АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА УЧЕТА И ПРИЕМА ОПЛАТЫ АСПИРАНТОВ И ДОКТОРАНТОВ ЗА ОБУЧЕНИЕ В ДОННТУ
Артюх Е.Д., Башков Е.А.
Донецкий национальный технический университет
Как известно, одним из источников формирования бюджета отдела аспирантуры и докторантуры ДонНТУ является средства тех аспирантов и докторантов, которые обучаются на платной форме обучения. Далее эти средства вместе с поступлениями из государственно бюджета формируют бюджет отдела и впоследствии распределяются в фонд оплаты деятельности сотрудников и другие нужды данного отдела.

На данном этапе система оплаты аспирантов и докторантов сводиться к следующей схеме: написание заявления на желание оплатить стоимость обучения, получения платежного поручения со всеми необходимыми реквизитами, непосредственно оплата и занесение копии уже оплаченного платежного поручения в отдел аспирантуры и докторантуры. Недостатком такой системы является то, что всю имеющуюся базу данных учащихся на платной форме обучения, а также все процессы их оплаты и задолженности по оплате сотрудникам данного отдела необходимо хранить в бумажном виде, что снижает эффективность своевременной процедуры оплаты и замедляет поиск необходимой информации по конкретному аспиранту либо докторанту.

Главной целью внедрения и последующей компьютерной поддержки системы автоматизации учета и приема оплаты обучения является повышение финансово- экономической эффективности всего процесса приема платежей, а также улучшение координирования таких подразделений как бухгалтерия и расчетный отдел совместно с аспирантурой и докторантурой.

Внедрение автоматизированной системы приема и учета оплаты аспирантов и докторантов позволит:

1. видеть реальную картину всех поступивших и ожидаемых платежей;
2. вовремя обнаруживать просроченные платежи;
3. уменьшить время поиска информации о конкретном аспиранте или докторанте;
4. облегчить процедуру обмена информацией об оплате между соответствующими подразделениями;
5. эффективно скоординировать работу этих подразделений до последующего принятия наиболее верного решения.

Ожидаемые результаты после внедрения автоматизированной системы приема и учета оплаты аспирантов и докторантов:

1. внедрение процедур регулярного финансового контроля над исполнением финансовых обязанностей аспирантов и докторантов платной формы обучения;
2. повышение квалификации сотрудников отдела аспирантуры и докторантуры в области автоматизированного процесса финансового планирования и анализа поступивших денежных средств;
3. улучшение финансовых показателей работы отдела за счет совершенствования системы финансового планирования и контроля.

Основные функции автоматизированной системы приема и учета оплаты аспирантов и докторантов:

1. мониторинг отклонений и последующее устранение причин, вызвавших их;
2. контроль достижения плановых целей посредством своевременного сопоставления фактических и запланированных платежей;
3. анализ плановых финансово-экономических целей;

Заметим, что в широком смысле система приема и учета оплаты понимается как составляющая формирования бюджета, то есть часть системы тотального планирования и контроля целей, потенциала, мероприятий и ресурсов, необходимых для их достижения. Соответственно, с помощью этого инструмента, можно описывать будущие и фактически произошедшие события во взаимосвязи с процессами, происходящими на данный момент, что дает возможность определить, каким образом получился именно такой результат, а не другой, а также помогает определить, что и как нужно сделать для того, чтобы получить желаемый результат.

При внедрении системы учета и приема оплаты необходимо учитывать основные ограничивающие факторы, влияющие на деятельность отдела аспирантов и докторантов, как составляющей ДонНТУ. То есть необходимо учитывать сроки, в которые должны поступить средства по оплате, а также провести соответствие между периодом обучения и периодом, за который происходит оплата.

Отсюда следует, что, во-первых, система учета и приема оплаты может строиться либо отдельно по каждому аспиранту или докторанту либо по всем учащимся на данный период ведения учета, во-вторых, система учета и приема оплаты должна изменяться при изменении ситуации с ограничивающими факторами (периодом учебного года, периодом обучения конкретного аспиранта или докторанта).

Таким образом, можно сделать вывод, что система учета и приема оплаты формируется под влиянием следующих факторов:

1. соответствующей цели разработки данной системы (в т.ч. информация, необходимая руководству ДонНТУ для принятия решений последующих действий);
2. существующие ограничения;
3. ограничения бюджетной системы ДонНТУ.

Литература:

1. Громова А. Автоматизация бюджетного анализа, планирования и прогнозирования // Финансовая газета, №15, апрель 2001 г.
2. Лукасевич И.Я. Программное обеспечение финансовых решений // Финансы, №7, 2001 г.

Источник: Iнформатика та комп'ютернi технологiї - 2007 / Матерiали III науково-технiчної конференцiї молодих учених та студентiв. - Донецьк, ДонНТУ - 2007. - 580с.;iл.