Левашова Ольга Петровна

Факультет Экономики
Специальность: Экономика предприятия (ЭПР)

Тайм-менеджмент

     Высокие темпы XXI века лишают нас возможности «жить спокойно», требуя с каждым днем все больше и больше. Думаю, каждому из нас приходилось сталкиваться с такой проблемой, как нехватка времени, ведь далеко не всем удается выполнить запланированное. Многие люди, загруженные работой и личными делами, не видят выхода из подобного рода ситуации и продолжают барахтаться в этом водовороте. Однако психологи считают, что выход из проблемы временной нехватки есть – просто нужно захотеть изменить себя и свое отношение ко времени.

      Время довольно своенравно, и если вам не удается подчинить его, то оно обязательно подчиняет себе вас. Не хотите быть заложником времени? Значит, пришла пора что-то менять и становиться хозяином каждой недели, каждого часа и даже каждой прожитой минуты. В этом Вам поможет тайм-менеджмент — искусство управлять временем!

Сущность тайм-менеджмента

   «Искусство успевать», управление временем, тайм-менеджмент — одно из самых необходимых искусств для современного человека: разнообразной информации становится все больше, события происходят все быстрее, нужно вовремя реагировать, укладываться во все более жесткие сроки. Но при этом еще нужно находить время для отдыха, увлечений, семьи, друзей… Тайм-менеджмент — это не только ежедневники, планы и сроки, это технология, позволяющая использовать невосполнимое время вашей жизни в соответствии с вашими целями и ценностями.

Кто или Что «ворует» наше время ?

     Порой в конце дня возникает ощущение, будто вы целый день работали и всегда были чем-то заняты, а подводя итог дня, понимаете, что очень мало успели или вообще работа стоит на начальном этапе. Почему же так получается? Приведем причины потерь основного времени:

• Общение. Почти треть времени расходуется на бесполезное «нерабочее» общение. Поболтали с коллегой об отпуске, обсудили планы на выходные, поделились впечатлениями о прочитанной книге или просмотренном фильме — и почти час потратили на разговоры ни о чем.

• Нечетко сформулированные цели или неправильно поставленные задачи. Если задача была поставлена неверно или нечетко, то не исключено, что несколько минут или часов вашего времени уйдет на вникание в нее и уточнение правильных данных, а соответственно, будет потрачено зря.

• Медлительность. Медлительные люди работают неэффективно и часто тратят свое время на выполнение второстепенных дел. Именно медлительность вынуждает вас в третий раз за месяц затеять капитальную уборку в ящичках, вместо того чтобы приступать к выполнению действительно важных задач.

• Неправильная расстановка приоритетов. Расставляя приоритеты неправильно, вы тратите время на маловажные вещи, в то время, как все важное и значимое так и остается невыполненным. Учитесь справедливо оценивать важность каждой задачи и начинайте работу с дел, имеющих наивысший приоритет.

• Малоэффективные встречи. К встречам следует готовиться заранее, иначе, вместо желаемого результата они попросту отнимут ваше время. Кроме того, следует подумать, так ли важно вам встретиться с конкретным человеком лично? Возможно, вы сможете сэкономить время, если перепоручите это кому-нибудь другому или ограничитесь телефонным звонком.

Как приручить время?

     Главная цель тайм-менеджмента — заставить время работать на себя и научиться достигать желаемых результатов в минимально короткие сроки. Почему-то многие привыкли считать, что успеха добивается лишь тот, кто много работает. На самом деле это верно лишь отчасти. Да, тот, кто ничего не делает, вряд ли станет успешным, но ведь и среди тех, кто работает сутки напролет, далеко не все могут похвастаться достойными результатами [2] .
     Достойным примером является тот, кто умеет достигать многого, работая не более 8 часов в день.

О целях… далеких и не очень

    Реализация тайм-менеджмента на практике начинается с постановки целей. Не имея оных, вы никогда не сможете чего-либо достичь.

•      Все цели можно разделить на долгосрочные и краткосрочные. Определять стоит и те, и другие. Во главе должна стоять главная жизненная цель, а за ней должны идти цели «помельче». Можно и нужно обозначать цели не только на год, два или, к примеру, десять, но и цели на месяц, неделю и даже цели на каждый рабочий день.

• Заметьте, каждую цель следует обязательно зафиксировать на бумаге. Так вы о ней не забудете, и по окончанию намеченного периода сможете отметить, удалось ли вам к ней прийти.

• К каждой цели следует «приписать» индивидуальный пошаговый план по ее достижению. Ведь именно конкретный план подталкивает к действию.

О порядке

     Живя и работая в беспорядке, вы не сможете управлять своим временем эффективно. Причем под «порядком» подразумевается вовсе не идеальная чистота, а наиболее удобное в вашем понимании расположение вещей.
     При наведении порядка на рабочем месте:

• Особое внимание уделите столу. Желательно чтобы на нем не было ничего лишнего. Стопки бумаг, «тонны» канцелярских принадлежностей и, тем более, абсолютно непричастные к рабочему процессу вещи только отвлекают ваше внимание, мешая сосредоточиться.

• Не забудьте перебрать бумаги. Постарайтесь сократить их количество хотя бы в два раза. Тем более, по словам исследователей, после первой уборки обычно оказывается, что 80% документов не несут в себе никакой ценности и могут быть смело отправлены в корзину [2].

О планировании

     Тратя один час в день на составление планов, мы тем самым экономим до четырех часов в день.
Секреты планирования.

• Составляйте планы на день с вечера. Это поможет сохранить самые ценные утренние часы для выполнения какой-нибудь важной задачи.

• Составляя планы для дома, привлекайте всех членов семьи. Это поможет избежать недоразумений в будущем, и сделает ваших домочадцев активней

• Запланировав целый список дел, не забудьте расставить приоритеты [3]. Это поможет начать с выполнения наиболее важных задач. Но, расставляя приоритеты, не запутайтесь — научитесь отличать спешные задачи от важных.

О делегировании

     Перед руководителем никогда не стояла задача: выполнить все самостоятельно. Более того, главное задание руководителя не выполнить, а найти того, кто выполнит грамотно и своевременно. Поэтому делайте выводы и учитесь делегировать свои обязанности другим. Советы по повышению личной эффективности.
     Кроме всего вышесказанного существует еще множество секретов, помогающих «подружиться» со своим временем, и тем самым повысить свою личную эффективность. Ниже представлены некоторые из них:

1. Не пытайтесь оправдывать свое нежелание планировать нехваткой времени. Как уже говорилось 60 минут составления планов способны подарить 3-4 часа свободного времени.

2. Время от времени пересматривайте свои планы и вносите в них необходимые коррективы. Мир вокруг вас постоянно меняется, так почему же не могут измениться и ваши планы?

3. Определите основных «убийц» вашего времени. Для этого в течение нескольких дней записывайте любое действие, отнимающее более 3-5 минут. Результаты могут шокировать. После такого анализа, скорее всего, вы решите немного пересмотреть свой график.

4. Старайтесь использовать каждую минуту. Учитесь составлять планы по дороге на работу и изучать документацию по пути на встречу. Иногда можно даже набросать список дел во время неинтересного совещания или во время выступления скучного докладчика.

5. Не контролируйте своих подчиненных ежесекундно. Этим вы только создадите нервозную обстановку в коллективе и потратите свое время и время сотрудника впустую.

6. Привыкайте выполнять любую работу с первого раза. Повторное выполнение дела — это не только зря потраченное время, но еще и испорченное настроение.

7. Отведите время на выполнение самых сложных задач. Сделайте так, чтобы в этот момент вас не тревожили ни звонками, ни посещениями.

8. Замените некоторые встречи телефонными звонками. Не тратьте свое время и время своего собеседника [2].

5 способов экономии времени

    Ниже изложены советы, которые помогут вам высвободить немного времени своей жизни для выполнения более важных и интересных задач. Согласитесь, лишнего времени не бывает!

1. Замените встречи телефонными звонками!
       Ежедневно мы расходуем уйму времени на то, чтобы добраться до работы и назад. Используйте это время с пользой. С утра, пока голова еще не забита рабочими делами, ее могут посетить довольно светлые мысли. К примеру, можно поразмышлять над новым проектом или придумать универсальное решение для какой-нибудь глобальной проблемы.

2. Не делайте лишних усилий!
       В некоторых фирмах попасть на незапланированный прием к боссу чрезвычайно сложно. Виной всему «синдром вахтера», которым часто «болеют» секретари и прочие служащие. Поэтому необходимо сразу же идти прямиком к боссу.

3. Не тратьте время на ожидание звонков и визитов!
       Доказано, что ожидание выматывает посильней самой тяжелой работы. Поэтому не стоит гипнотизировать телефон в надежде, что он скорее зазвонит. Лучше посвятите это время отдыху!

4. Не бойтесь доверять своей интуиции!
       Иногда шестое чувство за сотые доли секунды сделает то, на что логика потратит уйму времени [1].

     Итак, идеальных методов тайм-менеджмента, которые подходили бы всем и каждому, не существует. Поэтому залог успешного управления временем — грамотное сочетание различных методов тайм-менеджмента. Применение на практике только одной методики не поможет добиться грандиозных результатов. Различные современные системы тайм-менеджмента – это конструктор, собирая части которого, каждый человек может значительно повысить свою эффективность. Спустя некоторое время процесс необходимо повторять, поскольку ситуация вокруг нас постоянно меняется. Грамотное использование одновременно нескольких методов тайм-менеджмента поможет вам значительно приблизиться к достижению намеченных целей [6].

Рекомендуемые ссылки

1. 5 способов экономии времени.
2. Как приручить время?
3. Искусство управлять собственным временем.
4. Как организовать свое рабочее время.
5. Нехватка времени, что делать?
6. Идеальная система тайм-менеджмента