1. Характеристика объекта компьютеризации
1.1. Общие сведения
     Основным туристическим продуктом является комплексное обслуживание,- стандартный набор услуг, продаваемый туристам в одном пакете.
     При оформлении тура и его пакета существуют два варианта работы с туристами:
-  реализация заказных туров;
-  реализация инклюзивных туров.
     Заказной тур - формирование программы и комплектование состава услуг по желанию и при непосредственном участии туриста.
     Инклюзивный тур - с жестким, заранее спланированным набором услуг, сориентированным на определенный вид отдыха или туризма, на специальный класс туристов и их возраст.
     К организаторам туризма относятся два вида предприятий сферы услуг, работающие при турфирме Тур- «Иордания»: туроператор и турагентство, которые не оказывают самих туристских услуг, а лишь осуществляю посреднические функции между потребителем и непосредственными производителями услуг.
     Туроператор - создает или проектирует туристский продукт и реализует его с помощью турагентства. Туроператор формирует тур соответственно срокам, стоимости и качества, заключает договора на предоставление услуг и работ, занимается бронированием и резервированием.
     Продажу туров собственно потребителю-туристу осуществляет туристическое агентство. На турфирме Тур «Иордания» турагентство является структурным подразделением туроператора.
     В данной работе главной задачей является расчет стоимости тура, который производится туроператором, а также автоматизация документооборота всей фирмы.
     Туристическая фирма - это объект, в котором просто необходимо оперативно вносить, обрабатывать и получать информацию по турам, отелям, путевкам и др. Поэтому в данном случае ручной труд неприемлем, а частичная автоматизация нерациональна. Вследствие чего делаем вывод, что для быстрой, точной, максимально правильной работы турфирмы необходимо внедрение новой полнофункциональной системы организации работы. Хранение информации о клиентах в базе данных значительно сократит время и усилия при поиске каких-либо данных о клиентах фирмы, данных о ценах различных отелей и авиакомпаний позволит быстро реагировать на изменение цен на рынке услуг, а также предусматривать поведение конкурентов.
     Данная система взаимосвязана с другими системами фирмы; например с бухгалтерией. Данные, полученные в результате обслуживания клиентов, используются для ведения отчетности, для получения данных о прибыли, расходах на каждый конкретный тур и т.д.
     Целями создания системы являются:
1. Совершенствование системы работы туроператора
2. Оперативное получение статистических данных по клиентам и турам
3.  Повышение качества и достоверности информации о компонентах тура
4. Получение данных, необходимых для осуществления всестороннего  анализа  деятельности туристической фирмы
5.  Снижение трудоемкости процесса обработки информации
6.  Получение экономического эффекта
7.  Хранение данных об отелях и самолетах, а также фирмах-партнерах

    

     Туристическая фирма Тур «Иордания» осуществляет:
•   Расчеты стоимостей мест в отелях, имея уже полученные оптовые цены
•   Расчет стоимости места в самолете
•   Расчет стоимости тура в целом
•   Ведение БД клиентов, партнеров, конкурентов
•  Страхование туристов
•  Продает путевки на различные курорты
•   Ведет учет средств
•   Выдает различные справочные данные
     На данный момент туристическая фирма Тур «Иордания» имеет несколько филиалов, что требует обновления и синхронизации информации между ними.
     Работа системы организована таким образом, что данные о произошедших изменениях считываются с подчиненных предприятий (филиалов), и формируется сводный отчет о состоянии продаж полностью по туристической фирме в целом. Это позволяет сократить время, затрачиваемое на выборку этих статистических данных, а следовательно сократит ручной труд.
     Одним из наиболее важных показателей эффективности работы фирмы является анализ её работы с точки зрения оперативного получения документов и результатов, которые необходимы идя анализа состояния компании и её дочерних предприятий. Для осуществления такого анализа руководству Тур «Иордания» поступают данные о клиентах, турах, заполнения самолетов и отелей и др, собранные и обработанные на ПЭВМ.
      Целью разработанного приложения является снижение трудоемкости и временных затрат на получение достоверных результатов, а также предоставление пользователю простого и гибкого средства, позволяющего ему быстро и точно оценить текущее состояние работы фирмы и принять правильное решение в повышении эффективности деятельности Тур «Ирдания».

1.2. Описание функций подсистемы
     Основным документом, используемым при выписке путевок и учете клиентов, является лист заказов. На этом документе основывается вся информация о клиентах, а также это единственный текущий входной документ в систему. Кроме листа заказов в систему заносится сезонная информация: цены на отели на сезон, стоимости самолетов, направления полетов этого года и т.д.
     Что касается выходных документов, то это ваучер, страховка, договор на предоставление услуги, описание отеля, памятка туриста по конкретной стране. Также по спецчасти отчет о расчете стоимости тура, о продаже путевок, о состоянии продаж по конкретному рейсу, отелю, периоду и др.
     Также должны храниться в базе справочники по самолетам - количество мест, расход топлива, классность; по отелям - расположение, ближайшие аэропорты, достопримечательности, классность номеров и отеля в целом; по странам (страховка)- лимит покрытия расходов, длительность пребывания и т.д.
     Выходные документы должны выдаваться в принятой на фирме форме и соответствовать всем стандартам.
     Система «Организация сбора и обработки информации в условиях туристической фирмы Тур «Иордания»» должна обеспечивать:
Заполнение разнообразных справочников (справочники гостиниц, рейсов, услуг, партнеров и др.)
     Грамотно заполненный и вовремя обновляемый справочник партнеров позволит туроператору оперативно разослать им информацию, или, не выходя из системы, отправить по факсу или электронной почте счета, спецпредложения. Справочник рейсов даст точную информацию о возможности формирования индивидуального маршрута. В календаре можно будет легко увидеть те даты, когда имеется рейс.

Ввод цен и формирование турпродукта
      Ввод цен особенно важен. Каждая составляющая турпродукта: гостиница, рейс, виза, страховка, дополнительная услуга - имеет себестоимость и стоимость. Введенная стоимость позволит формировать стоимость турпакета в целом, контролировать оплату забронированных турпакетов, отслеживать доход, полученный по турам, по партнерам. Введенная себестоимость поможет контролировать взаиморасчеты с поставщиками гостиниц, рейсов, услуг. Результат - туроператор контролирует прибыльность или убыточность туров, планирует работу с теми или иными партнерами (турагентствами или поставщиками услуг) на будущее, продумывает политику формирования цен по итогам прошедшего периода на следующий.
1.2.1. Оформление заявок (продажа турпакетов)
     Это ежедневная работа менеджера, он должен иметь возможность выполнять ее быстро, точно и без ошибок. От того, насколько правильно оформлена заявка, зависит в конечном итоге качество обслуживания клиента и достоверность статистических данных. Все это предъявляет достаточно высокие требования к данной функции программного обеспечения. Система обязана максимально контролировать действия менеджера, заранее предупреждать о возможных ошибках в оформлении заявок.
     Хорошо, если система «помнит» о туристе, который уже покупал тур хотя бы раз, и позволит выбрать его анкетные данные из архива.
1. 2. 2. Контроль оплаты туров
     Бухгалтер регистрирует платежи и контролирует оплату туров по каждой заявке, по партнеру и в целом по туру (заезду). Он также формирует книгу продаж и первичных бухгалтерских документов; счетов, счетов-фактур, приходных и расходных ордеров.