Как реализовать цикл PDCA

Аннотация

Mary–Kerstin Hassiotis Как реализовать цикл PDCA В данной статье рассматривается цикл PDCA. Подробно описан каждый шаг цикла.

Непрерывное улучшение – это то, к чему стремятся все компании, но многие относятся к этому как к абстрактному понятию. Чтобы на самом деле достичь уровня непрерывного совершенствования, у вас должен быть план – то, что вы можете наложить на бумагу, выполнить, оценить и повторить.

Что такое цикл PDCA?

Цикл Планируй–Делай–Контролируй–Воздействуй (PDCA), также называемый циклом Деминга, представляет собой четырехэтапный подход к решению проблем, который позволяет вам тестировать различные решения проблемы, чтобы определить наиболее эффективное решение перед реализацией. Цикл может быть уточнен и повторен снова и снова для Совершенствование непрерывного процесса (CPI) и может использоваться любым отделом, от качества до бухгалтерского учета до маркетинга. Давайте посмотрим на каждый шаг индивидуально.

Шаг первый: планирование

Начните с определения проблемы и определения основной причины, используя технологию 5 Почему, разработанную в 1930х годах Сакити Тойодой, основателем Toyota Industries, которая до сих пор используется компанией Toyota. Возможно, вам понадобится более глубокий подход (например, диаграммы причинно–следственных связей), если проблема слишком сложная.

Вот пример того, как использовать 5 Почему:
Проблема: ваш клиент получил заказ на две недели позже, чем вы обещали.
– Почему? Производство было отложено в Китае.
– Почему? Завод получил необходимые болты на две недели позже, чем ожидалось.
– Почему? Поставщик болтов не имел готовых материалов вовремя.
– Почему? У них возникли проблемы с получением стали, необходимой для изготовления болтов.
– Почему? Их менеджер по закупкам является новым и неопытным.

Контрмера: вам нужно найти надежного поставщика запасных болтов.

Не забывайте основывать все на жестких фактах, а не на предположениях или допущениях. Задайте цели SMART для своего плана. В приведенном выше примере ваша цель может заключаться в том, чтобы квалифицировать поставщика вторичных болтов в провинции Гуандун Китая в течение 30 дней.

Шаг второй: действие

Теперь, когда вы определили свою проблему и нашли основную причину, пришло время мозгового штурма потенциальных решений. Как только у вас появятся ваши варианты, определите, что вы считаете наиболее практичным. Протестируйте его в небольшом масштабе (не полностью реализуйте). Подумайте о фазе «действие» как о фазе «тестирование».

Пример. Продолжая описанный выше сценарий, вам нужно найти поставщика болтов в провинции Гуандун, Китай, в течение следующих 30 дней. Ваш офис находится в США. Вы определили три варианта: 1) Найдите поставщика онлайн, 2) Отправьте своего менеджера по поиску в Китай, чтобы найти поставщика или 3) Наймите поставщика источников в Китае, чтобы найти поставщика от вашего имени. Вы должны взвесить затраты и риски каждого варианта.

Каков Ваш бюджет?
– Какой вариант позволит вам успешно квалифицировать нового поставщика через 30 дней?
– Каковы ваши критерии для квалификации нового поставщика?
– Кто будет составлять контракт?
Выберите лучший вариант для вашей компании.

Шаг третий: контроль

Этот этап можно также назвать фазой «исследования». Оцените результаты экспериментального решения. Если вы понимаете, что есть возможность для улучшения, внести необходимые изменения и повторить фазы «действие» и «контроль», пока вы не почувствуете, что достигли всеобъемлющего решения.

Пример. Вы решили нанять агента по закупкам в Китае, чтобы найти и квалифицировать поставщика вторичных болтов от вашего имени. Вам нужно определить, был ли это лучший вариант.

Помог ли агент–поставщик выполнить задачу в соответствии с вашими требованиями?
– Удовлетворены ли вы количеством денег и временем?
– Что–то пошло не так? Какие препятствия необходимо преодолеть?
– Какие факторы вы могли бы изменить для улучшения процесса?
– Если бы вы отправили свой собственный менеджер источников? Стоит ли это того?

Выполните анализ, чтобы ответить на эти вопросы.

Шаг четвертый: воздействие

Последний шаг – полностью реализовать ваше решение. Если вы решаете изолированную проблему, поздравляю! Вы закончили. Если вы стремитесь к постоянному совершенствованию, вы должны повторить цикл с первого шага: планируйте, чтобы найти дополнительные возможности для улучшения.

Пример. Основываясь на вашем анализе, вы определили, что если вам нужно будет быстро квалифицировать вторичного поставщика в будущем, может быть целесообразным отправить менеджера по поиску в Китай вместо найма местного агента. Вернитесь к шагу 1 цикла, чтобы пересмотреть свой новый план и использовать знания, полученные вами в ходе экспериментального теста, для улучшения. Когда ситуация снова возникнет, выполните свой новый план после цикла в полном объеме. Если это станет вашим новым стандартным процессом для квалифицированных поставщиков, в крайнем случае, работайте непрерывно, чтобы определить недостатки и возможности для совершенствования, чтобы улучшить процесс.

Преимущества использования PDCA:

– Предоставляет стандартизованный метод непрерывного совершенствования, который может использоваться сотрудниками любого отдела для решения новых и повторяющихся вопросов.
– Предотвращает потерю времени, реализуя неэффективные или низшие решения.
– Способствует совместной работе посредством мозгового штурма и решения проблем.
– Недорогое – внутреннее преодоление препятствий.