Управление запасами, которое обычно представляет 45 % - 90 % всех расходов бизнеса, необходимо для того, чтобы у предприятия имелось в наличии столько товара, чтобы избежать дефицита на складе, предотвратить сокращение (порчу/воровство), и обеспечивать надлежащий учет. Большинство предприятий имеют ограниченные ресурсы, связанные с их основными активами и запасами. Хуже, когда основные активы предприятия связаны не с теми запасами. Запасы могут испортиться, сократиться, устареть. Также может наблюдаться неустойчивость среди различных линий товаров, которая сокращает привлекательность производства товаров для клиента.

Идеальный уровень запаса и надлежащий товарооборот изменяются от одного рынка до другого. Средние показатели промышленности служат основой для сравнения. Слишком большой запас не может быть выровнен, потому что товарооборот не обеспечивает инвестиции. С другой стороны, из-за того, что производители не готовы встретить спрос, слишком маленький уровень запасов может снизить продажи и прибыль, поскольку клиенты идут в другое место, чтобы купить то, что они хотят, где это доступно сейчас. Минимум запасов, основанный на времени повторного размещения заказа, должен стать важным аспектом закупочной деятельности. Затраты по транспортировке, материальные затраты и стоимость хранения являются дорогостоящими.

Однако, дефицит запасов также обходится предприятию дорого. Все эти затраты могут быть снижены при использовании эффективной политики управления запасами.

Управление запасами включает в себя покупку, транспортировку и хранение материалов. Все материалы можно разделить на три группы для простоты их управления:

• Сырье,
• Незавершенная продукция или полуфабрикаты,
• Готовые товары.

Если менеджер эффективно управляет этими тремя группами запасов, высвобождаются средства, связанные с ненужными запасами, улучшается управление производством и повышается уровень защиты против устаревания, порчи и/или воровства товаров.

Причины для управления запасами:

• управление запасами позволяет сбалансировать запасы по размерам, цвету, стилю и ценовой линии, чтобы удовлетворить текущий спрос или следовать коммерческим тенденциям. чтобы оценить, устанавливать размеры, красить, стиль, и ценовую строку в пропорции, чтобы требовать или тенденциям продаж;
• управление запасами помогает выявить ходовой товар, а также товары, которые продаются медленными темпами;
• помогает сократить затраты и обосновать скидки помогает поддерживать деловую репутацию, так как у предприятия всегда имеется в наличии свежий, новый товар требуемого цвета и размера.

Для управления запасами могут использоваться три основных подхода. Выбранная система будет зависеть от типа операции и количества товаров.

Этот подход является намного более систематическим чем система глазного яблока. Это вовлекает хранение резервной заготовки элементов{пунктов} в стороне, часто буквально в коричневом мультимножестве, помещенном в тыл готового лотка или области памяти{хранения}. Когда последний модуль открытой описи используется, коричневое мультимножество резервной заготовки открыто и новые запасы{поставки}, которые это содержит, помещены в лоток как открытая заготовка. В это время, переупорядочивающийся немедленно помещен. Если резервное готовое количество было рассчитано должным образом, новая отгрузка должна прибыть также, как последний из резервной заготовки используется.

Для определения оптимальной величины резерва, необходимо знать величину спроса на товар и время доставки товара. При этом, если увеличивается время доставки, резервный запас автоматически должен быть соответственно увеличен. По прибытии, часть заказа помещается в заднюю часть склада в качестве резерва.

Это очень простая система, эффективная для предприятия любого размера. Изменение резерва обосновывается методикой управления запасами. Большие товары могут остаться в запасах, но могут быть отгороженными для указания, что это резерв , и должны инициировать повторный заказ.

Различные типы непрерывных систем управления запасами включают системы, управляемые вручную, с помощью карто-ориентированных устройств и компьютеров. В компьютерных системах запрограммированная команда, обращается к остальным элементам системы в качестве пусковой схемы, автоматически передает заказ соответствующему продавцу при падении уровня запасов ниже предписанного уровня.

Система управления должна обеспечить предприятие необходимым количеством товаров каждого вида. Эффективная система обеспечит вас указаниями, что, когда, и сколько покупать. Это снизит уровень неудовлетворенного спроса, связанного с истощением запаса по статье ходового товара. Система также определит медленно продающиеся товары и позволяет выявить изменения в предпочтениях клиента. Размер вашего учреждения и числа нанятых рабочих определяют факторы в составлении эффективного плана управления запасами. Можете ли Вы поддерживать управление только наблюдением? Должны ли Вы использовать отчеты приход/расход/остаток? Отрывные транспортные корешки? Контрольные списки? И/или физические запасы? Если да, то как часто?

Управление запасами не должно быть обременительной или сложной проблемой. Это - технологический и обоснованный процесс управления. В нем нет никаких жестких правил для соблюдения, но существуют некоторые полезные рекомендации. Для того, чтобы помочь любому предприятию выявить существующие проблемы и потенциальные пути их разрешения, был выработан пятиступенчатый алгоритм процесса управления запасами. Конечные решения, конечно, должны быть результатом хорошего анализа, а не продуктом механического набора формул.

ШАГ 1: Планирование запасов

Управление запасами требует планирования запасов. Запасы это не только товары, имеющиеся на складе, в розничных операциях, сервисном бизнесе, или производстве. Они также представляют товары, которые находятся в дороге до склада. Идеальная система управления запасов организовала такое движение товаров, при котором новый заказ поставлялся, как только со склада уходил последняя единица товара. Экономичный объем заказа, или основной заказ, зависит от суммы наличных средств (или кредита), доступного для вложения в запасы, числа единиц товара, которые получают скидку от поставщика, и времени доставки товара.

ШАГ 2: Установка цикла возобновления запаса

Если спрос может быть предсказан или правильно измерен, то система может установить необходимый уровень заказа, учитывающий стоимость покупки, транспортировки и хранения запаса. Также необходимо установить время, между размещением заказа и его доставкой для того, чтобы правильно определить точку возобновления заказа.

Если бизнес испытывает сезонные циклы, важно определить требования к запросам, которые будут размещены у поставщиков и других продавцов.

Такое предприятие должно осознавать, что истощение запаса на складе в середине напряженного сезона происходит и на других предприятиях. Проблема заключается в том, что поставщик уже возможно готовится к производству в следующем сезоне и не заботится о выполнении заказов на данный сезон. Производственные ресурсы уже будут распределены соответственно поступлению заказов на следующий период. Изменения очереди заявок были бы слишком дорогостоящими как для клиента, так и для поставщика.

С другой стороны, предприятия-поставщики также ведут управление запасами. Поэтому они могут стимулировать клиентов к покупке их запасов в мертвый сезон для сокращения собственных затрат и достижения существенной экономии со стороны клиента. Они хотят передвинуть затраты на транспортировку и хранение от продавца к покупателю. Таким образом, в управлении запасами с сезонными колебаниями существуют последствия как положительные, так и отрицательные. Дело в том, что эти сезонные колебания должны быть включены в процесс планирования, чтобы поддержать эффективную систему управления запасами.

ШАГ 3: Равновесные уровни запаса

Эффективное или неэффективное управление запасами - главный фактор получения прибыли. С ним связаны как проблемы с рынками, так и с бюджетом, с которыми необходимо справиться ранее, чем определить оптимальный уровень равновесного запаса:

• запаса хватает для обслуживаемого рынка?
• запас имеет надлежащий оборот?
• что является оптимальным запасом для типичного розничного продавца или оптового торговца в этом бизнесе?

Для начала ответим на последний вопрос. Оптимальный уровень запаса - запас, который не приводит к потери от продаж и все еще приводит к выравниванию инвестиций в запасы.

ШАГ 4: Периодический осмотр запасов

Товары, находящиеся на полках как устаревшие запасы - мертвый капитал. Хранение запасов таким образом, чтобы не истекал срок годности и они не устаревали- другой критический аспект хорошего управления описи. Один из важных принципов, которые продавцы считают слишком трудным, - определить размер скидки для менее ходовых товаров. Наценки обычно более высоки, когда новый товар впервые появляется на рынке. По мере насыщения рынка данным товаров, эффективная торговля заключается в назначении скидок, чтобы избежать простаивания запасов, сохраняя тем самым работу капитала с запасами. Скидки - важная часть цикла оборотного капитала. Даже при том, что выгоды от снижения цены, являются минимальными, они позволят вам купить другой, более необходимый на рынке товар, наценка на который позволит вам извлечь большие выгоды.

Хранение запасов до того, как истечет срок годности или товары окажутся устаревшими, требует постоянного внимания в любой организации, большой или маленькой. От стильных товаров нужно избавиться перед постепенным изменением тенденций. Устаревшие товары обычно должны быть проданы по большей, чем обычно, скидке. Технологически устаревшие товары должны быть исключены из запасов за любую стоимость. Оборачиваемость запасов - количество раз, которые средний запас данного продукта продается ежегодно. Это важное понятие, потому что оно помогает определить то, что уровень описи должен быть достигнут, чтобы поддерживать спрогнозированный или желательный уровень продаж. Оборачиваемость запасов может быть вычислена как отношение стоимость проданных товаров на средний уровень запаса.

ШАГ 5: Контроль и управление

Периодические осмотры запасов, чтобы обнаружить медленно продающиеся или устаревшие запасы и идентифицировать ходовой товар, являются основой эффективного управления запасами. Периодический контроль запасов должен проводиться не только по общим затратам. В число обязанностей менеджера входит проанализировать числа и сделать обзор запасов с тем, чтобы сделать правильные выводы о хранении, возобновлении, замене или прекращении хранения различных позиций запасов на складе.

Уровень запаса должен быть правильно определен и организован. Минимальные запасы должны быть такими, чтобы предотвратить истощение запасов или недостаток продукции. В то же самое время, они должны быть сбалансированы, так как чрезмерный запас ведет к значительным затратам. В больших розничных организациях и при большинстве технологических операций, покупка развивается как новая и отдельная стадия управления, чтобы достигнуть двойной цели более высокого товарооборота и понизить инвестиции. Если используется этот тип стратегии, огромное внимание и постоянный осмотр должны быть предусмотрены в системе управления, чтобы адаптироваться к возникающим изменениям в крупных деловых средах.

Внимательный и периодический пересмотр точки возобновления заказа и количества заказа просто необходимы. Доля рынка каждого изделия может внезапно измениться. Тогда должны быть проведены корректирующие действия.