Источник:: http://www.mrsc.org
В последнее время, в городах и округах, замечены следующие тенденции: во время организации процедуры оценки сотрудников – уменьшение количества затраченных ресурсов и при этом увеличение объемов сделанной работы; возвращение к использованию ежегодных оценок результатов деятельности.
Оценка результатов деятельности служит ценным инструментом для того, чтобы признать результаты работы лучших сотрудников, для перевода тех сотрудников, на другие места, которые не оправдали ваших ожиданий к ним в конкретной области. Когда вы говорите слова «оценка результативности» многие сотрудники и руководители сразу имеют негативную реакцию. Нами было проведено исследование в ходе которого опрошены руководители, которые проводили оценивание у сотрудников, обозначены возникающие проблемы во время процедур оценки.
В результате основными проблемами принято считать:
- непонимание необходимости процедур оценки;
- незнание процедур по подготовке оценки персонала;
- отсутствие качественной обратной связи.
Также многие руководители обеспокоены тем, как сотрудник будет реагировать на оценку. Таким образом данная статья посвящена решению двух ключевых проблем возникающих в процессе организации оценивания персонала. Во-первых – понимании важности оценки при управлении производительностью, во-вторых – будут рассмотрены ключевые вопросы, которые необходимо учитывать при подготовке процедур оценки результатов деятельности.
Связь организации оценки с эффективной организацией служебной деятельности сотрудников.
1) Работники хотят знать, что от них ожидают на конкретном рабочим месте, особенно в сегодняшней когда-либо изменяющейся рабочей среде. Честная и последовательная обратная связь о текущей деятельности сотрудника помогает ему знать работу в которой он преуспевает, или что должно быть изменено или исправлено, знать результаты и последствия своей работы.
2) Работники, которые являются самомотивированными, успевающими и последовательными исполнителями не поддадутся расстройству или разочарованию, если вдруг не будет никакого различия между их производительностью и производительностью плохого исполнителя.
3) Беседы по поводу результатов оценки предоставляют служащему и руководителю возможность обсуждения достигнутых целей и целей достижения на следующий период.
4) Четкая и точная обратная связь дает возможность установить целевые показатели производительности для отдельных сотрудников.
5) Оценка результатов деятельности – бесценный инструмент в отборе и найме сотрудников с определенными профессиональными навыками и нужной квалификацией.
6) Оценка результатов деятельности – важный инструмент в оценке потребности в обучении сотрудников и общих потребностях кадрового развития.
7) Проведение оценки результатов деятельности является необходимой обязанностью работы руководителей и менеджеров в большинстве общественных организацый.
8) Оценка результатов деятельности служит первым шагом в решении проблематичных ситуаций, отражающихся на производительности.
Контрольный список рекомендаций руководителю при организации оценки результатов деятельности
- храните файлы на всех работников, которые работают в вашей рабочей группе. Файлы должны включать информацию, документы которые имели место во время процедур оценивания, такие как: работа по специальному проекту, письма-благодарности, программы обучения, жалобы, результаты дискуссий и т.д.;
- обеспечьте обратную связь с вашими сотрудниками как во время проведения оценки, так до и после. Своевременная и последовательная обратная связь необходима для обнаружения и исправления неудовлетворительной работы в самом начале. Раннее обнаружение дает больше шансов довести работу до подходящего уровня. Ежегодная оценка результатов деятельности не должна быть первой оценкой, когда руководитель обсудил работу с сотрудниками;
- ознакомьтесь с должностной инструкцией, чтобы видеть, есть ли какие-либо отклонения в работе, выполняемой работником. У всех работников должна быть должностная инструкция, которая детализирует их функции. Должностные инструкции играют важную роль в процессе оценки результатов деятельности, потому что они обеспечивают основное понимание того, каковы обязанности сотрудника;
- используя должностные инструкции в качестве трамплина руководитель должен иметь набор ожидаемых результатов деятельности и выполняемых целей для сотрудников. Эти ожидания должны включать основные нормы работы связанные с обязанностями. Они также должны содержать больше субъективных элементов таких как работа в коллективе и коммуникации;
- рассмотрите какие изменения произошли в организации во время цикла оценки. Организационные и эксплуатационные изменения, возможно, непосредственно воздействовали на работу подчиненного, т.е. введение новой техники, внедрение новых технологий, новых процедур, нехватка персонала;
- по своей природе оценка деятельности содержит и мнение сотрудников. Убедитесь в том, что такие мнения основываются на объективных фактах или поведениях;
- будьте подлинны и искренни доводя результаты оценки до сотрудников. Оценка и замечания руководителя должны отражать фактическую работу, т.е. исключить повышение или понижение стандарта;
- не поддавайтесь искушению доминировать недавним событиям над оценкой. Это приводит к разочарованию у сильных работников, которые задаются вопросом: обращал ли внимание руководитель на его работу в остальное время, и дает сообщение проблематичному работнику, что он должен проявлять и показать себя только перед началом проведения оценки;
- оцените каждый исполнительный элемент индивидуально. Не позволяйте несовершенной или наоборот превосходной работе определить тон всей оценки;
- не упоминайте, что служащий подавал жалобу;
- на оценку результатов деятельности никогда не должны влиять как положительно, так и отрицательно: раса человека, его пол и статус;
-помните, что дискуссия о производительности работника не всегда приводят к согласию между руководителем и сотрудником, но это не означает, что между ними должно существовать непонимание. Другими словами, работнику, возможно, не нравятся стандарты работы или ожидаемые от него результаты, но он должен всегда понимать, что именно от него ожидается и требуется.