• экономия средств (не нужно содержать большой офис где-нибудь в центре Москвы),
• экономия времени сотрудников (не нужно стоять в пробках),
• мобильность (можно быть «на работе» везде, где есть Интернет),
• быстрая адаптация под условия внешней среды (например, в случае внезапного роста объемов работ можно привлечь нескольких «фрилансеров»).

Очевидные минусы:

• довольно сложное управление,
• затрудненные коммуникации между членами коллектива.

В данной статье попытаюсь описать практику управления именно такой организацией.

Управление - довольно сложный и творческий процесс, требующий от руководителя профессиональных знаний, опыта, интуиции и здравого смысла.

Как избежать хаоса и неразберихи, банального бардака и безответственности? Как упорядочить процесс управления и документооборота? Как сделать процесс управления понятным? Как перестать изо дня в день отвечать на одни и те же вопросы? Как сосредоточиться на стратегических моментах? Как сделать свою жизнь и жизнь сотрудников проще?

Наверняка, многие из этих вопросов рано или поздно встают перед руководителем отдела. Их нужно решать и решать максимально эффективно.

Для решения этих и многих других проблем, возникающих в процессе управления любым структурным подразделением организации, будь то отдел рекламы или любой другой отдел вовсе не стоит изобретать велосипед или использовать чересчур усложненные модели.

Достаточно один раз построить нечто под названием «система управления организацией» и жизнь всей организации станет легче и понятней.

Что такое система управления и зачем она нужна?

Если не вдаваться в сложные научные формулировки, то можно сказать, что «система управления - это некий пакет документации, описывающий все процессы, происходящие в организации: ее структуру, работу, движение информации между сотрудниками, распределение обязанностей и ответственности между сотрудниками».

Грамотно построенная система управления способствует решению целого ряда задач:

1. Снижение беспорядка и банального бардака в отделе и в организации в целом.
2. Четкому распределению обязанностей и ответственности между сотрудниками. Сотрудник начинает понимать, за что он отвечает, а за что не несет ответственности, а также, какие конкретно работы он делает.
3. Уменьшение количества времени на различные согласования и выяснения рабочих моментов.
4. Документированию всех процессов и работ в организации.
5. Упрощению контроля работ в организации.
6. Экономию времени руководителя и сотрудников.
7. Повышению эффективности работы отдела и организации.
8. Более быстрому вхождению в организацию (отдел) новых сотрудников, более качественному их обучению

Технологические модели и иные возможные компоненты системы управления

При необходимости в системе управления можно применять и технологические модели. Само название говорит о том, что эти модели отражают технологию работ в отделе, их логику, взаимосвязь, ресурсы, продолжительность и ряд других параметров.

Среди таких моделей можно выделить сетевые графики и сетевые матрицы.

Данные модели широко применяются в таких сферах, как, например, строительство.

В отдельных случаях (например, при обучении новых сотрудников), применение таких моделей полезно из-за их наглядности. В целом же, технология работ по созданию и продвижению сайтов не настолько сложна (как в том же строительстве) и применение таких моделей может быть в ряде случаев излишним.

Также в системе управления могут применяться программные продукты по управлению проектами, например Spider Projeсt, MS Project и их аналоги. Данные программные комплексы позволяют осуществлять следующие основные функции:

• календарное планирование проектов,
• расчет продолжительности проекта методом критического пути,
• расчет и планирование ресурсов (финансы, персонал, время),
• финансовый анализ,
• контроль за ходом выполнения задач (проектов).

Целесообразность применения этих программных продуктов стоит рассматривать, исходя из задач отдела и удобства в использовании.

На мой взгляд, данные программные продукты более подходят для планирования и расчета сложных проектов.

Другие компоненты системы управления «сетевыми» организациями

Кроме рассмотренных выше компонентов системы управления «сетевыми» организациями существует еще ряд важных аспектов, которые любой грамотный руководитель должен учитывать в своей работе:

• управление рисками
• управление качеством
• система контроля
• отбор кадров, мотивация, профессиональный рост
• система целей организации

Управление рисками

Тема рисков очень актуальна для любой организации (для отделов и организаций, специализирующихся на SEO особенно). От того, насколько продуманы действия в случае наступление рисковой ситуации, иной раз зависит будущее организации.

Как следствие, очень полезно продумать заранее все наиболее значимые риски, описать их и попытаться выработать мероприятия по минимизации или недопущению рисков.

При этом не нужно изобретать сложную систему управления рисками. Достаточно выделить риски и занести их примерно в такую таблицу:

№	Вид риска	Важность	Как можно минимизировать / не допустить
1	Смена алгоритма ранжирования	Очень важно	Проведение комплексной оптимизации сайта, наращивание контента, создание резервных рекламных кампаний в системах «Яндекс.Директ» и «Бегун»
2	Агрессивные действия конкурентов	Важно	Отслеживание конкурентов. Использование «белых» методов продвижения.
3	Уход ключевого сотрудника	Очень важно	Платить достойную зарплату, обеспечить хорошие условия труда
Итп

Имея в отделе такую классификацию рисков, можно продумать и воплотить в жизнь программу по их минимизации и недопущению. Такая система позволит в случае наступления рисковой ситуации не «рвать волосы на голове», а действовать спокойно.

Управление качеством

Качество - один из важнейших атрибутов любой деятельности и организации. Оказывая услуги высокого качества, вы приобретаете новых клиентов и не теряете при этом старых. Кроме этого, высокое качество услуг оказывает положительное влияние на вашу репутацию.

Управление качеством может осуществляться путем внедрения стандартов качества, в которых прописывается ряд критериев: обязательные работы, требования к содержанию работ, требования по срокам, требования к кадрам и др.

Управление кадрами, мотивация, профессиональный рост

Работая в обычной «оффлайн» организации процесс отбора кадров организовать гораздо проще, нежели в условиях, когда нет возможности личного взаимодействия с потенциальным сотрудником. Однако, даже в обычных организациях все, что связано с кадрами, порождает массу проблем, на тему которых исписан не один десяток умных книг.

В условиях «сетевых» организаций отбор кадров представляется еще более сложным процессом т.к часто все общение происходит по ICQ либо электронной почте и очень тяжело определить профессиональные качества того или иного кандидата.

Процесс отбора кадров исключительно важен и в «сетевой» организации он должен быть тщательно продуман и, может быть, задокументирован и описан. Процесс отбора кадров может происходить следующим образом:

1. Размещение объявлений о вакансиях.
2. Анализ присланных резюме.
3. Выбор нескольких потенциальных кандидатов и тестирование.
4. Принятие окончательного решения в отношении одного или нескольких кандидатов.
5. Практика, испытательный срок

Обучение кадров и профессиональный рост

В организации полезно также иметь некую систему обучения кадров и вести постоянное обучение всех сотрудников, вне зависимости от их текущей квалификации. Постоянное обучение способствует повышению качества услуги и конкурентоспособности организации. Кроме того, такая система позволяет решать вопросы обучения кадров «с нуля» быстро и эффективно.

Обучением кадров при этом может заниматься не только руководитель. Более опытные коллеги могут учить менее опытных.