Источник: VII Международная научно-практическая конференция «Использование программных продуктов фирмы "1С" в инновационной деятельности учебных заведений» /Москва -2007г.
edu.1c.ru/pressa/fa/tez_pdf/nekn.pdf

Автоматизация учебной части

Некрасова Н. А. ООО «АВРО-БУС»

В наше стремительно развивающееся время автоматизация ведения базы данных по студентам и преподавателям ВУЗов, где количество студентов достаточно велико, является важной задачей. Автоматизация позволяет хранить всю информацию в одном месте, быстро получать отчетность за любой период времени и при этом иметь гибко настраиваемые права доступа к базе данных.

Конфигурация «Автоматизация учебной части» предназначена:

•         для хранения, обработки информации и получения отчетности по абитуриентам ВУЗа;

•         для хранения информации и получения отчетности, связанной с работой учебно-методического отдела;

•         для ведения базы и получения отчетности по преподавателям ВУЗа;

•         для хранения, обработки информации и получения отчетности по студентам ВУЗа.

Структура конфигурации соответствует описанным выше задачам. Все справочники, документы, журналы документов и отчеты в программе разбиты на соответствующие блоки. Кроме того, в конфигурации есть справочники для хранения информации по общей структуре ВУЗа - факультеты, кафедры, специальности, специализации и др.

Блок «Абитуриенты». Указанный блок программы позволяет вести базу данных

•         на абитуриентов ВУЗа - в конфигурации они хранятся как физические лица (пока еще не студенты);

•         на возможные варианты зачисления абитуриентов;

•         на дисциплины сдачи абитуриентами по каждому варианту поступления.

В конфигурации предусмотрено хранение в электронном виде заявлений абитуриентов на поступление в ВУЗ, автоматическое формирование и хранение экзаменационных ведомостей. По результатам вступительных экзаменов на основании заполненных экзаменационных ведомостей абитуриентов можно получать отчеты по количеству поданных заявлений, по несданным экзаменам, по проходному баллу абитуриентов.

Блок «Учебные планы». Является основополагающим блоком конфигурации и всего учебного процесса студентов в целом. В нем хранятся данные по учебным планам студентов, а также по текущим изменениям в учебных планах, по графикам учебного процесса на каждый год и каждый курс обучения. Также в рамках этого участка, ведется список дисциплин, преподаваемых в ВУЗе в разрезе циклов и компонент дисциплин.

Эта информация является первичной для составления аттестационных ведомостей и экзаменационных листов студентов. В конфигурации на основании этих данных можно получать соответствующие отчеты -различные учебные семестровые планы, графики учебного процесса, дисциплины учебных планов.

Блок «Преподаватели». В рамках обозначенного блока можно вести кадровую информацию по преподавателям:

•         их ученую степень и ученое звание;

•         статус: штатный или совместитель;

•         кафедры работы преподавателя;

•         список преподаваемых дисциплин.

На основании имеющихся данных можно получать отчеты по статистике преподавателей, по истории изменения кафедры работы, должности и ставки преподавателя, по телефонам и дисциплинам преподавателей.

Блок «Студенты». Это самый большой блок программы. Он состоит из одноименного справочника, где хранится вся информация по студенту поступление в ВУЗ, переводы внутри ВУЗа, выговоры и благодарности, курсовые работы студента, информация по зачетной книжке, тема и оценка защиты диплома. В программе можно регистрировать все действия связанные обучением студента в ВУЗе:

•         прием студента или перевод его из другого ВУЗа;

•         регистрация   аттестационных   ведомостей   и   экзаменационных   листов   по промежуточным аттестациям;

•         закрытие студентам сессии или отсрочка даты закрытия сессии;

•         перевод студентов с курса на курс;

•         утверждение тем курсовых работ;

•         назначение стипендий студентам;

•         регистрация выговоров и благодарностей студентам;

•         изменение фамилий студентов;

•         регистрация оценок ГЭК;

•         и др.

Выше обозначенная информация хранится в базе данных в виде соответствующих документов, из которых можно получать соответствующие печатные формы.

На основании введенных и заполненных документов формируются соответствующие отчеты. Например, ведомости экзаменационной сессии, академическая задолженность студентов, учебная карточка студента и академическая справка, отчеты по спискам студентов и др.

Данная конфигурация внедрена в Российской Правовой Академии. В настоящее время ведутся работы по внедрению блока расчета нагрузки преподавателей.