Рано или поздно, кто-нибудь попросит вас экономически аргументировать приобретение системы управления Web-контентом (CMS). К счастью, существует экономическое обоснование для CMS-проекта, удовлетворяющее обеим сторонам вашей бухгалтерской отчетности как с точки зрения затрат, так и с точки зрения дохода. Если никто не интересуется бизнес-обоснованием, а проект, не смотря на это, идет полным ходом, пересмотрите свой подход. Любые серьезные усилия по внедрению новых технологий влекут за собой необходимость принятия сложных решений и компромиссов, поэтому наилучшим решением является бизнес-план. Он будет являться достаточной аргументацией для команды разработчиков, особенно, когда ваш финансовый директор будет выписывать солидные чеки сторонним разработчикам.

Как любое вложение, CMS-проект может быть экономически обоснован с точки зрения непосредственной прибыли, которая обычно измерима, а так же с точки зрения косвенной прибыли, которая, скорее, имеет качественную, но ничуть не менее важную ценность.

И как в любом IT-проекте, практически вся экономическая прибыль идет от конкурентных организационных изменений. На каждое преимущество я приведу здесь один или два недостатка.

Давайте вначале рассмотрим финансовую сторону уравнения. Новая система управления контентом вашего сайта даст вам возможность:
- Увеличить объем транзакций. CMS поможет вам публиковать больше информации, что позволит лучше донести до покупателей описания ваших продуктов и услуг. Публикуя более богатую, точную и высококачественную информацию в Интернете, вы сможете увеличить количество откликов посетителей вашего сайта, будь они заинтересованы в приобретении вашего продукта или просто хотят получить информацию о предлагаемых вами услугах, или просто автоматизировать достаточно дорогостоящую работу вашего HR-отдела, поместив все его функции в интранет. Обратите внимание: большие объемы контента вряд ли вам принесут много пользы, если вы не займетесь его организацией.

- Сократить время вашего доступа на рынок. Печать и распространение рекламных материалов, каталогов товаров/услуг, а также пользовательской документации занимает время. Эффективное управление контентом в паре со способностью Интернета быстро донести информацию до пользователя позволит вам сократить временной разрыв между издателями и пользователями вашего контента. Тем самым вы сокращаете время возврата ваших вложений, и увеличившийся приток доходов будет звучать приятной музыкой в ушах вашего финансового директора!

- Достичь эффективности ваших бизнес-процессов. Эффективная система управления контентом сократит время, которое ваша организация затрачивает на работу в Web и обновление контента. Вы сможете меньшими усилиями распространить изменения контента на все его версии. Обратите внимание: плохо проработанная с точки зрения интуитивности система сведет на нет весь ваш выигрыш в эффективности, а тяжеловесный документооборот может привести к замедлению работы.

Сложно сказать, сколько вы сэкономите: результаты, к которым вы придете, будут разниться. Многие разработчики предлагают калькуляторы прибыли, полученной от инвестиций. Эти калькуляторы могут быть полезны, чтобы направить размышления в нужное русло. Но сообразительный менеджер отнесется к результатам их вычислений с некоторым скептицизмом. Калькуляторы для подсчета отдачи от капиталовложений также хронически недооценивают дополнительные усилия, идущие на развертывание и управление самой CMS.

В отличие от других инструментов управления контентом, таких, например, как проекты по управлению графическими файлами, CMS скорее всего не сократит вашу потребность в сотрудниках (хотя и может помочь вам более эффективно распределить задачи между существующими сотрудниками – более подробно об этом чуть позже). Система управления web-контентом приносит наибольшую экономию в тех областях, где компания в текущий момент привлекает сторонних разработчиков для web-разработок и конвертации контента.

В общем, обещание финансового выигрыша от использования системы управления web-контентом вполне реально, но нужно не забывать, что параллельно с выигрышем будут необходимые траты на поддержку и усовершенствование самой CMS. Также существует потенциальная опасность выйти за рамки бюджета в случае, если данная CMS вам по каким-либо причинам не подошла (что происходит удручающе часто).

Некоторые нематериальные плюсы внедрения системы управления веб-контентом, также числятся среди наиболее важных доводов в пользу инвестирования в CMS. Система управления контентом дает возможность:
- Вашим бизнес-подразделениям контролировать онлайн коммуникации. Публикация web-контента зачастую происходит в технических помещениях, где-то на периферии вашей организации. Автоматизация процесса публикации и дружественные обычным пользователям интерфейсы дадут вашим бизнес-подразделениям больший контроль над тем, что, как и когда публикуется у вас на сайте. Это даст им возможность внести больший вклад в успех вашей компании в Интернете и поддерживать качественный контент на вашем сайте. Обратите внимание: теперь вам, возможно, придется убедить сопротивляющихся владельцев контента принять в процессе участие, так как теперь публикация в Web больше не является «задачей кого-то другого».

- Поддерживайте высокий уровень удовлетворенности пользователей и единый корпоративный стиль по всему сайту. Опытные маркетологи знают, что поддержка легкого для понимания пользовательского интерфейса и корпоративного стандарта требует много работы. Отделив содержание от представления, автоматизированная система управления web-контентом обеспечит соблюдение визуального единообразия посредством серии управляемых шаблонов. Заметьте, ваш бренд – это больше, чем визуальное представление, и CMS не сможет обеспечить соблюдение качества вашего контента.

- Повысить способность вашего бизнеса быстро следовать изменениям на рынке. Когда рынок меняется, а клиентские базы подвергаются текучке, ваши действия по донесению информации до пользователей должны соответствовать меняющейся ситуации на рынке. Если ваша CMS хранит структурированный контент в XML-репозитории или базе данных, ваша компания будет более подготовлена к участию на различных рынках, а также будущих совместных проектах с другими компаниями.

- Улучшить безопасность. Правильно осуществленный более жесткий контроль публикации Web-контента позволит улучшить безопасность как ваших систем, так и контента. Для начала, он поможет вам контролировать то, кому разрешена работа с тем или иным контентом или шаблоном. Наиболее важным моментом будет то, что вы сможете ограничить число сотрудников с доступом к продуктивной среде, разрешив менять контент на продуктивных серверах только посредством системы управления контентом. Но, как и все IT-системы, CMS имеет свои уязвимости.

- Усовершенствовать ведение учета записей. В эпоху, когда усилилось понимание необходимости ведения корректного электронного учета записей, система управления контентом предоставит вам необходимую информацию для проверки того, что было опубликовано и когда, где, кем и на основании чего. CMS также снизит затраты на восстановление устаревшей версии сайта, если это потребуется по нормативным или юридическим причинам. Обратите внимание: вам нужно убедиться, что ваша CMS действительно может вести учет таких изменений. Большинство систем управления контентом остаются в стороне от ключевых понятий учета записей, таких как, например, срок хранения документов.

- Максимизировать профессиональные навыки и таланты посредством специализации. Хорошая CMS способствует специализации: дизайнеры концентрируются на пользовательском интерфейсе, разработчики на бизнес логике и системе публикации, а владельцы контента фокусируются на качестве и релевантности поддерживаемой ими информации. Заодно компания получает более усовершенствованную систему отчетности, а сотрудники приносят большую отдачу. Однако, некоторые «вебмастера на все руки» могут сопротивляться такому нововведению; управление самой CMS требует специализированных профессиональных навыков.

Существует множество способов экономического обоснования разработки технологических решений. Один из этих способов принимает во внимание прибыль на капиталовложение или внутреннюю норму возврата капиталовложений. Этот подход влечет за собой демонстрацию возврата капитала от вашего финансового вложения и является сильным доводом в том случае, если вы можете достоверно предсказать приемлемую финансовую отдачу. Другой подход рассматривает крупные финансовые затраты, как необходимое предусловие для ведения бизнеса – например, инвестиции в усовершенствованную телефонную систему с отсутствием какого-либо осязаемого немедленного возврата капиталовложений. Этот подход известен, как анализ стоимости ведения бизнеса. Расхожий и достаточно действенный довод в пользу CMS: «Просто мы не можем дальше развивать свой бизнес без CMS».

Оба подхода предлагают действенные аналитические модели для формирования экономического обоснования. Скудность обоснований приобретения CMS, базирующихся на возврате капиталовложения, дала возможность некоторым аналитикам преуменьшить важность CMS-проектов вследствие лопнувшего .com пузыря. Однако, сохраняющийся на протяжении длительного времени спрос на CMS-решения, говорит о том, что компании рассматривают их, как неизбежные затраты на эффективную коммуникацию с клиентами, партнерами и сотрудниками.