Источник:
http://csrc.lse.ac.uk/asp/aspecis/20050110.pdf
Большинство организаций сегодня накапливает информацию с такой скоростью, что задачей ставит эту информацию как можно быстрее найти когда это необходимо. Gartner Группа оценивает, что большинство данных (75% -80%) в организациях неструктурированные и не в таких форматах, что она может быть найдена, когда это необходимо. Сегодня многие организации поддерживать различные системы и баз данных в комплекс специальной архитектуры, которая, кажется, не отвечает потребностям для корпоративной неструктурированной информации в бизнес-процессы, бизнес-функций, и расширенного предприятия.
ERP-системы и другие системы не обмениваются информацией в рабочем процессе легко, и в результате много неструктурированных данные повторно набирать вручную, ведущих к ошибкам, неточности и дублированию.
Главной задачей организации станет решать, какие неструктурированные данные должны быть поставлены под управления контроля и какая часть может быть оставлена неструктурированных и неуправляемые.
Проблема действительно имеет две стороны: деловые вопросы, и технические проблем. Бизнес вопросы включают анализ информации и содержание потребностей в различных организационных подразделений и принятия решения по содержанию которых будет управляться и как она будет управляться. Технология вопросов включают анализ существующих систем, обеспечивающих содержание управленческих решений и их потенциал взаимосвязь в общей архитектуре удовлетворительно адрес содержание потребностей в области управления.
Сначала определим ECM, развивать наши системы и методологии, тест основы и методологии в больших высоких технологий организации производства, и обеспечить выводы и направления дальнейшей работы.
Enterprise Content Management (ECM) стала конвергенции двух более ранних технологий или решения для управления неструктурированной информацией в организациях: Управление документами (DM), и Content Management (CM). Эти термины и их различия объясняются ниже.
2.1 управление документами
Управление документами (DM) хорошо известна и пользуется большим успехом в 1980-х годов и 1990-х годов (Wei и др., 2002). DM системах целью организовать и сделать файлы доступными. DM системы следующих частей:
• Файл хранения: система знает местонахождение каждого файла, что он отслеживает, но не требует конечному пользователю знать, что место.
• Файл категоризации: пользователь может назначить типы файлов и групп, основанных на критерии, которые он выбирает.
• Метаданные услуги: пользователь может приложить любые дополнительные данные в файл (например, владелец, статус, создать дата, и так далее) на основании его типа.
• Сотрудничество услуги: пользователь может проверить файлы в и из системы и совместно их редактировать.
• Workflow услуги: пользователь может маршрут файлы от рабочего до работника в организованном порядке.
• Версии услуги: пользователю сохранить исторический ряд файлов и может извлекать их при необходимости.
• Доступ к услугам: пользователь может найти файлы с помощью оглавления, индексы, и полнотекстового поиска.
DM системы не обязательно иметь дело с "документами". Хотя пользователи часто целевые системы в сторону обработки текстов и других файлов Office, DM системы не имеют ограничений по типу файлов, что одна ставит в них. Таким образом, они должны более точно назвать файл системы управления (Бойко 2002).
2.2 Управление контентом
Управление контентом (CM) изначально был связан с веб-проектов. Как веб прошел мимо небольшой, неофициально предназначен сайтах и в больших, быстро меняющейся сайты, потребность в сильной инструменты управления стал прессования. Системы поставщиков имя этой необходимости и начал предлагать содержание системы управления (Hackos, 2002). Веб-сайты, однако, это просто одна из многих точек. И, как количество торговых точек и обмен информацией между ними растут (например, несколько веб-сайтов, печать Публикации и все остальное, что может быть создан из той же информации, особенно в области электронного бизнеса сети), необходимость общего подхода становится существенным. CM является общий процесс сбора, управления и публикации контента в любое отделение.
CM системы и DM системы много общего. Обе системы стремятся классифицировать информацию, применения метаданных к ней, организовать его создание через рабочий процесс и сотрудничество, и дать конечным пользователям полный доступ к нему. С другой стороны, две системы различаются следующие основные способы (Бойко 2002):
• ДМ сделку системы с файлами, а CM системы иметь дело с содержанием компонентов. Файлы не делают хорошее контейнеры для содержания. Они могут провести только один компонент в файл, если их метаданные в доказать на всех полезна для поиска отдельных компонентов.
• ДМ системы были изобретены для работы с файлами, что и другие приложения создают. Эти системы не делают Попытка открыть любой из файлов, находящихся под их контроля и работы с ними, что находится внутри файлов. CM системы, с другой стороны, непосредственно связаны с созданием контента, а также управлять ею. В обе системы, пользовательские элементы управления создания метаданных для хранения и доступа, но только в CM Система делает пользователь контроль создание содержания.
• ДМ системы для обеспечения доступа к файлам под его контролем. Цель системы CM является создания публикаций, которые представляют собой сочетание компонентов под его контролем. Для создания Публикации, CM системы должны все доступ мощности СД системы плюс дополнительные возможности автоматически построить публикации из компонентов, которые он находит.