В то время как на Западе культура управления проектами с применением автоматизированных средств давно стала неотъемлемой частью культуры ведения всего бизнеса, Россия до сих пор остается на обочине. Отечественные нефтегазовые компании несут немалые финансовые потери, предпочитая практику штурмовщины и пропихивания проектов грамотному управлению ими. А решение большинства проектных проблем, проверенное богатым опытом ведущих мировых компаний, лежит на поверхности. Современные программные средства помогут не только спланировать и проконтролировать ход проекта, но и оптимизировать распределение всех задействованных ресурсов и даже справиться с нештатными ситуациями.
Настоящий "взрыв" применения автоматизированных систем управления проектами состоялся на Западе с появлением мощных персональных компьютеров и многофункционального программного обеспечения еще в 1980-х годах. В частности, среди нефтегазовых клиентов мирового лидера по производству таких систем - компании Primavera Systems (US), представителем которой в СНГ и странах Балтии является ЗАО "ПМСОФТ", можно отметить BP Amoco, Exxon, Shell, Conoco, ARCO, Chevron, Enron, Halliburton, ABB, General Electric, Mannesman и многих других. Культура управления проектами стала за рубежом неотъемлемой частью культуры ведения всего бизнеса. К сожалению, несмотря на богатый российский опыт применения методов сетевого планирования и управления, несмотря на необходимость уменьшения себестоимости добычи, переработки и транспортировки углеводородов, необходимость сокращения стоимости и сроков реализации проектов, системы управления нефтегазовыми проектами в России пока широко не применяются. Все сводится к автоматизации отдельных процедур управления и, в лучшем случае, построению календарно-сетевых графиков. Тем не менее ряд Российских нефтегазовых компаний, таких как "Газпром", "ЮКОС", "ЛУКОЙЛнефтегазстрой", "Пермнефтеоргсинтез" и некоторые другие, начинают использовать автоматизированные системы управления проектами для разработки корпоративных информационных систем, реконструкции действующих предприятий, разработки и обустройства месторождений и прокладки продуктопроводов на базе программных продуктов компании Primavera Systems.
Переход от бессистемного выполнения проектов к грамотно организованному управлению ими позволяет компании оставить в прошлом практику штурмовщины, постоянного срыва или переноса сроков окончания работ, нарушения технологии, постоянные проблемы финансирования, нарушение сроков поставок и комплектности всех необходимых ресурсов и многое другое. Решение перечисленных проблем особенно актуально для нефтегазовых компаний, которые являются проектно-ориентированными. Число одновременно выполняемых проектов в крупных динамично развивающихся компаниях растет и достигает сотен, а иногда и тысяч. К ним относятся строительство новых, реконструкция и перевооружение имеющихся мощностей, разработка и обустройство месторождений, развитие газотранспортных систем. В последние годы все это привело к развитию новых подходов к управлению проектами, предусматривающих координацию и консолидацию данных по всем проектам и подчинение проектов общим целям компании при сохранении независимого управления каждым из них.Новая модель управления проектами, предложенная компанией Primavera Systems, получила название "Концентрического управления проектами" (Concentric Project Management - CPM). Не вдаваясь глубоко в подробности данной модели, следует отметить, что CPM обеспечивает 4 важных преимущества по сравнению с ранее существовавшими подходами: визуализацию (модель обеспечивает всех участников проекта той реальной информацией, которая им необходима с учетом роли в проекте и права доступа к информации), координацию (модель позволяет координировать действия всех участников проекта - от руководителей до субподрядчиков), усиление (постоянная взаимосвязь всех участников проекта и мониторинг всех его изменений усиливает ответственность каждого участника за своевременное и качественное выполнение своей части работ) и конкурентные преимущества (качественно улучшается и ускоряется процесс принятия решений на всех этапах реализации проекта, процессы оптимизации позволяют выбирать наилучший по требуемым критериям вариант развития событий).
В то время как увеличение проблем компаний, связанных
с управлением проектами, привело к появлению новых методов и моделей в
этой области, развитие последних логически привело к совершенствованию
программных продуктов, реализующих эти разработки. Лидером среди них с
полным правом можно назвать серию продуктов для календарно-сетевого
планирования Primavera Project
Planner (P3) и Primavera
Enterprise (P3e), представляющих собой набор автоматизированных
средств планирования проектов, управления и контроля. Это два разных по
масштабам решения. P3 разработан для крупномасштабных и многоплановых
проектов, содержащих до 100 000 отдельных работ и не имеет ограничений по
проектным ресурсам и количеству целевых планов, а также предоставляет
исчерпывающие средства для интеграции данных с другими системами клиента.
P3e предназначен для проектно-ориентированных предприятий, ведущих большое
количество взаимосвязанных проектов с общими ресурсами. Поэтому число
отдельных работ в P3e может доходить до миллиона, в этой системе
используется современная клиент/серверная архитектура и промышленные базы
данных типа Oracle и MS SQL. P3e и P3 могут работать в рамках одной
корпоративной системы управления проектами не только за счет экспорта и
импорта данных, но и благодаря широким возможностям интеграции как между
собой, так и с другими корпоративными информационными системами. Для того
чтобы лучше понять возможности P3/P3e при решении реальных задач
управления проектами, обратимся к конкретным задачам.
Одной из
важнейших первоочередных задач при реализации любого проекта является
составление его расписания. P3/P3e предоставляет возможность с помощью
простого и гибкого интерфейса с использованием графиков и диаграмм быстро
и качественно выполнить эту работу. Система позволяет определить, как
быстро в действительности может быть реализован каждый этап проекта исходя
из доступного количества всех необходимых ресурсов, поможет она назначить
и приоритеты работ. С ее помощью как на ладони еще до реализации проекта
можно увидеть все его "узкие" места (недостаток времени, дефицит людских и
материально-технических ресурсов, зависимость от финансирования, получения
лицензий, согласований и разрешений и т.д.) и наоборот те этапы, в течение
которых избыток ресурсов или временные резервы позволяют выполнить
дополнительные работы, и заранее скорректировать ход проекта. Следующей
важнейшей задачей является обеспечение контроля за осуществлением проекта.
Каждый его участник должен "держать руку на пульсе" той части проекта, за
которую отвечает и на тех частях, от которых зависит ее реализация. P3/P3e
позволяет выбрать любую комбинацию контролируемых параметров (финансовые
показатели, поставки комплектующих, ход выполнения работ и т.д.) с любым
периодом контроля (ежедневным, еженедельным, ежемесячным и т.д.).
Серьезным преимуществом является избавление всех участников и особенно
руководства проектом от "очковтирательства" со стороны подчиненных и
партнеров, допустивших ошибку или по объективным причинам не выполнивших
тот или иной этап проекта и надеющихся без лишнего шума наверстать
упущенное. Иногда это удается, но чаще весь проект оказывается под
угрозой. P3/P3e не позволит скрыть такого рода проблемы и своевременно
оповестит всех причастных к их решению специалистов с предоставлением им
информации о причинах возникшей трудности. В свою очередь, их
своевременный анализ и владение информацией о ресурсах проекта на
следующих этапах в большинстве случаев помогает так скорректировать план
работ, чтобы уложиться и в планируемые сроки, и в бюджет проекта. В
частности, многопроектное проектирование поможет оптимизировать
распределение ограниченных ресурсов между всеми проектами, а при
возникновении нештатных ситуаций (например, нарушении сроков поставок
одним из поставщиков) поможет быстро найти и перераспределить ресурсы из
тех проектов, где они находятся в избытке.
Другим базовым средством для управления проектами является программный продукт Primavera Expedition. Эта система предназначена для сопровождения договоров. Она позволяет отслеживать движение всей документации по проекту - договоров, платежных документов, чертежей и т.д. С ее помощью участники проекта в любой момент времени информированы о том, какой документ утвержден, какой договор подписан, какие этапы закрыты, и какие оплачены и т.д. Все это необходимо для корректировки хода проекта, ведь от сроков утверждения документов напрямую зависят и сроки проведения реальных работ. В случае отклонения проекта от запланированных условий Expedition быстро определит, с задержкой каких документов это связано. Данная система также позволяет без путаницы вести отслеживание всей документации одновременно по многим проектам.
В качестве примера использования P3 при реализации проектов разработки нефтяных месторождений можно привести проект компании ARCO (US) и ее дочерней компании Natchiq, Inc по разработке месторождения Kuparuk, расположенного у линии Полярного круга. Следствием сложных климатических условий и удаленности месторождения от остального мира (до ближайшего городка - 450 миль) стала ограниченность ресурсов проекта. В частности, был ограничен ресурс персонала, так как рабочие, инженеры и конструкторы работали вахтовым способом. В таких условиях планирование работ имеет решающее значение. В течение всего проекта (бурение, строительство нефтепровода, обустройство и ввод в эксплуатацию месторождения) помощником нефтяников и субподрядчиков стала система P3. С ее помощью все участники проекта, включая руководство компании, менеджеров и инженеров, были обеспечены всей необходимой информацией для планирования и корректировки хода проекта. При этом все плановые решения принимались без выезда специалистов на стройплощадку. Система позволила также при выходе отдельных этапов проекта за рамки проектных сроков заглядывать вперед и понимать, на каких этапах есть свободные ресурсы для ускорения работ. Совместное использование проектной информации всеми субподрядчиками позволило значительно улучшить координацию работ этих компаний.
Другим примером может служить опыт компании PETROBRAS Engineering Service, осуществившей с помощью P3 проект строительства газопровода Боливия-Бразилия общей длиной 3 150 км. При осуществлении проекта необходимо было решить целый ряд сопутствующих проблем: на протяжении всего маршрута трубопровода нужно пересечь множество рек, включая несколько крупных; более 70 км трубопровода проходит по засушливому плато, где необходимы специальные методы строительства и т.д. Кроме этого, Боливия и Бразилия взяли на себя обязательства минимизировать вред окружающей среде и проживающему в близлежащих регионах населению. Все строительство трубопровода было разбито на множество самостоятельных подпроектов, в качестве объектов которого мог быть и 250 км участок трубопровода, и компрессорная станция, и пересечение крупной реки. Каждый подпроект самостоятельно был выставлен на тендере, в результате чего число независимых подрядчиков перевалило за 20. Общее число отдельных работ по проекту достигло 25 000. Каждый подрядчик составлял расписание и управлял осуществлением своего подпроекта, обновленные данные со всех подпроектов периодически передавались по электронной почте в одну из трех региональных служб PETROBRAS. В этих региональных центрах информация обрабатывалась и объединялась в обновленный региональный проект. Затем региональные проекты поступали в штаб-квартиру PETROBRAS в Рио-де-Жанейро, где происходило их сведение в единый основной проект, его обновление, корректировка и принятие стратегических решений. Использование P3 позволило сохранить контроль над всеми проблемами: политическими, техническими, экологическими, а также отладить координацию всех подрядчиков и руководства компании. Осуществление проекта прошло в намеченные сроки и в рамках бюджета. Вообще, владение всей систематизированной информацией о проекте позволяет избавиться и от элементарной забывчивости. Например, Терри Турман, руководитель американской компании Columbia Gas Transmission, использовавшей P3 при реконструкции и расширении 12 500 миль газопровода и добившейся с ее помощью минимизации перебоев подачи газа потребителям во время проекта, считает, что без применения P3 "множество деталей были бы просто утеряны". Система помогает и решать проблемы взаимоотношений подчиненных специалистов и руководства. Вместо того, чтобы выпрашивать у последних дополнительные ресурсы или настаивать на необходимости тех или иных решений, приводя расплывчатые, не до конца ясные им самим обоснования и перспективы, специалисты смогут оперировать достоверной информацией. Кроме всего вышеописанного, применение грамотного управления проектами поможет выявить и те скрытые дополнительные ресурсы и возможности, о которых руководители компании раньше и не догадывались.