Автоматизированная торгово-розничная система управления на предприятии

Аннотация

К.А. Ливинцов, Васяева  Т.A. Определен и описан основной функционал автоматизированной системы, его функции, входные и выходные данные. Представлена архитектура системы и ее главные блоки. Описаны основные возможности системы и средства на основании которых будет выполняться разработка системы. А также произведен анализ программ-аналогов, их основных функций, преимуществ и недостатков.

Введение

В современных требованиях, предъявляемых к качеству работы торгово-розничных предприятий, отмечается, что эффективная работа сотрудников таких предприятий полностью зависит от оснащения их информационными и автоматизированными средствами и их успешного использования в системе заказа товаров. В статье рассматривается достаточно актуальная экономическая тема современности - автоматизация систем управления заказами торговым предприятием (АСУТП). Автоматизированное управление - это важнейшая функция, без которой немыслима современная целенаправленная деятельность любой социально-экономической, организационно-производственной системы (предприятия, организации, территории).

Автоматизированная система управления заказами товаров на предприятии значительно повысит эффективность работы, и внесет ряд основных преимуществ, таких как: экономия времени рабочему персоналу, сжатие хранимых данных с экономией объёма памяти и снижение затрат на операции обновления данных, структурированное хранение данных о товарах, их заказа и ведения складского учета. При этом информационная система автоматизирует и ведёт учёт товаров, поставку и отпуск товаров со склада предприятия. Всё это будет сопутствовать более качественному обслуживанию, повышению результативности работы предприятия, повышению точности учёта и снижению потерь товара.

Постановка задачи

Минимизировать затраты в торговой деятельности на предприятии ООО «Стимул трейд» с помощью разработки автоматизированной торгово-розничной системы. Данная система должна обеспечить следующий ряд возможностей:
1. Ввод, хранение, изменение и удаление информации о товарах;
2. Ввод, хранение, изменение и удаление информации о клиентах;
3. Оперативный доступ к имеющимся данным;
4. Календарное планирование заказов товара;
5. Хранение и складской учет товара;
6. Учет продаж товаров;
7. Управления закупками товаров;
8. Отчетная деятельность.

В данной системе будет автоматизирован ряд следующих функций: 1. Функция управления заказами Функция управления заказами будет подвержена автоматизации. В основе, расчетов которой будет применена модифицированная формула Вильсона для оптимального размера многономенклатурного заказа, где:
Si – потребность в запасе i-го наименования в плановом периоде;
А – стоимость размещения одного заказа;
S – вектор потребностей в запасе;
I – вектор затрат на хранение единицы запаса.
Которая выглядит следующим образом:

Входными данными будут являться, перечень необходимых товаров со следующими номенклатурными данными: наименование товара, количество товара, код товара, код группы товара, цена товара.

Выходными данными будут являться, перечень заказанных товаров в соответствии с накладной и буду использоваться следующие номенклатурные данные: наименование товара, количество товара, код товара, код группы товара, цена товара.

2. Функция хранения и складского учета товара Данная функция хранения и складского учета будет автоматизирована. В основе которой будет применяться формула для расчета затрат на хранение товара, которая представлена следующим образом:
Зхран.товара=СТ хран.уд.*Т обор.запасов*V прод.товара.

Где: З хран.товара – затраты на хранение данного товара, Ст хран.уд. – удельная стоимость хранения, то есть объем затрат на одну единицу складской мощности в единицу V прод.товара – количество проданного товара в единицах складской мощности.

Входными данными будут являться, перечень товара, который присутствует на складе, перечень проданного товара за указанный промежуток времени, объём склада.

Выходные данные будут представлены в виде стоимость затрат на хранение товара, групп товаров за указанный промежуток времени: день, неделя, месяц.

3. Функция распределения товара на складе
Автоматизация так же будет затрагивать распределение товара на складе, который будет происходить с помощью АBC анализа, в основе которого лежит распределение товаров на 3 группы:
Группа А – товар, который лучше всего продается;
Группа Б – товар, который продается хорошо;
Группа С – товар, этой группы составляет 50% всего ассортимента товаров.
Идея данного анализа состоит в группировании товара по однородности анализируемых параметров, с помощью коэффициента вариации, где: ω – коэффициент вариации; σ – среднее квадратическое (стандартное) отклонение; xcр – среднее значение.
Которая выглядит следующим образом, см. рис. 2. Среднее квадратичесое отклонение вариативного ряда рассчитывается по формуле, которая представленна на рисунке 3.

4. Учет продажи товаров
Данная функция будет автоматизирована, в основе которой лежит цель увеличения прибыли от продаж, о переделять маржу и соответственно прибыль предприятия. В основе которой будет лежать ниже представленная формула:
Прибыль=М*Обьем продаж=М*Leads*Cv*$*#
Где прибыль – маржа * объем продаж, объем продаж – количество потенциальных покупателей (Leads) * средний доход с клиента ($), количество потенциальных покупателей = Leads * Cv (конверсия, % людей, совершивших покупку), средний доход с клиента – средний чек ($) * число покупок/количество повторных продаж (#).

Чтобы реализовать подсистему необходимо решить задачи:
- Выполнить анализ типовых структур автоматизированных систем управления для управления заказами товаров;
- Разработать структуру системы управления заказами;
- Разработать математическую модель для реализации функций управления заказами;
- Реализовать данную подсистему.

Цель работы

Целью работы является минимизация затрат в торговой деятельности на предприятии ООО «Стимул трейд» с помощью разработки автоматизированной торгово-розничной автоматизированной системы, которая внесет ряд преимуществ предприятия, а именно:
1. Повышение эффективности работы;
2. Сокращение расходов;
3. Обеспечение бесперебойной работы системы;
4. Повышение операционной эффективности и снижение административных расходов;
5. Унификация и стандартизация номенклатуры;
6. Снижение трудозатрат и сроков выполнения бизнес процессов;
7. Повышение требований по актуальности и оперативности предоставления данных;
8. Повышение прозрачности и контролируемости закупок для всех заинтересованных сторон;
9. Организация эффективного взаимодействия.
Данная эффективность будет достигнута за счет разработки ряда следующих возможностей, таких как:
- Складской учет;
- Учет продажи товаров;
- Управления закупками товаров;
- Отчетная деятельность.

Деятельность складского учета и управлением закупками товаров будет обеспечена за счет совмещения АВС и XYZ анализа. С помощью которого регулировать запасы товаров и вырабатывать правильную закупочную политику в отношении разных товарных позиций (какие товары должны иметь увеличенный запас, какие можно заказывать с установленной периодичностью и т. д.).

Управление закупками товаров будет обеспечена за счет оптимального заказа товаров, в основе которого будет использоваться формула Уилсона, которая может дать точный результат.

Учет продажи товаров будет вестись в оперативном учете, отслеживания работу предприятия за короткий период: день, неделю или месяц. И показывает фактические остатки товаров, чтобы делать закупки вовремя.

Отчетная деятельность будет обеспечена за счет работы остальных подсистем, которые будут взаимосвязано работать. На основании этих данных будет вестись отчетная деятельность, с помощью которой будет оцениваться эффективность закупочных операций, операций по продажам и остаткам товара на складе.

Анализ рассматриваемых программ

К разработкам ведущих фирм можно отнести готовые решения в виде CRM систем, а также комплексных автоматизированных систем, решающих целый ряд проблем, связанных не только с управлением заказов на предприятии, но и вспомогательных для этого функций. Яркими примерами таких систем являются:
1. Товара-учётная система ЕКАМ
2. Программа складского учета Мой Склад
3. 1С: Торговля и склад
Основные достоинства перечисленных систем будут указаны в таблице 1, основные недостатки перечисленных систем будут указаны в таблице 2.

ЕКАМ	МойСклад	1С: Торговля и склад
Оперативный и точный контроль за складскими остатками.	Широкий функционал, подходящий для розничной, оптовой торговли.	Наличие функционала для полноценного бухгалтерского, налогового и складского учета.
Автоматическая установка продажной цены.	Поддержка дисконтных карт, создание клиентской базы.	Интеграция с любым кассовым и торговым оборудованием.
Удобное и быстрое проведение инвентаризации.	Стабильная работа программы	Автоматическое формирование всех унифицированных торговых документов.
Интеллектуальная система закупок.	Наличие демоверсии с полным функционалом.	Консолидированный учет в нескольких торговых точках.
Мультиплатформенность, высокая стабильность работы.	Мультиплатформенность.	Высокая стабильность работы
Интуитивный и понятный интерфейс.	Интуитивный и понятный интерфейс.	Возможность подстройки меню и функционала под конкретного клиента.

Таблица 1 – Основные достоинства существующих торгово-розничных программ

ЕКАМ	МойСклад	1С: Торговля и склад
Высокая стоимость программы.	Высокая стоимость программы.	Высокая стоимость программы.
Длительная настройка системы.	Отсутствие шаблонов для продаж.	Сложность обучения новых сотрудников.
Отсутствует функционал по управлению доставкой товара.	Отсутствие круглосуточной службы поддержки.	Длительный период внедрения и настройки.
Невозможность добавления произвольных характеристик в товарной карточке.	Ограниченный тарифом объём хранимой информации в базе данных.	Необходимость постоянного обновления ПО для работоспособности
Нет блока календаря и задач.	–	Отсутствие CMR-системы, отсутствие демоверсии.

Таблица 2 – Основные недостатки существующих торгово-розничных программ

Построение системы

Архитектура системы будет представлена на рисунке 1, в виде декомпозиция контекстной диаграммы (IDEF0), на которой изображены основные блоки, их управляющие механизмы и механизмы исполнения. На рисунке 1 видно, что диаграмма декомпозиции содержит три функциональных блока: «Приём товара», «Учёт товара», «Отпуск товара». Блок «Приём товара», в котором происходит прием товара от поставщика на основании сведений по накладной, документов от поставщика и информации о товаре. В результате выполнения данного блока будет получена информация о принятом товаре и отчетность.

Блок «Учёт товара», в котором осуществляется хранение товара на основании информации о принятом товаре. В результате преобразования этого блока будет получена информация о товарах и соответствующая отчетность.

Блок «Отпуск товара», то есть его продажа в котором осуществляется отпуск товаров клиентам на основании информации о товарах и данных о клиенте. В результате преобразования данного блока будет получена информация о проданном товаре, документы на продажу и соответствующая отчетность.

Выбор программных и технических средств

Архитектура системы будет представлена на рисунке 1, в виде декомпозиция контекстной диаграммы (IDEF0), на которой изображены основные блоки, их управляющие механизмы и механизмы исполнения. На рисунке 1 видно, что диаграмма декомпозиции содержит три функциональных блока: «Приём товара», «Учёт товара», «Отпуск товара». Блок «Приём товара», в котором происходит прием товара от поставщика на основании сведений по накладной, документов от поставщика и информации о товаре. В результате выполнения данного блока будет получена информация о принятом товаре и отчетность.

Для разработки и проектирования функциональных моделей информационной системы учета товаров на предприятии используется подход системного анализа с использованием CASE-средств для моделирования, анализа, бизнес-процессов с помощью программы Visio или же аналог, программное средство AllFusion Process Modeler. На основе этих средств будут разрабатываться следующие виды диаграмм: − Buisiness Process (методология IDEF0).

Для разработки и проектирования структуры базы данных информационной системы могут использоваться диаграммы классов с помощью унифицированного языка моделирования UML, в среде разработки «Star UML» или же в программном средстве AllFusion Erwin Data Modeler, а также их аналогов, которые позволял визуализировать структуру информационной базы, а также взаимосвязи между различными блоками данных.

Для разработки и проектировании локальной сети могут использоваться средства, инструменты сетевого моделирования такие как GNS3 или аналоги EVE-NG, VIRL. Что бы не экспериментировать на реальных сетях что чревато сбоем или выходом из строя сетевой инфраструктуры, для этого будут используют инструменты сетевого моделирования, которые были указаны выше.

Для разработки программной части системы должен использоваться высокоуровневый язык программирования, такой как: C#, C++, Python.

Реализация

Реализация данной программы будет представлена в виде информационной системы учета, с диалоговыми окнами пользователей и заложенным в нем функционалом. Технологический процесс будет начинается с загрузки операционной системы. После загрузки операционной системы необходимо запустить программу информационной системы учета торгово-розничной системы.

После запуска программы выводится информационное окно и активизируется система меню. Работа с программой осуществляется в диалоговом режиме. Подразумевается, что главное меню программы должно содержать такие пункты, как: журнал документов, справочники, отчёты, закупи, продажи, товар на складе.

Результатом действия каждого пункта меню будет является активизация соответствующей формы – макета ввода/вывода данных по определенным условиям: либо необходимости ввести условия выбора данных вручную, либо выбрать из предлагаемого набора. Планируется что всю информацию можно вводить заново, редактировать, удалять, производить поиск, сортировку и фильтрацию. Это касается как нормативно-справочной информации, так и первичной. Кроме того, предусмотрена возможность вывода на бумажный носитель всех электронных.

Выводы

В заключении можно отметить, что сегодня управление предприятием без компьютера просто немыслимо. Компьютеры давно и прочно вошли в такие области управления, как бухгалтерский учет, управление складом, ассортиментом и закупками. Жизнеспособность и развитие информационных технологий объясняется тем, что современный бизнес крайне чувствителен к ошибкам в управлении. Интуиции, личного опыта руководителя и размеров капитала уже мало для того, чтобы быть первым.

Для принятия любого грамотного управленческого решения в условиях неопределенности и риска необходимо постоянно держать под контролем различные аспекты финансово-хозяйственной деятельности, будь то торговля, производство или предоставление каких-либо услуг. Поэтому современный подход к управлению предполагает вложение средств в информационные технологии. И чем крупнее предприятие, тем серьезнее должны быть подобные вложения.

Список использованной литературы

1. АСУП. Структура АСУП. Лекционный материал для студентов [Электронный ресурс]. https://studopedia.su/19_161776_struktura-asup.html
2. Стандарты управления производством MRP/ERP, развитие стандарта [Электронный ресурс]. http://enisey.name/umk/upr/ch09s02.html
3. Климец Ю.В. Разработка автоматизированной системы управления предприятием, 2013.
4. Бланк И.А. Управление торговым предприятием. - М.: Тандем, 2001.
5. Автоматизированные информационные технологии в экономике / Под ред. Г.А. Титоренко. - М.: Компьютер, ЮНИТИ, 2008.
6. Автоматизация систем управления предприятиями стандарта / Обухов И.А., Гайфуллин Б.Н.. - М:Интерфейс-пресс, 2001.
7. Анхимюк В.Л., Олейко О.Ф., Михеев Н.Н. «Теория автоматического управления». - М.: Дизайн ПРО, 2002. - 352 с.: ил.
8. Елиферов В.Г. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес- процессов. М.: Стандарты и качество, 2006.