Денежные злоупотребления персонала - неизбежный спутник ресторанного бизнеса. Убытки могут составлять до нескольких десятков процентов от выручки. При правильной организации работы потери могут не превышать 5% от выручки. Однако поставить процесс под контроль и минимизировать негативное влияние человеческого фактора можно в том случае, если ваше кафе, бар или ресторан автоматизированы. Именно путем внедрения комплексной автоматизации системы управления появляется возможность всестороннего анализа деятельности предприятия.
Как автоматизированные системы управления
позволяют бороться с хищениями
Цепочки взаимодействий между различными действующими лицами в ресторанном бизнесе, рассмотренные в предыдущем номере журнала, показали некоторые возможные варианты сговора персонала: официант-кассир, официант-повар, официант-бармен, закупщик-поставщик. Системы автоматизированного управления (САУ) рестораном способствуют уменьшению возможностей для злоупотреблений со стороны каждой из указанных категорий персонала. Рассмотрим эффективность САУ в предотвращении хищений для каждого из этих случаев.
Официант- кассир
Если у официанта стоит терминал, подключенный к общей базе, то открытый заказ автоматически регистрируется в системе. Заказ всегда привязан к определенному столику. Счет, выдаваемый гостю при расчете, формируется автоматически. Произведя окончательный расчет, официант отдает деньги кассиру и получает у него кассовый чек, который отдает гостю. Кассир не может просто так положить деньги в кассу, он должен зафиксировать оплату конкретного заказа. И сумма этой оплаты уже обозначена в системе. Если же официант не внес в заказ какое-то блюдо, то оно не попадет в автоматически сформированный счет и гость его не оплатит.
Официант- повар
Аналогичная ситуация у официанта складывается на "кухонном фронте". Ведь повар уже не общается напрямую с официантом при формировании заказа. У повара стоит принтер, на котором распечатывается заказ на блюда для каждого столика (сервис-чеки). Официант с поваром общаются только на этапе передачи блюд. В системе хранятся данные о всех заказанных блюдах, а это значит, что у повара не остается возможности реализовать неучтенную продукцию.
Официант- бармен
В баре стоит такой же принтер, как у повара. Взаимодействие официанта с барменом осуществляется по той же схеме, что и с поваром.
Таким образом, с помощью САУ происходит разделение полномочий и прав персонала, деятельность которого относится к обслуживанию зала (гостей).
Закупщик-поставщик
Действия менеджера по закупкам фиксируются в бэк-офисной части системы. Программное обеспечение учитывает все партии товаров, которые поступают в ресторан, и позволяет сравнивать динамику изменения цен. Соответственно, управляющий в любой момент может сформировать отчет обо всех поступлениях и проследить, как меняются цены закупки. Если в какой-то момент у ресторана изменился поставщик, и сильно возросла цена на определенный товар, то этот факт сразу же бросится в глаза. Есть повод задуматься.
Однако надо помнить, что не существует как идеальной системы, так и идеальной защиты. И полностью исключить влияние человеческого фактора пока не удается. Таким уязвимым звеном системы может являться наличие больших полномочий и прав доступа у системного администратора. Системный администратор - это одна из ключевых фигур в ресторане, и управляющему ресторана надо серьезно подойти к подбору кандидатуры на эту должность. Если человек, обладающий правами доступа к системе, будет доверенным лицом управляющего, и если его труд будет хорошо оплачиваться, тогда ресторан может быть спокоен.
Если сравнить убытки, которые несет ресторанный бизнес в связи с воровством персонала, с затратами на внедрение автоматизированной системы, то получается, что окупается система полностью (включая этапы пуско-наладки и обучения персонала) всего за несколько месяцев, а работает много лет.
Готовое решение "АСТОР: Ресторан 2.0"
как инструмент для решения подобных проблем.
Система "АСТОР: Ресторан 2.0" представляет собой типовое решение на платформе "1С: Предприятие", ориентированное на рынок ресторанных предприятий любой направленности. Оно входит в состав комплекса, состоящего из двух частей: фронт-офис - система для автоматизации зала (обычно, это программа R-Keeper) и бэк-офис - собственно конфигурация "АСТОР:Ресторан 2.0", отвечающая за автоматизацию офисной части. Вторая составляющая позволяет в полном объеме и в разных разрезах осуществлять товарный складской учет, контроль взаиморасчетов с поставщиками и покупателями, учет готовой продукции, возможность как розничной, так и оптовой торговли продукции собственного производства и проч.
Ресторанная система является надежным инструментом для обеспечения работы и контроля зала. Неотъемлемой ее частью являются рабочие места официантов, кассиров, барменов и менеджеров (с жестким разделением прав персонала). При этом менеджера не видно, но именно его рабочее место является здесь главным. В системе заложены определенные отчеты для менеджеров, на основе которых можно посмотреть, что делается в зале. "Специфика работы" персонала отражена в четком разграничении прав доступа в систему.
Комплекс "АСТОР: Ресторан 2.0"
настроен таким образом, что данные о продажах в зале (фронт-офис) автоматически поступают в собственно учетную часть (бэк-офис), на которую возложены функции контроля и управления за всеми ресторанными бизнес-процессами. Какие операции реализованы в этой части системы?
Закупки
Система позволяет осуществлять контроль за закупками, происходящими как по обычной схеме, так и через сотрудников.
Калькуляция
Расчет себестоимости и цены готовой продукции проводится на основании данных о поставках сырья и на основе технологических карт. Система располагает расширенными возможностями по работе со схемой "блюдо в блюде", а также гибкой схемой замены ингредиентов в блюдах
В конфигурации отражены несколько
производственно-торговых схем, в частности, ресторанная и планирование банкета. Также есть и чисто производственные схемы - производство полуфабрикатов и разделка.
Полина Смирнова, технический руководитель проекта "АСТОР: Ресторан" и ведущая мастер-класса "Безопасность в общественном питании" компании "АСТОР ВЦ": "Одной из важных операций является планирование банкета. Зная заранее, сколько и каких блюд мы должны приготовить, легко при использовании заложенных в системе специальных функций провести автоматический подсчет необходимых ингредиентов. Далее полученные данные мы можем соотнести с имеющимися запасами продуктов на складе, и в случае отсутствия каких-то из них, мы можем принять оперативное решение о проведении необходимых дополнительных закупок".
По той же схеме в системе просчитывается производство полуфабрикатов или выпечки.
Функциональные возможности системы позволяют также управлять различными схемами торговли (например, оптовой торговли готовой продукцией по обычной схеме оптовой торговли), и складскими операциями (списание, инвентаризация).
Следует отметить, что в данной системе присутствует, в отличие от многих других, такая важная составляющая работы любого предприятия, как ведение взаиморасчетов с контрагентами.
Учет взаиморасчетов включен в двух разрезах:
1. Взаиморасчеты с поставщиками и покупателями с учетом следующих параметров.
2. Взаиморасчеты с сотрудниками по выданным под отчет суммам.
Специально для деятельности бухгалтерии предприятия в решение включены необходимые типовые отраслевые формы и существует возможность формирования бухгалтерских проводок по торговым операциям предприятия общественного питания.
Комплекс "АСТОР: Ресторан 2.0" уже успешно работает в ряде известных предприятий общепита Москвы, таких как ресторанный комплекс гостиницы "Космос", ресторан посольства Великобритании, кафе и ресторане "Эстерхази", "Венской кондитерской", ресторане "Чехов" и других.
Проблема злоупотреблений в ресторанном бизнесе была и существует. Но, в наше время имеется и путь ее решения - комплексная автоматизация, которая, как показывает практика, способна принести значительный экономический эффект.
|
