Современные системы документооборота

Введение
Документооборот на предприятии. Основные понятия
Системы автоматизированного документооборота
1. Внедрение систем автоматизированного документооборота
2. Обзор Lotus Notes/Domino
Выводы
Литература
Рекомендуемые ссылки

Введение

   Одно из востребованных на рынке применений навыков разработки программ – это внедрение систем для обработки и управления потоками документов в различных организациях.

   Выбор темы связан с тем, что я имею опыт разработки приложений в рамках среды разработки Lotus Notes/Domino. Освоение принципов работы современных систем документооборота и задач, которые решаются в рамках данных систем является актуальным направлением профессиональной деятельности. Поэтому важным этапом освоения этих технологий является приобретение навыков разработки программных продуктов с использованием популярного программного продукта IBM Lotus Notes/Domino.

Документооборот на предприятии. Основные понятия

1. Информационные связи предприятия

   Под термином «предприятие» обычно подразумевают широкий спектр различных организаций, производящих какую-либо продукцию либо услуги. Любое предприятие имеет организационную структуру, в которую входят различные подразделения (см. рис. 1) [1].

Рис. 1. Типовая схема предприятия

   Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в документах. На предприятии существует ряд специализированных служб, занимающихся работой с документами [1].

   Предприятие имеет внутренние информационные связи (взаимодействие руководства с исполнителями) и внешние информационные связи (взаимодействие с контролирующими смежными предприятиями, потребителями, клиентами и т.п.) [1].

2. Структура современного коммерческого предприятия

   Рассмотрим структуру современного крупного коммерческого предприятия (см. рис. 2) [1].

Рис. 2. Структура современного коммерческого предприятия

3. Общая структура документационного обеспечения управления

   Управление любым предприятием – это информационный процесс, в котором принимается и обрабатывается информация, вырабатываются решения, эти решения доводится до исполнителей, действия которых контролируются (см. рис. 3) [1].

Рис. 3. Схема документационного обеспечения управления

   Процесс организации работы с документами, включая их создание, регистрацию, контроль, продвижение, систематизацию и хранение, называют делопроизводством [1].

   Документооборот – это движение документов от момента их создания до момента окончания работы с ними. Организация документооборота основана на тех же принципах, что и механический конвейер: движение документов должно иметь минимальные возвраты на предыдущие ступени, документы должны направляться исполнителям в соответствии с их обязанностями, чтобы избежать дублирования операций. Различают внешний и внутренний контуры документооборота. Схема документооборота показана на рис. 4.

Рис. 4. Схема документооборота

   Различают внешний и внутренний контуры документооборота.

   Входящая документация – это документация, поступающая на предприятие от других организаций. Исходящие документы – это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. Исходящая документация – это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п. [1]

   Каждый документ в процессе движения должен проходить через три операции: регистрация, контроль, направление в дело. Во избежание путаницы с документами каждая операция должна выполняться один раз [1].

4. Документооборот на предприятиях разного масштаба

   На предприятиях с небольшим штатом сотрудников нет необходимости внедрять сложную автоматизированную систему управления электронными документами [1].

   В качестве среды распространения документов в этом случае, как правило, используется программа Microsoft Outlook, с помощью которой пересылаются файлы с документами, и эта же программа применяется для пересылки образов документов, получаемых путем сканирования первичных бумажных оригиналов.

   Обычно при таком подходе единые автоматизированные справочники для всего предприятия отсутствуют. При этом обычно используются одинаковые адресные книги, содержащие адреса электронной почты сотрудников [1].

   Регистрация документов при такой схеме производится вручную, сведения о документах заносятся в таблицы, не обрабатываемые автоматизированными системами. Каждый документ направляется по маршруту, выбираемому очередным исполнителем. Когда предприятие растет, подобная организация документооборота оказывается неэффективной. Становится трудно отследить маршрут конкретного документа и проконтролировать исполнение того или иного приказа. Осложняется контроль версий документа, процесса согласования и поиска документов. В этом случае требуется переход на специализированные автоматизированные системы документооборота [1].

Системы автоматизированного документооборота

1. Внедрение систем автоматизированного документооборота

   Внедрение системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДД) позволяет оптимизировать весь процесс управления, который становится более простым и логичным, улучшается качество принимаемых решений, эффективнее ведется контроль исполнения решений, снижаются издержки, связанные с содержанием аппарата управления [1].

   Документы пересылаются с помощью автоматизированной системы документооборота, которая содержит единые для всей организации базы классификаторов и нормативов. Маршрутизация документов определяется в зависимости от вида документа, т.е. имеются стандартные пути движения для отдельных категорий документов [1].

   Обмен документами с внешними организациями обеспечивается с помощью корпоративного информационного портала (см. рис. 5) [1].

Рис. 5. Схема САДД

   Большинство разработчиков САДД не занимаются созданием собственных текстовых редакторов, а используют редактор из Microsoft Office. На рабочем месте разработчика документа в интерфейс Word добавляется функциональная кнопка, которая позволяет передать созданный документ в систему делопроизводства, обеспечивающую его прохождение в системе документооборота. При необходимости просмотреть документ на машине пользователя запускается Word [1].

   Можно сказать, что автоматизированная система делопроизводства и является конвейером, обеспечивающим оптимальное продвижение элементов в системе, а программы Microsoft Office являются станками вокруг этого конвейера, с помощью которых можно подготовить документ (деталь) и поместить ее на конвейер. Система делопроизводства осуществляет гарантированную доставку от одного станка к другому, контролирует, что обработано на этом станке, и отправляет далее по назначению [1].

   Юридическая сила электронного документа обеспечивается на базе использования электронно-цифровой подписи ЭЦП) – механизма, который позволяет доказать, что автор присланного электронного документа на самом деле является именно тем, за кого себя выдает, и что документ не был изменен в процессе доставки [1].

2. Обзор Lotus Notes/Domino

   Одним из наиболее ярких примеров интегрированной системы для коллективной работы является продукт компании IBM Lotus Software – Lotus Notes/Domino. Программные средства Lotus Domino и Notes позволяют решать задачи сбора, организации и распределения информации и знаний.

2.1 Области применения приложений Lotus Notes/Domino

   Технологии на базе приложений Lotus Notes/Domino может использоваться в следующих целях [2]:

1. Использование инфраструктуры электронной почты, передачи сообщений и коммуникаций. Lotus Domino является почтовым сервером, а Lotus Notes является клиентом электронной почты с расширенными возможностями.
2. Использование Domino и Notes в качестве платформы и инфраструктуры для бизнес-приложений, автоматизации деловых процедур, документооборота и т.д. Lotus Domino является сервером приложений, а Lotus Notes – клиент для выполнения бизнес-приложений, работы с документами.
3. Применение Lotus Domino для создания инфраструктуры Web. Lotus Domino – это Web-сервер с расширенными возможностями по динамическому обновлению, категоризации информации, полнотекстовому поиску и т.д.
4. Использование Lotus Domino и Notes в качестве интегрирующего программного обеспечения, или «программного обеспечения промежуточного слоя», способного интегрировать информацию и данные из разлчных источников информации — реляционных СУБД, систем управления ресурсами предприятий (ERP), таких как SAP R/3, среды Internet и т.д [2].

   Кроме того, Lotus Domino и Notes являются многоплатформными продуктами. Версии сервера Domino имеются под большинство распространенных операционных систем и аппаратных платформ, таких как Windows 3.x, Windows 95, Windows NT, Linux, Sun Solaris, HP-UX, IBM AIX, OS/2, Novell NetWare, OS/400, OS/390, Mac [2].

2.2 Архитектура и компоненты системы Notes/Domino

   Работа современных предприятий и коммерческих структур основана на активном взаимодействии людей, подразделений и других, внешних по отношению к ним, организаций.

   Все формы этого взаимодействия можно разбить на три группы [2]:

1. Коммуникации: включает в себя запросы и пересылку информации.
2. Кооперация: пользователи и организации используют совместное рабочее пространство (здания, комплексы зданий и т.д.) для выполнения работы и при этом требуется взаимодействие людей.
3. Координирование: существуют определенные процессы, в которые вовлечены разные люди и организации, такие, например, как процесс согласования приказа или прохождения платежного поручения, которые подчиняются заранее определенным правилам.

   Технологии, поддерживающие эти три формы взаимодействия [2]:

1. Электронная почта и системы пересылки сообщений.
2. Базы данных коллективного доступа.
3. Средства автоматизации деловых процедур (workflow).

   Основу Lotus Domino и Notes составляют перечисленные выше технологии. Lotus Domino и Notes можно охарактеризовать как систему распределенных баз данных коллективного доступа, интегрированную с возможностями электронной почты [2].

   На рисунке 6 показан принцип взаимодействия основных компонентов Notes/Domino [3].

Рис. 6. Взаимодействие основных компонентов Notes/Domino

   Серверы Domino и рабочие станции Notes (клиенты) формируют интегрированную архитектуру клиент/сервер для совместной работы и обмена информацией [3].

   Система Notes/Domino представляет собой комбинацию следующих компонентов архитектуры клиент/сервер [3].

1. Сервер Domino (веб-сервер):
• Сервер обеспечивает хранение информации, безопасность, передачу почты и синхронизацию баз данных с другими серверами Domino по расписанию.
• В зависимости от запроса клиента, сервер может предоставлять информацию из различных источников, включая хранилище объектов (object store), файловую систему, реляционную базу данных или их комбинации.
2. Клиент Notes и веб-клиент:
• Программное обеспечение клиента Notes позволяет получать доступ к данным Domino, которые могут располагаться как на сервере, так и локально.
• Веб-клиент имеет возможность получать доступ к данным Domino через веб-браузер [3].

2.3 Базы данных Notes/Domino

   Одним из базовых компонентов архитектуры Notes/Domino является хранилище объектов (Object Store) или база данных NSF (Notes Storage Facility) [3].

   Хранилище объектов может содержать данные любого типа: сообщения электронной почты, а также файлы, созданные в других приложениях, например, документы MS Office, видео, графику и звук. Приложение Notes/Domino может включать в себя одну или несколько баз данных и компонентов для их обработки [3].

   В таблице 1 приведено описание некоторых элементов базы данных Domino.

   Документы могут иметь отношения друг к другу, как «родительский» и «дочерний» документ. Например, если необходимо создать приложение для отслеживания внешних контактов, то родительским документом может быть описание организации, дочерними к нему – карточки сотрудников, следующим уровнем дочерних документов – отчеты о встречах с сотрудниками или письма и т.д. [3]

   Базовыми функциями для обработки документов является [3]:

• полнотекстовый поиск: позволяет пользователям индексировать документы Notes и проводить их поиск по запросам;
• управление версиями документов;
• ссылки на документы: каждый документ может содержать ссылки на другие документы в любой базе данных Notes или на документы в WWW.

   Репликация

   Система репликации решает две основные задачи:

• Поддержка территориально-распределенной работы (синхронизация данных и приложений);
• Поддержка работы мобильных пользователей.

   Репликация в Notes может настраиваться под конкретные нужды. Она характеризуется следующими свойствами:

1. Двунаправленность. Пользователи во всех подразделениях организации, в которых имеется полученная с помощью репликации копия базы данных, могут добавлять, модифицировать и удалять из нее документы.
2. Эффективность. При синхронизации баз данных репликация необходима только для новых полей документов или для полей документов, в которые были внесены изменения на любом из экземпляров базы данных, участвующих в процессе репликации. Такая репликация на уровне поля обеспечивает оптимальное использование ресурсов и самую короткую продолжительность цикла синхронизации.

2.4 Средства разработки приложений

   Платформа Notes включает в себя интегрированную среду разработки.

   Графическая среда дизайнера форм позволяет задавать графический вид документа, создавать поля, задавать их типы (текстовый, числовой, дата и время и т.д.), отслеживать и обрабатывать различные события, связанные с информацией, вводимой в эти поля, использовать JavaScript для обработки событий, использовать объекты группового календаря, создавать и использовать библиотеки повторно используемых объектов и т.д. Аналогичными возможностями обладает дизайнер страниц [3].

   Дизайнер структуры является графическим средством создания структуры Web-узла, которая может настраиваться в зависимости от профиля пользователя [3].

   Дизайнер рамок (Frameset Designer) является графическим средством создания приложений с множеством фреймов без необходимости программирования на HTML [3].

   Языки программирования, используемые в качестве средств разработки [4]:

1. Lotus Script — объектно-ориентированный язык программирования, спроектированный IBM Lotus Software. Частично совместим по синтаксису с языком Visual Basic. Встроенные классы Lotus Script предоставляют доступ к элементам интерфейса пользователя, данным и служебным объектам Lotus Notes/Domino.
2. язык @-формул. Похож на язык макрокоманд MS Excel.
3. Java.
4. JavaScript. Используется для управления объектами и данными на уровне интерфейса пользователя в клиенте Lotus Notes и при доступе по HTTP.
   Основные области применения:
• интерфейс пользователя в HTTP;
• интеграция элементов интерфейса пользователя в клиенте Lotus Notes (Java-аплетов с Lotus Script, при работе в многофреймовом интерфейсе).
5. Простые действия — упрощённая «блочная» форма описания операций, выполняемых системой. Применяется для задания несложных операций и групп операций над данными. Рекомендована и во многих случаях доступна для использования конечными пользователями системы.

   Эти средства дают полный программируемый доступ к объектам и сервисам сервера Domino, таким как маршрутизация, репликация индексирование представлений, служба справочников, средства контроля доступа и т.д.

   Мой личный опыт разработки программного обеспечения на платформе Lotus Notes/Domino пока является небольшим. Я могу сказать, что средства разработки для управления документами являются весьма эффективными и удобными в работе.

   Я изучила язык @-формул. Он может использоваться для автоматизации выполнения последовательностей команд в среде Lotus. Эти команды позволяют выполнять следующие основные действия [5]:

• обработка выделенных документов;
• преобразование, вычисление и сравнение значений полей документов;
• редактирование полей документов;
• работа с формами.

   Я использовала различные команды на языке @-формул для добавления новых функциональных кнопок в среде Lotus. Это позволяет автоматизировать выполнение некоторой последовательности действий над документами Microsoft Office, содержащимися в базе данных (например, стандартные команды из системного меню Lotus Notes).

   Я умею создавать программы на языке LotusScript. Язык LotusScript – это встроенный в систему Lotus Notes/Domino объектно-ориентированный язык программирования. LotusScript. Для обработки баз данных Lotus я разрабатывала агенты, выполняющие скрипты на языке LotusScrpt. Эти скрипты содержали обращение к объектам встроенных классов, которые позволяют выполнять операции с базами данных Domino. Использование встроенных классов позволяет обращаться непосредственно к содержащимся в базе данных объектам (документам, представлениям, полям документов и т.д.). В среде разработки Lotus Notes/Domino имеется весьма удобный отладчик скриптов, позволяющий отслеживать значения полей всех создаваемых в программе объектов. Это позволяет быстро находить и исправлять ошибки на этапе проектирования агентов.

   Также в Lotus Notes/Domino предоставляется возможность разработки программ на языке Java, для которого также имеется аналогичная библиотека встроенных классов.

   Важным аспектом использования информационных систем является обеспечение защиты информации.

   Инфраструктура Domino и Notes обеспечивают четыре уровня безопасности [4]:

1. Аутентификация, основанная на сертификатах.
2. Цифровые подписи, благодаря которым серверы Domino и клиенты Notes обеспечивают аутентификацию отправителя, что гарантирует, что информация не подверглась изменениям в процессе передачи.
3. Контроль доступа, который определяет, кто может использовать некий ресурс (сервер, базу данных, документ) и то, что он может с этим ресурсом делать в зависимости от присутствия имени пользователя в соответствующем списке контроля доступа (Access Control List) и предоставленных прав. Списки контроля доступа контролируют доступ к данным на уровне сервера, базы данных, и отдельных документов. Списки контроля доступа имеют семь уровней возможностей по работе с информацией по мере увеличения: «нет доступа», депозиторы, читатели, авторы, редакторы, дизайнеры, менеджеры. В дополнение отдельные поля могут быть зашифрованы.
4. Шифрование, обеспечивающее безопасную связь между отдельными пользователями. Шифрование может применяться в следующих случаях:
• Для баз данных, включая документы и поля, как на серверах, так и на рабочих станциях.
• Для данных при передаче, включая как передачу данных между серверами, так и передачу данных между клиентом и сервером. Это обеспечивает безопасную передачу данных по небезопасным каналам, таким как Internet.

   Также хочется отметить еще одну из технологий, поддерживаемых Domino/Notes, а именно – технологию календарного планирования. Данная технология с помощью встроенного в клиентское место Notes календаря позволяет пользователям назначать встречи, планировать совещания, просматривать любой временной промежуток месяцев, недель или дней, выбирать даты для просмотра и многое другое [4].

Выводы

   Среда разработки систем для документооборота Lotus Notes/Domino является весьма сложным и объемным программным продуктом, содержащим большое количество возможностей по внедрению в различные бизнес-проекты. Для их освоения требуется определенное время. Я надеюсь продолжить изучение этой системы в будущем и применение ее для конкретных нужд в рамках предприятий и различных коммерческих организаций.

Литература

1. Прохоров А.Н. Я могу работать в современном офисе.– М.: Интернет-Университет Информационных Технологий, 2005.– 264 с.
2. Что такое Lotus Domino и Notes и как они работают? / Данилин А. – Журнал «КомпьютерПресс».–
   Режим доступа: http://www.compress.ru/article.aspx?id=10294&part=index1ext1
3. Базовые концепции IBM Lotus Domino 6/6.5. Курс Интернет-Университета Информационных Технологий.– Режим доступа: http://www.intuit.ru/department/office/baselotus65/1/.
4. IBM Lotus Domino Designer // Материал из Википедии.–
   Режим доступа: http://ru.wikipedia.org/wiki/IBM_Lotus_Domino_Designer.
5. Ионцев Н.Н., Поляков Е.В., Таранченко О.Г. Программирование в Lotus Domino R.5.– М.: InterTrust Co., 1999.– 918 с.

Рекомендуемые ссылки

1. Официальный сайт IBM Lotus Software
2. Сайт представительства IBM Lotus Software в России
3. История Notes и Domino
4. IBM developerWorks: Lotus — Technical resources for Lotus software

Copyright © Балута Анжелика, ДонНТУ, 2011