Аннотация

В статье предложено использовать древовидную структуру для размещения документов в системе управления качеством. При этом структура уровней ветвей дерева универсальна, не зависит от объекта, описанного в документации. Контроль за движением документов во времени позволило выделить виды документов: статические, динамические и исторические.

Ключевые слова

Документы, дерево, вид документов.

Постановка проблемы

В рамках системы менеджмента качества (СМК) используется значительное количество различных документов. Традиционно систему документов представляют в виде пирамиды. На вершине пирамиды размещают политику предприятия в области качества, а основанием принимают рабочие инструкции. Такое решение затрудняет поиск необходимых документов. Для снижения трудоемкости поиска документов предложено использование структуры размещения, представленной деревом. Также выделить виды документов на основании различия поведения во времени.

Анализ последних исследований и публикаций

В рамках СМК широко используется информация, размещенная на бумаге, компьютерных и иных носителях, представленная в виде документов [3]. Документ может содержать требования (чертежи, схемы или технические спецификации), рекомендации (план по качеству), характеризовать результаты совершенных действий. Совокупность документов, описывающих действия, инструкции, решения, процедуры и деловые правила, относящиеся к определенной функции, процессу или деловой операции, называется документацией [4]. Структуризация документации предполагает выполнение:классификации, предполагающей систематическую идентификацию и упорядочение деловой деятельности и (или) документов по категориям в соответствии с логически структурированным порядком, методами и процедурными правилами, представленными в классификационной схеме; индексирование, предполагающее проставление условных обозначений для составления указателей в целях упрощения доступа к документам.

Очевидно, что эффективность СМК в значительной степени определяется принятыми подходами к построению структуры и содержания документов. Комплекс документации, построенный в соответствии с требованиями стандартов, придает официальный статус СМК. В стандарте [2] для случая устоявшейся работы СМК наибольший объем имеют следующие виды документов: спецификации, технические требования как документы, устанавливающие требования; записи как документы, отражающие достигнутые результаты или содержащие свидетельство осуществленный деятельности.

Иерархический подход к построению системы документации использован в стандарте [5] и реализован в виде пирамиды документации СМК, включающей три уровня:

1. Уровень «А» описывает систему менеджмента качества в соответствии с заявленными политикой и целями в области качества.
2. Уровень «В» описывает взаимосвязанные процессы и деятельность, необходимую для внедрения системы менеджмента качества.
3. Уровень «С» содержит подробные рабочие документы.

Как видно из характеристики уровня «В», данная пирамида ориентирована на документы, необходимые для внедрения СМК.

Развитие пирамиды путем увеличения количества уровней приведено в работе [6]. В рамках приведенной пирамиды по мере движения к нижнему уровню возрастает детализация документов и изменяется характер. Автор подчеркивает, что значение имеет не вид документа, а содержащаяся в нем информация.

Модификация пирамиды для случая функционально-ориентированного управления на предприятии выполнена с использованием графов [7]. В предложенном подходе пирамида документации имеет грани, каждая из которых соответствует одному подпространству системы менеджмента.

К важной информации следует отнести показатель деятельности, который может относиться к результатам как количественного, так и качественного характера. К таким показателям относятся эффективность, результативность [2].

Для оценки текущего функционирования СМК и ее компонентов проводится мониторинг и измерения. Достаточно широко для этой цели применяются ключевые показатели эффективности [1]. Выбор перечня показателей определяется характером процесса, его входами и выходами.

Цель и задачи исследования

Разработать структуру документации СМК, представленную в виде дерева. В структуре должны быть выделены уровни документов на основе пирамиды документации СМК. Документы, характеризующие объект СМК, классифицируются по признакам: спецификации, которые не изменяются в процессе функционирования СМК; записи, содержащие свидетельства осуществленной деятельности; показатели, характеризующие текущее состояние объекта.

Основной материал исследования

На основе рекомендаций [3] в качестве базы для построения системы документации был заложен процессный подход для описания деятельности предприятия.

Если представить структуры документации предприятия в виде дерева, на нем выделяются соответствующие уровни (рисунок 1).

Рисунок 1 - Дерево процессов

Верхний, первый уровень содержит перечень всех процессов предприятия, каждый из которых является ветвью дерева. Традиционный подход к группировке процессов по месту на предприятии предполагает создание групп ветвей: основных процессов, обеспечивающих выпуск продукции и предоставление услуг; вспомогательных (обеспечивающих) процессов, создающих условия для реализации основных процессов. Обеспечивающие процессы включают: хранение продукции, разработку заказов, обслуживание оборудования предприятия и т. п.; управленческих процессов, осуществляемых высшим руководством предприятия и направленных на достижение его глобальных целей, в том числе постоянного улучшения. Управленческие процессы включают обучение, контроль, анализ, идентификация, планирование, регулирование и т. д.

Последовательность размещения процессов на дереве выполняется в рамках групп, начиная с основных процессов и заканчивая управленческими.

С учетом необходимости размещения на дереве объемных процессов имеется возможность их декомпозиции на подпроцессы, которые составляют второй уровень дерева. Принимая во внимание, что один подпроцесс может быть реализован различными способами, ему ставятся в соответствие несколько различных процедур. Процедуры размещаются на третьем уровне дерева. Документы, описывающие процедуру, составляют документированную процедуру.

В основе подхода, принятого при построении дерева документации, каждая документированная процедура представлена тремя видами документов. Различие документов определяется поведением их объема и содержания во времени.

Статические документы (стат.) содержат данные, которые не изменяются во времени (карта процесса). В статических документах описывается сущность процедуры, в том числе рабочие инструкции, перечень и нормативные значения показателей для оценки результатов выполнения процедуры (спецификация). Таким образом, содержание и объем статического документа не изменяется во времени.

Динамические документы (динам.) характеризуют данные, отражающие текущее состояние хода выполнения процедуры. Они представлены значениями показателей, характеризующих состояние результатов выполнения процедуры за отчетный период (смена, сутки, неделя). Таким образом, содержание динамического документа изменяется по окончании отчетного периода, а перечень его данных и объем документа не изменяется во времени.

История является набором данных из динамического документа, накапливаемых в архиве (записи). Ее формирование осуществляется путем включения данных динамического документа при окончании отчетного периода. Таким образом, содержание истории увеличивается по окончании каждого отчетного периода для динамического документа.

На дереве, кроме процессов, размещаются и комплексы других данных, характеризующих для потребителя предприятие и его СМК.

Комплекс сводных данных, характеризующих предприятие в целом, содержит данные, размещаемые на ветви «Предприятие».

Первым элементом второго уровня на ветви является «Характеристика предприятия». Ее документация представлена статической частью, включающей укрупненные данные о предприятии, характеризующей: производимую продукцию и регионы для ее продажи; подходы к кадрам и экологии; связь с инфраструктурой региона. Динамическая часть содержит текущие значения данных о предприятии за отчетный период: перечень и объемы производимой продукции; количество и квалификацию персонала, оплату его труда; экологические показатели. История формируется из содержания динамических частей за время наблюдения.

Вторым элементом второго уровня на ветви является «Функциональная структура», содержащая данные о структуре предприятия и задачах ее компонентов. Статическая часть представлена структурой предприятия. Динамическая часть может содержать данные, характеризующие количество, образование и квалификацию персонала.

Третьим элементом второго уровня на ветви является «Структура процессов», содержащая данные о процессах предприятия и связях между ними. Статическая часть представлена схемой, содержащей процессы и связи между ними. По каждому процессу приводятся нормативные значения параметров входа и выхода, эффективности процесса и продолжительности изготовления продукта, другие данные. Динамическая часть может содержать фактические значения параметров, приведенных в статической части.

Данные о СМК предприятия размещаются на ветви «СМК».

Первым элементом второго уровня на ветви является «Политика». Этот элемент содержит компоненты третьего уровня:

1. Политика предприятия (его намерения и направления развития).
2. Политика в области качества.
3. Видение как стремление к тому, чем хотело бы стать предприятие.
4. Миссия как предназначение существования предприятия.
5. Стратегия, представленная планом достижения долгосрочной или общей цели.

Компонентам третьего уровня ставят в соответствие: динамические документы, содержащие текущие подходы; историю.

Вторым элементом второго уровня на ветви являются «Цели», представленные результатом, который должен быть достигнут. Этот элемент содержит компоненты третьего уровня, которые относятся к различным направлениям деятельности: продукция; процессы; финансовые; в области охраны здоровья и безопасности труда; в области экологического менеджмента.

Компонентам третьего уровня ставят в соответствие документы: статические; динамические; история.

Третьим элементом второго уровня на ветви является «Руководство по качеству» как спецификация на СМК предприятия. Компонентам третьего уровня ставят в соответствие только динамические документы, содержащие текущие руководство и историю, содержащую версии руководств за предыдущий период времени.

Обязательные процедуры исключены из ISO 9001:2015, однако для решения типовых задач можно рекомендовать использовать ветви «Обязательные процедуры». На ветви создать элемент «Обязательные процедуры» и подключить к нему процедуры:

• управление документацией;
• управление записями (историей);
• внутренний аудит;
• управление несоответствиями (несоответствующей продукцией);
• корректирующие действия;
• предупреждающие действия.

Каждая процедура содержит только статический документ, который является документированной процедурой.

Выводы

1. Представление структуры документации СМК в виде дерева обеспечивает подобный подход к размещению и поиску документов для различных объектов.
2. По месту на предприятии выделены четыре вида описываемых объектов, различающихся содержанием ветвей: процедуры; предприятие; СМК; обязательные процедуры.
3. Документы СМК, вне зависимости от их вида и описываемого объекта, размещаются на нижнем, четвертом уровне дерева.
4. Поведение объема и содержания документов во времени позволило выделить три вида документов: статические; динамические; история.

Список литературы

1. Брюхова Е. С. Новая версия – новые возможности // Методы менеджмента качества. 2016. № 2. С. 54–57.
2. ГОСТ ИСО 9000-2015 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь; Введ. с 2015-11-01. М.: Стандартинформ, 2019. 69 с.
3. ГОСТ ИСО 9001-2015 Системы менеджмента качества. Требования. Взамен ГОСТ Р ИСО 9001-2008; Введ. с 2015-11-01. М.: Стандартинформ, 2015. 32 с.
4. ГОСТ ИСО 30300-2015 Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь 01-2008; Введ. с 2015-11-01. М.: Стандартинформ, 2015. 19 с.
5. ГОСТ Р ИСО/ТО 10013-2007 Менеджмент организаций. Руководство по документированию Системы менеджмента качества; Введ. с 2007-11-01. М.: Стандартинформ, 2019. 16 с.
6. Суровцева Н. Г. Документация системы менеджмента качества : моногр. Екатеринбург : Изд-во Рос. гос. проф.- пед. ун-та, 2010. 169 с.
7. Черкасов Д. С. Метод определения структуры документации для систем менеджмента предприятий / Д. С. Черкасов, Е. Г. Хомутова // Качество как условие повышения конкурентоспособности и путь к устойчивому развитию: II Междунар. науч.-практич. конф. (МНПК-II) : материалы конф., Улан-Удэ, 14–19 сентября 2014 года. Улан-Удэ : Восточно-Сибирский государственный университет технологий и управления, 2014. С. 308–316.