции с высоким товарооборотом.

В системе Renaissance классы устанавливаются для каждого продукта в справочнике продуктов и могут обновляться вручную или автоматически. Когда производится автоматическое обновление классов для выбранного склада, система учитывает транзакции, выполненные для каждого продукта на складе, и переназначает классы согласно проценту распределения, установленному для склада в справочнике параметров управления складом.

Например, склад содержит два продукта: продукт Р1 и продукт Р2. Продукту Р1 назначен класс A, а продукту Р2 - класс B. Эти начальные классы определяются значением последних продаж для продуктов. Однако, когда выполняется процедура обновления классов для склада в следующий раз и система определяет, что значение продаж для продукта Р2 намного превзошло значение продаж для продукта Р1, тогда система классифицирует продукт Р2 как A и продукт Р2 - как B.

Система Renaissance может взаимодействовать с системами управления складированием, предоставляя пользователям возможность строить еще более функциональные решения. Системы радиообмена информацией с установленными на грузовых тележках приемопередатчиками могут использоваться в сочетании с системой управления порядком извлечения, помещения на склад приобретенных и произведенных продуктов, а также с учетом требований к хранению. Используя средства управления очередями заданий, можно реализовать собственные алгоритмы определения порядка извлечения. Возможности определения кратчайшего маршрута и планирование загрузки транспорта - два важнейших преимущества подобных решений. Полнофункциональные средства формирования отчетов, например об относительной занятости площадей и интенсивности перемещений за определенный период, позволяют осуществить анализ рентабельности, отобразить статистику извлечений и уровень интенсивности по типам перемещений - вот лишь некоторые из доступных возможностей.

Литература:

1. Колесников С.Н. Стратегия бизнеса.- М.: "СТАТУС-КВО", 2000.

2. Гайфуллин Б.Н., Обухов И.А. Автоматизированные системы управления предприятиями стандарта ERP/MRPII.- M.: Богородский печатник, 2000.