Аннотация

Доклад посвящен вопросам управления проектами по построению системы менеджмента качества в ВУЗе.

Текст статьи

Успешность внедрения системы менеджмента качества (СМК) организации, ее дальнейшее эффективное функционирование зависит от того, как был организован и проведен процесс ее разработки и внедрения. К сожалению, стандарт [1] не содержит конкретных рекомендаций для реализации его положений в сфере образования. По сути, найти ответ на этот вопрос означает обеспечение общего успеха внедрения СМК высшего учебного заведения (ВУЗа).

В настоящее время используется относительно молодая методология управления проектами (УП). В 70-80 гг. прошлого столетия значительная часть западных компаний в ответ на возрастающие масштабы и сложность деятельности в условиях жёсткой конкуренции начали развивать и использовать методы УП. Для обеспечения успеха в разработке и внедрении СМК ВУЗа предлагается использовать существующие методы УП, адаптируя их к сфере высшего образования. Таким образом, задание разработки и внедрения СМК ВУЗа необходимо рассматривать как отдельный специфический проект.

УП – включает методология организации, планирования, управления, координации людскими, финансовыми, материально-техническими ресурсами на протяжении проектного цикла, направленного на эффективное достижение цели проекта и определенных результатов по составу и объему работ, их стоимости, затратам времени, качеством и степенью удовлетворенности участников и заказчиков проекта с использованием современных методов и технологий управления [2].

В развитых странах и передовых компаниях в данный момент активно используется концепция УП на основе процессного подхода. Управление проектами рассматривается как сложный процесс и описывается с помощью совокупности взаимодействующих и связанных ключевых процессов.

Сравнивая методологию УП и подходы приведенные в ИСО 9001-2015 можно видеть, что они включают в себя планирование, внедрение, анализ, оценку и улучшение результативности и эффективности.

Методология УП содержит конкретные опробованные механизмы, которые могут быть использованы при реализации отдельных этапов разработки и внедрения СМК при ориентировании на достижение запланированных результатов проекта. Причем акцент делается на ключевые моменты, являющиеся базисом для успешного создания и функционирования СМК: проведение предпроектных маркетинговых исследований, включая техникоэкономическое обоснование необходимости разработки системы, детальное планирование и бюджетирование проекта, управление его содержанием, продолжительностью, затратами, рисками и возможностями, информацией и коммуникациями, создание команды проекта и управление ею, контроль и мониторинг выполнения проекта, улучшения в ходе его выполнения.

Рассмотреть содержание этапов разработки и внедрения СМК в соответствии с требованиями стандарта [1] на основании методологии УП. При этом внедрение СМК рассматривается как отдельный проект, представляющий собой совокупность основных и вспомогательных процессов. В результате рассмотрения необходимо разработать рекомендации по использованию методологии УП в рамках проекта, обеспечивающего процесс разработки и внедрения СМК ВУЗа, состоящий из отдельных этапов.

Первый этап проекта – включает его инициализацию результатом которой является концепция проекта, имеющая большое значение для дальнейшей его судьбы. В ВУЗе существуют альтернативы для внедрения современных методов менеджмента качества: разработка системы в соответствии с требованиями ИСО 9001-2015 [1] или [3], внедрение критериев премии Правительства РФ по качеству [4], или методологии TQM [5], а также комбинированный вариант.

В процессе формирования концепции ВУЗ имеет четко определенные цели и задачи проекта. Исходя из них необходимо сформулировать его основные характеристики, в том числе результаты от реализации проекта, время выполнения стоимость, окупаемость, перспективы упрочения позиций на рынке образовательных услуг, сложность, уровень конкуренции. После этого необходимо провести предварительный анализ возможных вариантов реализации проекта по обозначенным характеристикам. Интегральная экспертная оценка вариантов может определить наиболее приемлемый для ВУЗа.

Результатом этого этапа может стать заявление или декларация высшего руководства ВУЗа о намерении внедрить СМК в соответствии с требованиями стандарта [1] и принципов TQM. В случае, если идея проекта окажется принятой,проводится комплексный проектный анализ. Основой первого этапа проекта является разработка на основании технического, экономического, организационного, социального анализа бизнес-плана проекта, как основного документа, который позволяет оценить и обосновать проект. Состав и степень детализации бизнес-плана зависит от специфики ВУЗа. Оптимальным является вариант, когда бизнес-план разрабатывают сотрудники ВУЗа с привлечением профессиональных консультантов (При наличии специальной кафедры, например, управления качеством без консультанта можно обойтись). Важной составляющей этапа, на который ложится наибольший объем работ является маркетинг проекта. В нем центральное место занимает разработка маркетинговой стратегии, основой которой, в свою очередь, является SWOT анализ (сила, слабость, возможности, угрозы), направленный на определение сильных и слабых сторон проекта, оценку возможностей потенциальных угроз. Завершающим шагом первого этапа может быть экспертиза разработанных документов. Экспертиза может проводится силами квалифицированных сотрудников ВУЗа. Положительный результат экспертизы может стать сигналом для начала работы над следующими этапами проекта.

Вторым этапом является осуществление процессов планирования, основная цель которых – построение модели реализации проекта. Для этого проводится декомпозиция пакетов работ разного уровня с дальнейшей детализацией. Пакетами могут считаться: проведение обучения персонала, разработка документации СМК, проведение внутреннего аудита и др. Наиболее важной информацией, которая сопровождает каждую работу являются данные о персональной ответственности исполнителей работы – матрица ответственности. Кроме этого, каждая работа должна сопровождаться информацией о прямых и накладных расходах. Следующей стадией декомпозиции работ является детальное планирование уже на уровне ответственных исполнителей с составлением графика выполнения работ. Облегчает процесс планирования использование метода сетевого планирования, основной целью которого является сокращение до минимума длительности проекта, что базируется на методе критического пути.

Часто в таких случаях используется линейная диаграмма Ганта, в которой работы представляются отрезками времени, характеризующими начало и конец работы. В дальнейшем необходимо подготовить смету всех работ проекта и обеспечить связь между сметой и календарным планом.

Ресурсное планирование предполагает определение объемов ресурсов, их выделение на каждую работ, анализ существующих и необходимых ресурсов и поиск возможных компромиссов в случае конфликтных ситуаций. Для визуализации часто используют ресурсные гистограммы.

Одним из ключевых аспектов успешной реализации проекта является управление его стоимостью, которое включает процессы, необходимые для гарантии того, что проект будет выполнен в рамках утвержденного бюджета. Структура стоимости проекта в разрезе статей расходов базируется на структуре плана счетов проекта, которая представляет собой декомпозицию затрат от высшего уровня стоимости всего проекта до нижнего уровня одной единицы ресурсов.

Бюджетированием проекта является планирование его стоимости, т.е. определение плана расходов. Для наглядности бюджет может формироваться в виде календарных планов-графиков, матрицы ответственности, столбчатых диаграмм, кумулятивных кривых, кольцевых диаграмм структуры расходов.

Кроме обозначенных выше направлений планирования, на этой стадии необходимо также предусмотреть планирование качества выполнения работ проекта, идентификацию рисков (причин, которые могут встать на пути успешной его реализации), организационное планирование, включающее подбор кадров и создание команды, а также планирование информационной системы, которая помогает осуществлять эффективное управление проектом. Основным результатом этого этапа является подготовка и утверждение плана проекта.

Третий этап проекта – его реализация, в процессе которой выполняются все предусмотренные планом работы по созданию СМК ВУЗа: обучение персонала, разработка комплекса документов СМК, создание информационной системы поддержки функционирования СМК, внедрение системы, проведение внутренних и внешних аудитов. В рамках этого этапа проводится управление: работами проекта (содержанием, стоимостью, временем, продуктивностью); ресурсами проекта; командой проекта; качеством проекта; рисками; коммуникациями проекта.

Для эффективного управления работами проекта необходимо четко определить их содержание, последовательность, длительность, потребность в ресурсах, стоимость. Управление длительностью работ тесно связано с достижением запланированных результатов деятельности. Для четкого соблюдения запланированной длительности работ необходимо использовать модель управления по результатам. Сначала определяют ключевые результаты деятельности за определенный промежуток времени (срок выполнения проекта), а на их основе готовится план работ на календарный год (или весь период проекта). На основании годового плана время распределяется помесячно и понедельно, а для особо важных работ создается точный план на каждый рабочий день.

Для успешного проекта очень важным является управление его стоимостью, которое предполагает контроль за затратами проекта, постоянную оценку фактических затрат по сравнению с запланированными в бюджете и разработку корректирующих и предупреждающих действий.

Управление качеством в процессе реализации проекта базируется на современной концепции TQM. Сегодняшнее видение менеджмента качества в проектах находит отражение в национальном стандарте [6], который предполагает структурированный подход для оптимального управления всеми составляющими проект процессами.

Невозможно достичь цели проекта без четко организованной системы управления ресурсами. Для такого специфичного проекта, как внедрение СМК ВУЗа первое место занимает управление людскими ресурсами в том числе управление командой проекта – группой сотрудников, которые непосредственно работают над реализацией проекта.

Представляется целесообразным создать координационный совет ВУЗа по качеству, главной целью которого должна быть координация и анализ состояния выполнения этапов работ проекта. А непосредственно работа над проектом должна выполняться созданной командой проекта во главе с менеджером по качеству – представителем высшего руководства ВУЗа – руководителем проекта. Управление командой проекта представляет собой три направления деятельности: формирование команды; организация ее деятельности; управление персоналом команды.

В состав команды, в первую очередь, входят руководители подразделений.

Применение процессного подхода при разработке СМК ВУЗа предполагает структуризацию его деятельности на ряд ключевых процессов. Поэтому в состав команды должны войти руководители, ответственные за каждый из этих процессов (владельцы процессов), специалисты по планированию работ проекта, по управлению персоналом и коммуникациям.

Кроме людских ресурсов реализация проекта требует управления материально-техническими ресурсами. Для обеспечения материальных потоков проекта предполагается использовать логистический подход, который корреспондируется с процессным подходом. Совместное использование трех методологий - УП, TQM и логистики обеспечит значительный синергический эффект для успешной реализации проекта.

Для достижения результата принципиальное значение имеет выявление потенциальных рисков проекта, оценка их влияния на результат и разработка мероприятий по снижению рисков на всех стадиях проекта. Для ВУЗа можно выделить такие внешние риски, как нестабильность законодательства, сокращение численности абитуриентов и усиление конкуренция, а также внутренние риски: недостаточная поддержка со стороны высшего руководства, не вовлеченность персонала и сопротивление персонала ВУЗа, неправильный подбор команды проекта. Анализ рисков должен быть проведен с точки зрения причин их возникновения, вероятность негативных последствий и конкретных действий по их минимизации. Из большого числа существующих методов анализа рисков для ВУЗа наиболее, метод приемлемыми являются: экспертный метод, метод аналогов, анализ сценариев развития, построение дерева решений. Для определения проектных рисков можно использовать распределение рисков среди участников проекта, резервирование средств на покрытие непредвиденных планом и бюджетом проекта затрат, а также страхование рисков.

Своевременное и качественное выполнение проекта невозможно без соответствующего управления коммуникациями проекта, которое включает информацию о проекте, средства обработки информации на основе IT технологий, современных программных продуктов, а также средства коммуникации, базирующихся на современных методах связи и передачи данных. Коммуникации и сопроводительная информация является основой для четкой координации всех работ и участников проекта. Для ВУЗа, который создает собственную СМК с использованием современных информационных технологий на основе современной компьютерной поддержки система управления коммуникациями может быть ее составляющей.

Четвертый этап – контроль и регулирование, который предполагает определение результатов деятельности на основе оценки документирования фактических показателей выполнения работ и сравнения их с плановыми показателями. Для построения эффективной системы контроля выполнения проекта необходимо иметь: четкие планы и систему отчетности; эффективную систему анализа фактических показателей; эффективную систему реагирования со стороны руководства ВУЗа и проекта на негативные тенденции и отклонения от плана и бюджета проекта. Также должен проводится мониторинг выполненных работ, т.е. контроль, учет, анализ составленных отчетов о фактическом выполнении по сравнению с планом. В процессе создания системы контролинга стоит ориентироваться не только на время и количественные показатели проекта, но и собирать данные для количественных параметров работ.

Собранные данные необходимо использовать для анализа таких показателей как длительность, стоимость, качество, организация проекта, содержание работ. В случае выявления отклонений проекта от плана проводится поиск альтернативного решения пересматриваются разработанные ранее показатели и приостанавливается деятельность проекта. При необходимости применения корректирующих действий необходимо внести изменения в документацию проекта. Это в свою очередь, требует соответствующего управления внесенными изменениями, формализации этой процедуры, а также контроля за реализацией изменений. Такой подход аналогичен процедуре внесения изменений в рамках разработанной СМК ВУЗа.

Пятый этап – завершение проекта. Свидетельством этого может служить внешний аудит и сертификация СМК ВУЗа органом по сертификации. После завершения проекта необходимо, чтобы его руководитель подготовил отчет, в котором был бы отражен опыт реализации проекта для использования при внедрении других современных систем управления.

Выводы