В настоящее время существуют различные мнения об эффективности применения функционально-стоимостного анализа (ФСА) или в английской аббревиатуре Activity Based Costing (ABC). Одни пользователи считают ФСА достаточно сложным для понимания и применения. Другие наоборот, простым известным методом, но им не совсем понятна технология его применения, как в методическом плане, так и в плане использования программных средств его поддержки. Третья категория менеджеров вообще не видит возможности его практического применения.
Причиной выбора данной темы в качестве индивидуального задания является желание продемонстрировать применение метода технико-экономического исследования в электротехнике, а именно на примере службы подстанций предприятия электрических сетей.
Общие сведения о ФСА
Центральным пунктом маркетинговом деятельности является стратегия разработок производственной программы, в частности программ производства новых товаров. Успех любого предприятия зависит от своевременного отказа от производства малоэффективных, морально изношенных товаров и технологий и перехода на так называемые новинки, обеспечивающие большие возможности в удовлетворении нужд, запросов и вкусов потребителей, а также более рациональное и экономичное их производство.
Чтобы перейти на производство новых, более прогрессивных и эффективных товаров и услуг, чтобы обеспечить крупномасштабный выход на мировой товарный рынок, необходимо использование результатов фундаментальных научно-исследовательских разработок, открытий, изобретений и другой инновационной деятельности в области создания принципиально новых и модернизированных поколений готовой продукции или сырьевых товаров, материалов и услуг в производственных программах маркетинга. Эти результаты, создаются в научных центрах и реализуются в форме лицензий, патентов, ноу-хау. Они разрабатываются также собственными научно-исследовательскими и опытно-конструкторскими подразделениями крупные корпораций, позволяющими создать у себя новый или модернизированный вид продукции, новое его поколение.
ФСА - метод системного исследования функций, работоспособности различных объектов и затрат на их реализацию. Наиболее широко ФСА в настоящее время применяется для технических объектов-изделий, их частей и деталей, оборудования, технологических процессов производства. Основная цель анализа при этом - выявление резервов снижения затрат на исследования и разработки, производство и эксплуатацию рассматриваемых объектов. Кроме конструирования и технологии технических объектов а поле деятельности ФСА в настоящее время включаются организационные и управленческие процессы, производственные структуры предприятий, объединений и научно-исследовательских организаций. Если исходить из общей предпосылки системного анализа, то объектом ФСА может быть любой элемент сложной производственно-экономической системы народного хозяйства, отвечающий требованиям выделенных выше признаков.
В силу своей системности ФСА позволяет выявить в каждом изучаемом объекте причинно-следственные связи между, качеством - эксплуатационно-техническими характеристиками и затратами. На основе этого создаются основания для исключения механических методов планирования затрат от достигнутого уровня, установления нормативов на основе сложившегося уровня трудоемкости себестоимости и расхода материалов. Достоинством ФСА является наличие достаточно простых расчетных и графических методов, позволяющих дать двойственную количественную оценку выявленных причинно-следственных связей. Это достоинство ставит ФСА в ряд наиболее эффективных методов анализа не только технических, но и производственно-экономических систем, структур, методов организации и планирования, управления производством и научными исследованиями [1].
Функционально-стоимостной анализ позволяет выполнить следующие виды работ:
1. формирование релевантной информации об эффективности деятельности центров ответственности на предприятии;
2. определение и проведение общего анализа себестоимости бизнес-процессов на предприятии (маркетинг, производство продукции и оказание услуг, сбыт, менеджмент качества, техническое и гарантийное обслуживание и др.);
3. проведение сравнительного анализа и обоснование выбора рационального варианта технологии реализации бизнес-процессов;
4. проведение функционального анализа, связанного с установлением и обоснованием выполняемых структурными подразделениями предприятий функций с целью обеспечения выпуска высокого качества продукции и оказания услуг;
5. определение и анализ основных, дополнительных и ненужных функциональных затрат;
6. сравнительный анализ альтернативных вариантов снижения затрат в производстве, сбыте и управлении за счет упорядочения функций структурных подразделений предприятия;
7. анализ интегрированного улучшения результатов деятельности предприятия и др.
В основе ФСА лежит функциональный подход в отличие от наиболее распространенного в настоящее время при анализе затрат предметного подхода. При предметном подходе решается вопрос, как снизить затраты на элемент, узел, прибор или систему в целом. При функциональном подходе прежде всего рассматривается состав необходимых при эксплуатации оборудования или других объектом функций, задач, целей. Только после этого выявляются возможные способы конструктивной, технологической или организационной реализации элементов- узлов и блоков оборудования, операций технологического или производственного процесса, подразделений предприятий и объединений. Это позволяет либо выявить в рассматриваемой системе не несущие функциональной нагрузки элементы, либо совместить в одном элементе выполнение различных функций, решение нескольких задач.
Развитие теории ФСА, как уже указывалось, нашло широкое применение в отраслях машиностроения, электротехнической и электронной промышленности. Это связано с системностью метода, ставящего своей задачей в каждом конкретном случае выявить структуру рассматриваемого объекта, разложить его на простейшие элементы, дать им двойственную оценку (со стороны потребительной стоимости - интегрального качества и со стороны стоимости затрат на исследования, производство и эксплуатацию). Функционально-узловой метод проектирования уже длительное время применяется в радиоэлектронной промышленности и ряде других отраслей машиностроения. Основные направления использования ФСА-модели для реорганизации бизнес-процессов - это повышение производительности, снижение стоимости, трудоемкости, времени и повышение качества.
ФСА и предприятие электрических сетей (ПЭС)
Анализ службы ПС ПЭС проводился в следующем подрядке:
1) Общая характеристика предприятия
Дана подробная информация об истории предприятия, доли занимаемого рынка, основных потребителях, планах развития.
Определена цель деятельности предприятия - объединение экономических интересов и имущества (стратегически важных энерго-объектов) для поставки и передачи энергии потребителям областей с целью получения прибыли.
Определено, что основным отделом на предприятии является служба ПС, поскольку этот отдел координирует работу всех служб предприятия и осуществляет непосредственное управление материально-технической базой предприятия.
Предварительно определены «узкие места» в работе службы:
1. Дублирование функций службой ПС и другими отделами:
1.1 составление инструкций по охране труда;
1.2 курирование объектов капитального строительства.
2. Выполнение излишних функций, которые отнимаютзабирают время у рабочего персонала на выполнение основных функций:
2.1 организация технической учебы персонала;
2.2 планирование ремонта оборудования[2].
2) Цели и задачи службы ПС и взаимоотношение с другими подразделениями предприятия
Описана главная цель службы ПС - обеспечение бесперебойного электроснабжения потребителей.
Определены задачи службы ПС:
1. Обеспечение надежной и экономичной работы электротехнического оборудования подстанций.
2. Повышение производительности труда, внедрения прогрессивной технологии и передовых методов ремонта и эксплуатации электрооборудования.
3. Улучшение технико-экономических показателей ремонта и технического обслуживания электрооборудования подстанций.
Взаимодействие с другими подразделениями преведено в Приложении 1.
3) Формулировка функций службы ПС и их классификация
Сформулированы функции службы ПС. Фунции разделены на основные и второстепенные (табл. 1).
Таблица 1 - Функции службы ПС
4) Анализ организационной структуры управления
Определено, что структура предприятия имеет линейно-функциональный тип (рис. 1).
Рисунок 1 - Организационная структура ПЭС
Линейно-функциональная структура показала следующие положительные моменты и недостатки (табл. 2).
Таблица 2 - Характеристика линейно-функциональной структуры
Организационная структура управления службы ПС также линейно-функциональная (рис 2).
Рисунок 2 - Организационная структура службы ПС
5) Построение функциональной модели работы службы ПС на основе методики FAST и ее анализ
Этот подход основывается на способе улучшения, впервые использованном компанией IBM в середине 1980-х гг. Методика быстрого анализа решения - это «прорывной» подход, который концентрирует внимание группы на одном процессе (определяются источники проблемы и/или этапы процесса, не добавляющие ценности). Типичными улучшениями при применении FAST подхода являются снижение затрат, длительности цикла и уровня ошибок на 5 – 15 % за трехмесячный период[3].
Диаграмма FAST позволяет:
1. отразить существо функций (т. е. задачи и проблемы) и позволяет формализовать приемы функционального подхода;
2. проверить правильность проведенной классификации и принятых формулировок;
3. дает возможность выявления взаимосвязи между функциями;
4. быстро выявлять те функциональные зоны, в которых заложены наибольшие резервы снижения затрат;
5. устанавливать понимание между специалистами различного профиля.
Диаграмма FAST представлена на рис 3.
Рисунок 3 - Функциональная диаграмма осуществления функции «Обеспечить надежное питание потребитлей»
Результаты диаграммы FAST: Функция №10 «Организовывать техническую учебу персонала» и функция №13 «Планировать ремонт оборудования» являются излишними, их лучше отображать соответственно в функциях отдела кадров и в функциях планово-экономического отдела. Дублируемыми функциями в данной диаграмме FAST являются: функция №7 «составлять инструкции по охране труда» и функция №9 «курировать объекты капитального строительства».
6) Определение затрат на осуществление функций службы ПС
Определены годовой фонд заработной платы работников, затраты труда на одну функцию, годовой фонд рабочего времени, затраты денежных средств на осуществление каждой функции службы ПС.
7) Определение качества осуществления функций службой ПС
Рассчитаны следующие коэффициенты по каждой из выполняемых функции:
1. Коэффициент использования технических средств управления;
2. Коэффициент организации рабочих мест исполнителей работы;
3. Коэффициент труда исполнителей функций;
4. Коэффициент регламентации функций управления;
5. Коэффициент дублирования функций;
6. Коэффициент использования рабочего времени в других подразделениях предприятий, зависящий от работы аппарата управления.
На основе всех 6-ти коэффициентов рассчитан коэффициент качества осуществления функций.
8) Определение степени значимости функций службы ПС
Степень значимости функций определяется экспертным путем. Формируется экспертная группа, в состав которой входят квалифицированные и опытные работники аппарата управления, осуществляющие эти функции, а также руководитель, которому служба ПС подчиняется. Степень значимости определяется в баллах при помощи матрицы сравнений.
9) Построение и анализ совмещенной диаграммы значимости функций службы ПС
На основании диаграммы были сделаны следующие выводы: затраты на выполнение функций службы ПС, таких как №2 «Организовать ремонт оборудования», №12 «Организовывать работу персонала службы», №14 «Участвовать в разработке проектной документации», №17 «Контролировать планы ремонтов оборудования» не сбалансированы со степенью их значимости – затраты на осуществление этих функций завышены[5].
10) Построение и анализ совмещенной диаграммы значимости функций службы ПС и уровня качества их осуществления
На основании диаграммы были сделаны следующие выводы: уровень качества выполнения функций службы ПС, таких как №6 «Принимать электрооборудование из ремонта», №9 «Курировать объекты капитального строительства», №14 «Участвовать в разработке проектной документации», №17 «Контролировать планы ремонтов оборудования» не сбалансирован со степенью их значимости, качество низкое.
11) Разработка мероприятий по совершенствованию управления службой ПС на основе проведенного ФСА
Особенность ФСА в том, что он не только позволяет вскрыть резервы совершенствования управления, снижения затрат и повышения качества осуществления функций, но и предложить конкретные пути и меры использования этих резервов и улучшения состояния исследуемого объекта. Анализ деятельности службы ПС показал наличие завышенных затрат на осуществление следующих функций: №2 «Организовать ремонт оборудования» №12 «Организовывать работу персонала службы», №14 «Участвовать в разработке проектной документации», №17 «Контролировать планы ремонтов оборудования»; а также низкий уровень качества выполнения функций: №6 «Принимать электрооборудование из ремонта», №9 «Курировать объекты капитального строительства», №14 «Участвовать в разработке проектной документации», №17 «Контролировать планы ремонтов оборудования».
FAST – диаграмма показала, что функция №10 «Организовывать техническую учебу персонала» и функция №13 «Планировать ремонт оборудования» являются излишними, их лучше отображать соответственно в функциях отдела кадров и в функциях планово-экономического отдела . Дублируемыми функциями в данной диаграмме FAST являются: функция №7 «Составлять инструкции по охране труда» и функция №9 «Курировать объекты капитального строительства».
Что касается функции №14, то рекомендуется внедрить дополнительное программное обеспечение – графический редактор «AutoCAD», который позволяет облегчить графическое оформление проектной документации[4]. 12) Расчет ожидаемого экономического эффекта мероприятий по совершенствованию работы службы ПС на основе ФСА
Экономическая эффективность управления предприятием является многофакторным комплексным понятием. В результате внедрения мероприятий по совершению управления службы ПС на основе ФСА достигается годовой экономический эффект в сфере управления в размере 20% от ФОТ.
Вывод: Все вышеперечисленное является наглядным доказательством того, что каждый инженер обязан обладать знаниями как в сфере экономики, так и в сфере менеджмента. Обладая техническим и экономическим образованиями мною был проведен комплексный анализ ПЭС, найдены «узкие места» в работе предприятия, даны конкретные предложения по сокращению времени выполнения функций, подсчитан экономический эффект от внедрения результатов ФСА.
Приложения:
Приложение 1 - Взаимодействие СПС с другими отделами ПЭС
Литература:
1. Волкова К.А. Государственное предприятие: структура, положение об отделах и службах, должностные инструкции Справочное пособие, 2-ое издание, доп./ К.А. Волкова//М.: Экономика,1990-448с.
2. Кибанов А.Я. Управление машиностроительным предприятием на основе функционально-стоимостного анализа/ А.Я. Кибанов// М.: Машиностроение, 1991-160с.
3. Шмален Г.А. Основы и проблемы экономики предприятия/ Г.А. Шмален//М: Финансы и Статистика, 1996-146с.
4. Общие сведения о ФСА [Электронный ресурс].-Режим доступа: ссылка,http://works.tarefer.ru/99/100936/index.html
5. Краткая характеристика ФСА [Электронный ресурс].-Режим доступа: ссылка,http://ru.wikipedia.org/wiki/Функционально-стоимостный_анализ