Особенности и актуальность внедрения ERP-систем для автоматизации деятельности предприятия

Аннотация

Лазарский Р.В., Копытова О.М. Особенности и актуальность внедрения ERP-систем для автоматизации деятельности предприятия. Основной целью представленной статьи является анализ особенностей и актуальности интеграции ERP-систем в современном бизнесе. Были применены теоретические методы исследования, а также использовались результаты научных работ. Значимость работы заключается в комплексной систематизации вопросов, касающихся внедрения и использования ERP-систем в современных организациях.

Общая постановка проблемы

В современных экономических реалиях объективен факт наличия постоянных изменений в бизнес-среде. Данные тенденции подразумевают под собой уникальные трансформации процессов в общем экономическом пространстве, влияющие на подходы к ведению деятельности отдельных субъектов данной сферы. Перед предприятиями формируются новые потребности в целях удержания и повышения уровня собственной конкурентоспособности. Одним из методов таких параметрических преобразований является использование инновационных ИТ-решений, способствующих впоследствии исключить спектр рисков, которые могут возникнуть вследствие недостаточных технологических мощностей у конкретного экономического субъекта.

Проекты внедрения ERP-систем в хозяйственную деятельность предприятий являются одним из наиболее эффективных методов перехода на новый уровень организации бизнес-процессов. Уникальность рассматриваемого в данной работе ИТ-решения состоит в автоматизации организаций в целом. Эффективность внедрения подобных проектных продуктов в виде ERP-системы очевидна – исключаются рутинные операции, что высвобождает используемые ранее ресурсы на предприятии, формируется ряд потребностей в высококвалифицированных сотрудниках, которые обладают достаточным уровнем знаний и навыков в целях оперативного ознакомления с функционалом внедряемой системы и последующей эффективной работы в ней. Также перед предприятиями в случае успешного внедрения ERP-системы открывается ряд возможностей, благодаря которым данные экономические субъекты могут занять еще большую долю рынка по причине расширения собственной деятельности (возможно наращение собственного капитала, прибыли и др.).

Понятие ERP-системы и для чего она нужна

Понятие ERP-системы пришло из США и дословно переводится как планирование ресурсов предприятия – Enterprise Resource Planning. Академически это выглядит так: «ERP – это организационная стратегия интеграции производства и операций, управления трудовыми ресурсами, финансового менеджмента и управления активами. Она ориентирована на непрерывную балансировку и оптимизацию ресурсов предприятия посредством специализированного интегрированного пакета прикладного программного обеспечения (ПО), обеспечивающего общую модель данных и процессов для всех сфер деятельности».

В своей сути ERP – это информационная система для управления всеми бизнес-процессами и ресурсами компании на основе единой базы данных [1]

Как и любая информационная система, ERP работает с данными. Каждый сотрудник и отдел постоянно создают сотни мегабайт информации. В небольшой организации руководитель обладает непосредственным доступом ко всем сведениям и временем для отслеживания процессов. Если большой объем данных создается в рамках одного-двух бизнес-процессов, то руководителю достаточно цифровизовать их точечными ИТ-решениями. Как правило, организация покупает ПО для бухгалтерии и, например, CRM.

С ростом компании те отдельные процессы, управление которыми раньше занимало минимум времени, трансформируются в большие объемы информации. В связке с другими бизнес-процессами разрозненные информационные потоки требуют огромного административного штата для их объединения и анализа. Поэтому ERP-система требуется не малому, а среднему и крупному бизнесу. Компании, нуждающиеся в ERP-системе представлены на рисунке 1.

Преимущества и недостатки внедрения ERP-системы

Внедрение программного обеспечения ERP может принести многочисленные преимущества предприятиям любого размера. Вот некоторые преимущества ERP-систем:

В качестве исследуемой функции возьмем уравнение Ван дер Поля, амплитуда колебаний которого затухает во времени:

1. Оптимизированные процессы: ERP-система предоставляет единую базу данных, которая устраняет избыточность данных и обеспечивает эффективную автоматизацию процессов. Это упрощает операции, сокращает ручной труд и повышает общую эффективность.
2. Повышение производительности: Автоматизируя рутинные задачи и предоставляя информацию в режиме реального времени, ERP-системы позволяют сотрудникам сосредоточиться на деятельности с добавленной стоимостью. Это приводит к повышению производительности и экономии времени.
3. Улучшение сотрудничества: ERP-системы облегчают совместную работу и коммуникацию между подразделениями, предоставляя общую платформу для обмена информацией, рабочими процессами и документами. Это устраняет разрозненность информации и способствует межфункциональному сотрудничеству.

Однако внедрение ERP-системы также сопряжено с определенными трудностями и недостатками, такими как:

1. Стоимость: Внедрение ERP-системы может потребовать значительных первоначальных затрат, включая лицензионные сборы, настройку, обучение и текущие расходы на техническое обслуживание. Для малого и среднего бизнеса огромные финансовые вложения могут стать серьезным препятствием.
2. Сложность: Процесс внедрения ERP - это сложная задача, требующая подготовки, распределения ресурсов и управления изменениями. Предприятия должны вкладывать время и усилия в настройку системы, передачу данных и обучение. А это, в свою очередь, может быть довольно дорогостоящим и отнимать много времени.
3. Проблемы с кастомизацией: Настройка ERP-системы в соответствии с конкретными потребностями бизнеса может быть сложным и дорогостоящим предприятием. Для модификации системы требуется глубокий опыт и технические знания. И это может привести к более длительному внедрению, более высоким затратам и потенциальным проблемам с совместимостью.

При оценке потенциала и преимуществ использования ERP-системы важно учитывать, как преимущества, так и недостатки.

Организациям следует провести тщательный анализ и взвесить возможные выгоды с учетом связанных с ними затрат и проблем, прежде чем начинать использовать программное обеспечение ERP.

Риск факторы внедрения ERP-системы

Точное осознание процедуры разработки и внедрения проектного решения в деятельность организации позволяет исключить целый спектр рисков, при том, в каждом отдельном проекте внедрения системы он может быть существенно специфичен по причине индивидуальных требований со стороны заказчика. Обычно выделяют такие формы рисков, как [2]:

• риски границ проекта (непосредственно связаны с требованиями «проектного треугольника» – ошибочное выявление необходимых трудозатрат, неточности в расчетах бюджета проекта внедрения и др.);
• риски со стороны заинтересованных сторон (отсутствие четко сформулированных требований к БП организации, недостаточность в уровне коммуникаций между исполнителем и заказчиком, осуществление работ несколькими командами при отсутствии точной постановки общей архитектуры проектного решения и др.);
• технические риски (проблемы с потенциальной интеграцией внедряемой Системы с иными системами с целью полноценного функционирования ПО в БП всех уровней деятельности предприятия, недостаточный уровень мощностей аппаратной части для серверов тестирования и разработки и др.);
• организационные риски (негативное поведение непосредственных пользователей Системы на начальных этапах промышленной эксплуатации – нежелание принимать изменения, т.к. они могут требовать существенного объема ресурсов на их принятие и практическое изучение и др.);
• риски внешней среды.

1С: Предприятие

Система программ «1С: Предприятие» предназначена для решения широкого спектра задач автоматизации учета и управления, стоящих перед динамично развивающимися современными предприятиями. «1С: Бухгалтерия» представляет собой «1С: Предприятие» с компонентой «Бухгалтерский учет» и типовой конфигурацией [3]. Компонента «Бухгалтерский учет» может быть использована для реализации любой схемы бухгалтерского учета. «1С: Бухгалтерия» – универсальная программа массового назначения для автоматизации бухгалтерского учета. Она может использоваться на предприятиях разных направлений деятельности и форм собственности.

1С:ERP Управление предприятием – это решение для комплексной автоматизации бизнес-процессов крупных и средних предприятий. Система основана на современной платформе 1C: Предприятие 8.3 и подходит компаниям широкого круга отраслей. Создавая продукт, 1С учитывали свой многолетний опыт работы на нашем рынке и использовали выверенные практики автоматизации, а также знания потребностей российских предприятий.

1С: ERP – это ERP-решение, созданное на базе 3-х популярных конфигураций (Управление торговлей, Зарплата и управление персоналом, Бухгалтерия). Система закрывает основные потребности автоматизации среднего и крупного предприятия.

Парус

Программный продукт «ПАРУС – Предприятие 8» предназначен для автоматизации как финансово-хозяйственной, так и производственной деятельности предприятия, включая управление проектами – НИОКР, жизненным циклом изделий, ведение конструкторской, технологической документации, планирование ресурсного обеспечения и оперативное управление производством, управление логистикой, персоналом, имуществом, финансами предприятия, контроль исполнительской дисциплины [4].

Система управления производством класса ERP «ПАРУС – Предприятие 8», отвечает высочайшим требованиям, предъявляемым к системам для автоматизации управленческих процессов на средних и крупных предприятиях.

Функциональные возможности системы ПАРУС охватывают управление всеми типами ресурсов в связке с производственными операциями. При этом все функциональные контуры работают с единой базой данных, любой учтенный факт сразу же отражается во всех связанных процессах без необходимости синхронизации.

Microsoft Dynamics GP

Dynamics GP – это программное обеспечение для бизнеса, созданное Microsoft. Это программа для управления ресурсами предприятия, или ERP, которая помогает предприятиям управлять внутренними операциями, такими как бухгалтерский учет, который обеспечивает его выполнение на ежедневной основе [5].

Dynamics GP охватывает такие области, как бизнес-аналитика, управление складом, финансовый менеджмент, розничная торговля и электронная коммерция, управление запасами, управление проектами, сервисное управление, человеческие ресурсы, производство и дистрибуция. Хотя он не может похвастаться всеми функциями полноценной CRM, у него также есть некоторые возможности по продажам и обслуживанию.

Dynamics GP, как правило, используется компаниями, которые не являются «ИТ-лидерами»; теми, кто не быстро меняется, у кого нет желания или потребности в передовых функциях, и они рады придерживаться того, что работает для них.

Существует множество причин, по которым предприятия, которым требуется ERP, могут выбрать Dynamics GP. Во-первых, это проверенный продукт, который используется с начала 2000-х годов. Он также имеет преимущество надежного имени Microsoft и привычного внешнего вида других продуктов Microsoft.

Платформа также может быть развернута несколькими способами, предоставляя предприятиям гибкость в выборе способа хранения данных Dynamics и доступа к системе. К GP можно получить доступ через Интернет, через портал SharePoint или с помощью обычного настольного компьютера, поэтому как офисные, так и удаленные сотрудники могут выполнять бизнес-процессы, когда им это необходимо.

Выводы

В ходе статьи было представлено проектное внедрение ERP-систем как уникальный способ автоматизации деятельности предприятия. ERP – это система, позволяющая осуществить наиболее рациональное планирование ресурсов организации. Реализация перехода (автоматизации) на более инновационные форматы ведения деятельности возможно посредством выработки стратегии проработки требований к бизнес-процессам. Четкое их формулирование осуществляется заказчиком (сторона-инициатор всего потенциального процесса внедрения cистемы), реализация работ – исполнителем.

Целесообразность внедрения ERP-системы заключается в потенциальном усовершенствовании организации при помощи наращивания ее конкурентоспособности, которая впоследствии функционирования проектного решения обеспечивается за счет использования наиболее автоматизированных процессов ведения деятельности (исключаются рутинные операции, как следствие – сокращаются издержки на их поддержание и т.д.).

Список использованной литературы

1. Хетагуров Я.А. Проектирование автоматизированных систем обработки информации и управления (АСОИУ). М.: ОЛМА-пресс. 2018.
2. Музалев С. В., Жариков Е. С. Внедрение ERP-системы как важный этап развития предприятия // Хуманитарни Балкански изследвания. 2021.
3. Бобровников Э.А. Введение в управление проектами внедрения ERP-систем. – Москва: 1С Паблишинг, 2021. – 321 c.
4. Парус Предприятие 8 (ERP система) [Электронный ресурс], – Режим доступа: https://www.eastsoft.su/parus.html
5. Всё, что вы когда-либо хотели знать о Microsoft Dynamics GP [Электронный ресурс], – Режим доступа: https://www.nigelfrank.com/insights/everything-you-ever-wanted-to-know-about-microsoft-dynamics-gp