В связи с бурным развитием и внедрением информационных технологий решения
разнообразных задач во всех сферах деятельности человека требуют достоверной
информации, которую приходится извлекать из неупорядоченных данных. Данными
можно более эффективно управлять, если их разместить в базе данных (БД). Следует
отметить, что БД — одно из важнейших «средств» хранения, обработки и
использования разных видов документации. [1] Спектр применения БД в повседневной
жизни настолько широкий (от бухгалтерии до военной промышленности), что спрос на
их использование и создание с каждым годом повышается. Постоянное развитие
компьютерных технологий разрешает создавать практические и простые в применении
для пользователя базы данных. Однако, кроме положительных сторон, в БД есть и
важные недостатки. К ним можно отнести привязку программы БД к определенным
данным, заранее заложенных в программный код, что вынуждает пользователя
постоянно приобретать новые БД для работы, а также переключаться с одной базы на
другую.
В настоящее время учетно-консультационные системы, основанные на
использовании БД, нашли применение в широком спектре человеческой деятельности.
Приведем характерные примеры процессов с применением баз данных: покупка в
супермаркете; расчеты с использованием кредитной карточки; заказ книг в библиотеке;
работа в Internet; обучение в университете. [2]
В настоящий момент возникла необходимость создания единой (для работников и
клиентов книжного издательства) учетно-консультационной системы для учета
книжной продукции, гибкой и максимально автоматизированной работой с авторскими
проектами, возможности подключения клиентов к системе с ограниченным доступом
(например, в режиме просмотра информации о выпускаемой продукции). Учитывая
развитие современных технологий и совместимость стандартов, было принято решение
создать сетевую консультационно-учетную систему с использованием базы данных
(БД).
Обоснование необходимости создания учетно-консультационной системы на
основе базы данных заключается в следующем:
а) на предприятии нет единой системы учета информации о выпускаемой
продукции;
б) неудобство работы с одними и теми же документами обусловлено отсутствием
сетевого доступа различными пользователями к одному документу;
в) недостаточная «гибкость» каждого программного продукта в отдельности
вынуждает пользоваться различными, не всегда совместимыми друг с другом
программами;
г) отсутствие интеграции всех вышеперечисленных программ, например в xls-
или htm-файлы, приводит к тому, что практически каждый раз заново нужно создавать
формы с информацией о новой продукции.
д) ограниченные только данными прайс-листа, клиенты не имеют полной
информации о продукции, что, в конечном счете, сказывается на объемах продаж.
Предлагается учетно-консультационная система для книжного издательства.
Использовать такую систему, конечно же, намного привлекательнее, чем работать с
системами файлов, где имеется множество вышеперечисленных проблем. В отличие от
систем файлов с большим количеством не связанных друг с другом файлов, база
данных этой системы состоит из логически взаимосвязанных данных, размещенных в
едином хранилище (сервере). Система управления базой данных, представленная на
рис. 1, обладает целым рядом преимуществ по сравнению с системой управления
файлами, представленной на рис. 2, и обеспечивает решение проблемы
несовместимости данных, аномалии данных, зависимости по данным и структурной
зависимости.
Рис. 1. Организация работы издательства с использованием учетноконсультационной системы.
Рис. 2. Организация работы издательства с использованием системы файлов.
Основные возможности разрабатываемой учетно-консультационной системы для
учета книг в издательстве:
1. Преимущества системы:
• Возможность сортировки и фильтрации данных;
• Возможность изменения структуры данных;
• Многопользовательский режим.
2. Составляющие системы:
• Вкладка «Книги»;
• Вкладка «Авторы»;
• Вкладка «Поиск»;
• Вкладка «Запросы».
Все данные можно импортировать в Word, Excel, текстовый файл (RTF). Внизу, в
строке-статусе, можно всегда посмотреть тип и имя пользователя и количество записей
в основной таблице («Книги»). Данные в некоторых таблицах могут быть связаны
между собой. Например, каждая книга написана одним или несколькими авторами.
Причем, в таблице «Книги» может быть несколько книг, написанных одним и тем же
автором. Таким образом, можно для каждого конкретного автора посмотреть, автором
каких книг он является.
3. Многопользовательский режим:
Каждый пользователь, содержащийся в таблице tblUsers, проходит
аутентификацию при старте программы и получает права в соответствии с его ролью
(Администратор, Клиент, Менеджер или Бухгалтер). Эта настройка хранится в БД и
доступна для редактирования только Администратору.
Роль "Администратор": Возможны любые изменения, создание полей и таблиц,
настройка видимых полей, их порядка, основных вкладок, добавление пользователей,
изменение общих и персональных настроек, импорт данных и групповое обновление.
Роль "Клиент": Только просмотр данных в таблицах основных вкладок. Скрыта
вся служебная информация. Возможны изменения персональных настроек.
Роль «Менеджер»: Информация о книгах, редактор создания прайс-листа. Скрыты
таблицы бухгалтерии и редакторы создания писем и авторских договоров. Возможны
изменения персональных настроек.
Роль «Бухгалтер »: Информация о книгах, редактор создания писем в типографии
и авторских договоров. Работа со всеми таблицами, кроме таблицы пользователей.
Возможны изменения персональных настроек.
4. Поиск по таблице: поиск любого параметра любой таблице по ключевому слову
или набору символов.
5. Запросы:
• Поддержка SQL-запросов;
• Редактор и хранилище запросов;
• Создание индивидуальных запросов для каждого пользователя.
Таким образом, предлагаемая учетно-консультационная система позволяет
скоординировать работу отделов предприятия, сделать более эффективной работу с
клиентами и увеличить объемы продаж. В дальнейшем планируется расширение БД и
введение новой роли «Редактор» для работы с оригинал-макетами публикаций, а также
размещение базы данных на web-сервере издательства для возможности получения
удаленного доступа для клиентов
Литература
1. Питер Роб, Карлос Коронел Системы баз данных: проектирование, реализация и
управление. — Санкт-Петербург, БХВ 2004;
2. Крис Дж. Дейт Введение в системы баз данных. — М. : Вильямс, 2001