Внедрение автоматизированной системы управления кадрами позволяет вести учет работников, издавать и регистрировать приказы, следить за предоставлением отпусков, получать разнообразную аналитическую информацию и решать многие другие задачи. Программы управления человеческими ресурсами помогают не только эффективно распределять трудовые ресурсы и управлять капиталом, но и являются источником, из которого служащие могут получать сведения как корпоративного, так и индивидуального характера.

На практике автоматизация тех или иных процессов предприятия происходит не столь гладко. У руководителей предприятий, как и у рядовых сотрудников, находится масса причин противодействовать автоматизации управления персоналом. У них может не хватать как понимания, зачем это нужно, так и просто времени; кадровые процессы могут быть плохо описаны и идентифицированы; наконец, и руководители, и подчиненные могут считать, что автоматизация снизит их собственную "значимость" и "важность" на предприятии. Все это приводит к тому, что лишь в 15% предприятий в Украине используют автоматизированные средства управления персоналом и при этом удовлетворены ими.

Уход от бумажной работы, несомненно, облегчает жизнь рядовых сотрудников отдела кадров: заполнение унифицированных печатных форм, получение произвольных выборок из списков сотрудников предприятия, составление отчетности на любой момент времени и за определенный период и многое другое происходит автоматически. Но и преимущества для руководителя налицо. Использование системы управления персоналом упорядочивает и систематизирует информацию, обеспечивает оперативность ее обработки. Все это дает возможность менеджеру по персоналу анализировать ситуацию по кадровым ресурсам предприятия и быстро принимать решения, оперируя фактами.

Современные автоматизированные системы управления персоналом непрерывно и стремительно развиваются. У них появились новые неоспоримые преимущества, и в результате сегодня они способны стать еще более эффективным инструментом в руках квалифицированного менеджера по персоналу. Теперь автоматизированные системы не только облегчают работу по учету кадров, но и снабжают объективной информацией о положении дел в компании, позволяют достоверно спрогнозировать, как будет развиваться бизнес в перспективе.

Как и в любом проекте, начинать автоматизацию системы управления персоналом необходимо с определения главной и промежуточных целей. Именно от правильно расставленных на этом этапе акцентов будет во многом зависеть успех проекта автоматизации, то есть выбирать продукт для автоматизации следует в соответствии с поставленными задачами.

Многие пытаются пойти обратным путем — сначала выбрать информационную систему управления кадрами, а затем с ее помощью решить определенные задачи. Такой шаг заведомо неверный, так как все существующие на отечественном рынке программы имеют различный функционал и не могут претендовать на звание «универсальной системы». В первую очередь необходимо определить: для чего нужна автоматизация, какие требования предъявить к информационной системе и каких результатов от нее ожидать.

Важно автоматизировать не функции управления персоналом вообще, а именно те из них, которые важны на текущий момент и будут востребованы в ближайшее время. Обычно среди автоматизируемых функций – основные и наиболее трудоемкие бизнес-процессы, связанные с управлением персоналом: прием на работу, перевод, увольнение, оформление отпусков и т. д. Также в автоматизации нуждаются такие процессы, как учет рабочего времени и начисление заработной платы.

Рынок информационных технологий предлагает широкий выбор программных продуктов для решения актуальных проблем управления персоналом и оптимизации бизнес-процессов в компаниях разного уровня организационного развития и разных направлений деятельности.

Преимущество Simulink заключается также в том, что он позволяет пополнять библиотеки блоков с помощью подпрограмм написанных как на языке MATLAB, так и на языках С + +, Fortran и Ada.

Фирма "1С" позиционирует на рынке программный продукт "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" как программу массового назначения для комплексной автоматизации расчета заработной платы и реализации кадровой политики предприятий и организаций. Она успешно применяется в кадровых службах, бухгалтериях и других подразделениях, в задачу которых входит организация эффективной работы персонала.

Программный продукт "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" разработан на основе значительного опыта в области управления персоналом и включает в себя следующие подсистемы:

• поиск и подбор персонала. Подсистема предназначена для автоматизации процесса поиска и подбора персонала. В ней реализованы возможности создания вакансий и полный цикл их обработки, а также функции выбора и утверждения кандидата, хранения резюме кандидатов;
• обучение и развитие. "1С: Зарплата и Управление персоналом 8" автоматизирует процесс составления планов и графиков обучения, организацию процесса обучения и оценки его эффективности. Формируется "библиотека" курсов обучения (курсы повышения квалификации, семинары, тренинги и т.д.), которая является базой для планирования и организации обучения;
• планирование работ по управлению персоналом. Подсистема направлена на выработку оптимального плана работ, для достижения целей с минимальными затратами. В ней реализовано планирование ресурсов и планирование мероприятий;
• развитие компетенций. Подсистема управления компетенциями обеспечивает оценку персонала и контроль результатов оценки. Она включает справочник, содержащий глоссарий компетенций, что позволяет ускорить разработку критериев оценки персонала;
• аттестация. Подсистема автоматизирует процесс аттестации работников и позволяет проводить следующие работы: контролировать оценки работников; назначать аттестации; контролировать проведение аттестаций; анализировать оценки компетенций;
• построение схем мотивации. Менеджерам предлагается инструмент разработки и изменения схем мотивации работников, предполагающих использование произвольного перечня показателей результатов производственной деятельности, как отдельных работников, так и подразделений или предприятия в целом. Инструмент пошагового ввода схем мотиваций обеспечивает удобный наглядный ввод схемы мотивации, а также возможность получить ее печатную форму до создания документов.;
• анализ затрат на привлечение персонала. Специалистам кадровых служб предоставляется инструментарий анализа затрат на привлечение персонала, он состоит из средств учета затрат по каждому источнику персонала, регистрации источника поступления каждого кандидата и аналитического отчета.

При помощи этого инструментария менеджер может проанализировать эффективность произведенных затрат на основании стоимости привлечения одного кандидата по каждому источнику и средней стоимости привлечения по всем источникам.

По результатам автоматизации деятельности службы по управлению персоналом на базе "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" руководство будет иметь полный контроль за происходящим, задавать структуру предприятия и составляющих его организаций, анализировать кадровый состав, принимать управленческие решения на основе полной и достоверной информации. Мощные аналитические отчеты предоставляют пользователю информацию в произвольных разрезах. Кадровая служба получает ценный инструмент автоматизации рутинных задач, возможность формировать гибкие отчеты о работниках с различными условиями отбора и сортировки.

Так как в кадровой службе чаще всего работают представители разных возрастных категорий, то и подход к внедрению автоматизации их рабочего процесса должен быть разноплановым. Представленная выше программа идеально подойдет группе работников, которые представляют более молодую возрастную группу ( от 20-45 лет). Так как этим людям будет проще освоить новые инновации, а так же проходить различные курсы обучения, касающиеся данной программы. Более старшему поколению работников подойдут более упрощенные программы работы с кадрами, например, кадровая программа «ПЕРСОНАЛ – Бизнес». Это адаптированная версия профессиональной кадровой программы «Персонал – Про», для ведения кадрового делопроизводства неподготовленными пользователями. Кадровая программа «Персонал Бизнес» ориентирована на использование в организациях, в которых нет самостоятельной службы кадрового менеджмента. Работа с программой «Персонал – Бизнес» упрощена и интуитивно понятна, что позволяет неподготовленному пользователю вести полноценный учет кадров в своей организации. Программа обеспечивает печать всех регламентируемых кадровых документов, а так же получение всевозможных справок и статистических отчетов.

Преимущества программы:

• простой, интуитивно понятный интерфейс, обеспечивающий формирование всех необходимых кадровых приказов и расчет всех параметров на основании минимальной информации о сотруднике. Не надо задумываться о правильности формирования приказов – достаточно просто заполнить поля в соответствующем диалоге и система сгенерирует правильный приказ со всеми необходимыми атрибутами;
• база данных по всем сотрудникам с автоматическим ведением всей кадровой истории и возможностью хранения различной дополнительной информации по сотрудникам. Информация по сотрудникам хранится неограниченно долго. Даже когда уволится сотрудник, то по нему останется вся информация и в любой момент времени можно получить исчерпывающую информацию о нем;
• база кадровых документов, с возможностью печати документов в Microsoft Word. Нет необходимости печатать все документы сразу – возможно распечатать документы за определенный период, что упрощает задачу ведения кадрового учета. При необходимости Вы можете самостоятельно настроить печатные формы под Ваши требования (например, вставить свой логотип фирмы в шапку приказа) просто отредактировав шаблон приказа в Microsoft Word.