ERP: мифы и реальность

Автор:Александр Зубрицкий

ХХI век можно смело назвать веком высоких технологий. В последнее время многие предприятия в целях приобретения новых конкурентных преимуществ используют современные информационные технологии в бизнесе, поскольку именно информация становится стержнем практически любой организованной структуры. При этом в понятие "информационные технологии" закладывается не просто оснащение предприятия двумя-тремя компьютерами, а именно внедрение комплексных дорогостоящих технологий, например интегрированных систем управления ресурсами предприятий (ERP-систем). В ходе внедрения возникает много вопросов, нестандартных ситуаций, складываются мифы. Кто-то находит во внедряемых технологиях плюсы, кто-то — минусы, у каждого заказчика есть свое видение задачи. Рассмотрим наиболее распространенные мифы и предубеждения, с которыми приходится сталкиваться в процессе реализации проектов по внедрению ERP-систем.

Миф № 1: "У нас внедряется ERP-система"
Под ERP понимается в данном случае стандарт MRP II (Manufacturing Resource Planning), принятый APICS (American Production and Inventory Control Society), а также функциональность, дополняющая финансовый контур системы. Программный продукт класса MRP II, согласно стандартам, утвержденным APICS, включает следующие 16 функций:
Sales and Operation Planning — планирование продаж и производства;
Demand Management — управление спросом;
Master Production Scheduling — составление плана производства;
Material Requirement Planning — планирование потребностей в сырье и материалах;
Bill of Materials — спецификации продукции;
Inventory Transaction Subsystem — складская подсистема;
Scheduled Receipts Subsystem — отгрузка готовой продукции;
Shop Flow Control — управление производством на цеховом уровне;
Capacity Requirement Planning — планирование производственных мощностей;
Input/output control — контроль входа/выхода;
Purchasing — материально-техническое снабжение;
Distribution Resource Planning — планирование запасов сбытовой сети;
Tooling Planning and Control — планирование и управление инструментальными средствами;
Financial Planning — финансовое планирование;
Simulation — моделирование;
Performance Measurement — оценка результатов деятельности.
Проанализировав результаты 50 ERP-проектов, реализованных на российских предприятиях, можно убедиться в том, что зачастую внедряется лишь ограниченное число "учетных" модулей. Практически во всех проектах используются модули финансового учета, учета продаж, закупок и управления складами. Однако модули MRP, CRP, MPS внедрены лишь в одном проекте из пяти, хотя они представляют особую ценность для растущего производственного предприятия.

Миф № 2: "Благодаря ERP продажи уже завтра вырастут вдвое" Внедрение ERP, несомненно, повышает ценность предприятия. Вы сможете увидеть скрытые резервы, уменьшать себестоимость продукции, оптимизировать затраты. Однако важно помнить, что такая система, в первую очередь, инструмент. Использовать его нужно в соответствии с разработанной стратегией развития предприятия. Если ваша стратегическая задача удвоить выручку, необходимо разработать все необходимые мероприятия для этого, к примеру:
начать выходить на новые рынки;
повысить качество продукции;
уменьшить стоимость продукции;
провести рекламную кампанию;
прочее.
ERP систему в таком случае нужно рассматривать как инструмент, позволяющий:
уменьшить стоимость продукции за счет оптимизации производства и контроля над расходами и затратами;
улучшить качество продукции за счет использования утвержденных маршрутов и спецификации, закупки сырья у проверенных поставщиков и т. д.
Заказчику надо четко представлять, что он ожидает получить в результате внедрения. Нет ничего хуже размытых формулировок целей проекта. Изменение целей может привести к остановке внедрения. Но уточнение целей, их детализация в ходе работ естественны и полезны.
Что считать уточнением целей, а что изменением? Допустим, при старте проекта мы определили следующую цель: время обработки заказа клиента не должно превышать 25 мин. В ходе проекта цель может быть детализирована следующим образом:
время составления заказа — 5 мин;
время передачи на склад — 5 мин;
складская обработка — 10 мин;
распечатка документов — 5 мин.
Если же в ходе проекта выяснилось, что нам не важно время обработки заказов клиентов, а есть острая необходимость в оптимизации складских остатков, произойдет изменение целей проекта.
Реальность № 2. Если у проекта по внедрению ERP-системы отсутствуют цели или они сформулированы недостаточно четко, если задачи проекта расходятся со стратегическими целями предприятия, то внедрение ERP-системы неминуемо приведет к безрезультатным финансовым и временным затратам. Таким образом, на старте проекта крайне важно правильно определить его цели.

Миф № 3: "Бизнес-процессы моей компании самые совершенные" Часто приходится встречаться с руководителями среднего звена, которые занимают жесткую позицию: "Мы много лет работали таким образом, нам незачем менять свои бизнес-процессы". Эта фраза приводит в уныние любого консультанта по внедрению. "Их не нужно изменять или совершенствовать. Все, что нужно от внедренца, — перенести бизнес-процессы нашего предприятия в ERP-систему", — считает такой руководитель. Он пытается заставить консультанта скопировать существующий бизнес-процесс в систему, даже если это приведет к нарушению логики работы целого модуля или всей системы. Чем дольше не совершенствовался какой-либо бизнес-процесс на предприятии, тем выше вероятность, что совершенствовать его необходимо. В идеале на современном предприятии должна существовать специальная служба, занимающаяся совершенствованием бизнес-процессов.
Реальность № 3. Если копировать существующие бизнес-процессы, не анализируя, как они вписываются в цели проекта, то достижение целей такого проекта будет весьма проблематичным.

Миф № 4: "Самые совершенные бизнес-процессы — в ERP-системе" "Мы купили ERP-систему, чтобы она научила нас правильно работать. Мы готовы сломать существующие и внедрить у себя самые передовые процессы в том виде, в каком они реализованы в базовом функционале ERP-системы. Это позволит нам стать лидером отрасли". Так, несколько утрируя, можно обозначить еще одно распространенное заблуждение. ERP-система — не коробочный продукт. И не может им быть. Если бы можно было стать лидером в своей отрасли, только внедрив ERP-систему, то все ваши конкуренты давно бы поступили именно так (см. миф № 2). Большинство бизнес-процессов, включенных в стандартный функционал, подходит большинству предприятий, условно говоря, на 80%. Остальные 20% требуется усовершенствовать при внедрении. Может показаться, что мифы № 3 и № 4 противоречат друг другу. На самом же деле это два противоположных полюса. Необходимо найти золотую середину.
Реальность № 4. Внедряемая система должна иметь возможность поддерживать изменения бизнес-процессов как в цикле внедрения, так и в промышленной эксплуатации.

Миф № 5: "Все мои сотрудники мечтают о новой системе" "Они с большим энтузиазмом начнут в ней работать, как только представится такая возможность. Они будут обучаться в свободное от работы время столько, сколько потребуется для последующей эксплуатации", — так полагал один из наших клиентов, директор фирмы. Очень скоро ему пришлось убедиться в обратном. Директор производства постоянно решал технологические проблемы, логистик пропадал на таможне, а директор склада был занят срочной отгрузкой товара. Встречается открытый саботаж внедрения и скрытый, когда сотрудники утаивают или искажают важную информацию. Чем позже это выявляется, тем больше рисков и проблем возникает при реализации проекта.
Реальность № 5. Необходима сильная административная поддержка проекта со стороны руководства заказчика. Безразличие генерального директора порождает такое же отношение к проекту менеджеров среднего звена, что приводит к бездействию всего остального персонала.

Миф № 6: "Консультант сам знает, что мне нужно от этой системы" "Я ведь нашел самых опытных консультантов. У меня и моих специалистов нет времени на разговоры. Пусть устанавливают свою ERP-систему и показывают мне кнопку, которую я должен буду нажать, чтобы распечатать отчет". Если бы все было так просто, был бы давно создан коробочный продукт (см. миф № 4).
Реальность № 6. Никто, в том числе и консультант, не знает ваш бизнес лучше вас — заказчика ERP-системы. Наилучший вариант, когда в процессе внедрения заказчик и консультант выступают как партнеры — союзники в поиске оптимальных решений. Чем лучше консультант знает бизнес заказчика, тем эффективнее в конечном счете будет работать система.

Миф № 7: "ERP-систему можно внедрить за 6-8 месяцев" Если это действительно так, то, вероятно, речь идет о внедрении очень ограниченного функционала (см. миф № 1). Полное внедрение ERP-системы всегда сопряжено с организационными изменениями на предприятии. Опыт подсказывает, что только внедрение стандартного учетного функционала требует от 6 до 12 месяцев.
Реальность № 7. На работающем предприятии полноценное внедрение ERP-системы с модулями производственного планирования (MRP, MPS, CRP) занимает, как правило, более полутора лет.

Миф № 8: "Нам не нужна ERP-система" Если ваша компания — естественный монополист, единственный в отрасли, то, возможно, в ERP-системе необходимости нет. Если же у вас есть конкуренты, в ваших интересах уменьшение транзакционных издержек. Внедрение ERP-системы — один из необходимых шагов в этом направлении.
Реальность № 8. Если через 2-3 года у вас не будет работать ERP-система, то вполне возможно, что через 4-5 лет вашего предприятия уже не будет.

Источник: Интернет поратал для управленцевhttp://www.management.com.ua/ims/ims134.htm