Для успішного функціонування керування документообігом і швидким витягом потрібної інформації для ухвалення рішення з потоку документації (поза залежністю від її характеристик: фінансова, технічна, нормативно-довідкова чи управлінська) необхідна особлива система керування документами. Ця система повинна вирішувати задачі швидкого і якісного обміну інформацією між відділами і підрозділами підприємства, забезпечувати швидкий доступ вищої управлінської ланки до фінансово-економічної інформації. Усе це збільшує швидкість і якість прийняття рішень у складних економічних ситуаціях. Так само в рамках цієї системи повинні використовуватися програмні продукти, що дозволяють здійснювати планування, аналіз і оптимізацію фінансово-економічної діяльності. Таким чином, підсистема керування інформацією повинна вирішувати наступні задачі:
- - створення (введення інформації),
- - твердження
- - розсилання,
- - збереження,
- - здійснення контролю за змінами,
- - розподіл прав доступу окремих користувачів до конкретної інформації.
Між керівником і підсистемою планування, аналізу й оптимізації, необхідно установити постійний обмін інформацією, і для останньої підсистеми керівник повинний бути менеджером вичерпного структурованого сховища даних, необхідного для функціонування підсистеми.
У підсистемі планування, аналізу й оптимізації роботи повинен бути реалізований вичерпне математичний опис функціонування підприємства з погляду фінансового аналізу, розрахунку прибутку, збитків, ефективності інвестування, що дозволило б використовувати існуюче програмне забезпечення для підвищення якості прийнятих рішень.
Для задач керування підприємством в області стратегічного менеджменту і перспективного планування необхідні такі інформаційні засоби і технології, що дозволили б побудувати детальну фінансову модель підприємства, "віртуальну компанію". На основі цієї моделі вони повинні створювати документи, що відповідають вимогам Міжнародних стандартів бухгалтерського обліку (International Accounting Standards, IAS). При цьому одним із ключових факторів виступають гнучкі параметри введення даних, що повинні забезпечувати повний облік специфіки української дійсності (податкове середовище, затримки платежів і т.п.). Такого роду інформаційна технологія обов'язково повинна відповідати вимогам логотипа "Designed for Windows 9x/NT", мати можливість групової роботи над проектами в мережі, достатні можливості по обміні даними, що дозволили б керівнику цілком зосередитися на аналізі результатів проекту і не витрачати час на розрахунки і підготовку звітності.
Інформаційна технологія також повинна враховувати наступні параметри зовнішнього середовища:
ь Інфляція, податки, курси валют.
ь Моделювання поточного фінансового стану підприємства.
ь План економічного розвитку підприємства і реалізації управлінського проекту, а також будівельних робіт, закупівлі й установки устаткування, вимог діаграм Gantt.
ь Маркетинговий план, структура виробництва і збуту продукції, витрати на персонал.
ь Схеми фінансування підприємства;
ь Кредити, лізинг, операції з цінними паперами.
Погрішності аналізу враховуються програмою за допомогою методів статистичних досліджень (Монте-Карло) і включаються в звіти.
Фінансова модель не повинна обмежуватися описом зовнішніх фінансових потоків. Вона повинна дозволяти моделювати внутрішню структуру підприємства:
- розподіл витрат і виробленої продукції між підрозділами,
- звіт про прибутки і збитки для кожного підрозділу,
- звіт про прибутки і збитки для окремих видів діяльності.
Це дасть можливість використовувати отриману модель для проведення внутрівиробничого бюджетування в рамках реалізованих проектів.
Для моделювання роботи підприємства повинне використовуватися представлення його діяльності у виді набору взаємозалежних проектів, кожний з який повинний описувати виробничу і фінансову діяльність, як підприємства в цілому, так і окремих структурних підрозділів, що входять у його склад і враховувати взаємні фінансові зобов'язання і грошові потоки. Окремим проектом повинна описуватися операційна діяльність апарата керування даної організації.
Для реалізації оперативного аудита підприємства також повинні використовуватися відповідні інформаційні технології. Вони повинні дозволяти використовувати автоматичний опис стартового балансу підприємства і поточного фінансового положення. Таким чином, ця технологія повинна виступати одночасно і як самостійний засіб, і як аналітичний модуль, що перетворює інформаційну технологію стратегічного керування і планування в комплексну систему аналізу і планування діяльності підприємства.
Аудиторська підсистема даної технології повинна дозволяти аналізувати бухгалтерську звітність, що представляється, проводити попередню переоцінку балансу за даними детального опису структури активів і пасивів підприємства, що повинно підвищити вірогідність результатів. Також вона повинна працювати зі структурними підрозділами, забезпечуючи консолідацію фінансової звітності.
Для прогнозування різних параметрів функціонування будь-якого підприємства необхідно використовувати могутні засоби прогнозування. Вони повинні бути достатні для рішення самих складних задач прогнозування. Застосування прогнозування при керуванні великими комерційними проектами повинне скоротити ризики необдуманих рішень і максимізувати прибуток. Застосування підсистеми прогнозування дозволить при прогнозуванні ряду відслідковувати співвідношення між одержуваним прогнозом одного ряду і розрахованим раніше прогнозом іншого ряду.
Для прогнозування ризикованих ситуацій необхідне використання засобів аналізу проектного ризику й анкетування, що повинні доповнити технологію до системи, що забезпечує повну організаційно-технологічну підтримку управлінського процесу. Спільне використання цих підсистем дозволить охопити майже всі ключові стадії процесу аналізу управлінського рішення.
Формування стратегії управління фінансовим становищем підприємства.
На підставі аналізу фінансового стану підприємства можна зробити узагальнений висновок: підприємство займає недостатньо міцне майнове положення, на що вказують ряд показників, що характеризують майнове становище підприємства, зазначені вище, а також великий знос основних фондів (більш 60%) і ін.
Більш докладне вивчення фінансових коефіцієнтів дозволило виявити ряд проблем в області фінансово-господарської діяльності. Так, знижений ряд показників ліквідності, з одночасним ростом питомої ваги виробничих запасів у поточних активах, скоротився власний оборотний капітал, збільшилася частка активів, які трудно реалізуються, значний ріст кредиторської заборгованості з одночасним зниженням дебіторської, погіршення ділової активності підприємства на ринку.
Для фінансового стану підприємства, як і економіки України в цілому характерним є уповільнення платіжного обороту, наявність високої дебіторської і кредиторської заборгованості, що є наслідком кризи неплатежів. У цих умовах особливого значення набуває можливість проведення фінансової санації підприємства.
Санація як економічна категорія виражає комплекс послідовних, взаємозалежних заходів фінансово-економічного, організаційно-правового, виробничо-технічного, соціального характеру, спрямованих на подолання фінансової кризи на підприємстві і поновлення його прибутковості і конкурентноздатності в довгостроковому періоді.
Метою фінансової санації для підприємства є збереження ліквідності і платоспроможності, скорочення усіх видів заборгованості, поліпшення структури оборотного капіталу і формування фондів фінансових ресурсів.
Поновлення платоспроможності підприємства може здійснюватися за допомогою зменшення зовнішніх і внутрішніх фінансових зобов'язань, - з одного боку, і збільшення ліквідних активів, - з іншого.
Можна запропонувати наступні заходи щодо зниження поточних зобов'язань:
1. Розробка і здійснення програми скорочення рівня витрат на виробництво і реалізацію продукції. Можливо зниження витрат електроенергії на 10% за рахунок застосування більш економічної технології, проведення теплотехнічного налагодження нової лінії, а також за рахунок зменшення обсягів виробництва нерентабельної чи не користається попитом продукції, скорочення апарата керування, проведення технічної політики (зменшення питомої ваги застосування неефективної техніки і технології). Реалізація цих заходів може дати до 40% підвищення ефективності. Навіть, враховуючи додаткові кошти на запуск нової технології, вони окупляться у наступному періоді, але підприємство не має достатньо коштів на запуск нової технології;
2. Відстрочка виплати дивідендів і винагород за виробничі результати (у випадку згоди участі в санації власників і персоналу підприємства);
3. Забезпечення швидкої оборотності капіталу. Одна з розповсюджених причин, чому підприємства дістають невисокий прибуток, полягає в тому, що занадто велика сума засобів у них не рухлива. На ЗАТ "Донецкгормаш" 77,2 % у 2000р. складають основні засоби і тільки 22,8 % активу працюють на підприємство. Необхідно реконструювати виробничі потужності, тому що вони морально і фізично застаріли (60% знос устаткування). Усе це означає бездіяльний капітал. Немає ніякої вигоди дотримувати товар, крім тих випадків, коли ціни ростуть. Цінність чи устаткування будинку залежить від їхнього використання, а немає від того, скільки вони коштують, тому необхідно максимально використовувати виробничий потенціал. Сутністю бізнесу є обмін. Норма прибутку більше залежить від швидкості продажів, чим від висоти ціни. Тому завищувати ціни категорично не рекомендується, тому що це прямий шлях до банкрутства, навпаки, потрібно збільшити швидкість оборотності капіталу.
До найважливіших заходів для збільшення ліквідних активів для досліджуваного підприємства можна віднести:
1. Поліпшення керування активами. Приділити особливу увагу дебіторської заборгованості. Повинний створюватися щоденний звіт про стан дебіторської заборгованості. Фінансові служби підприємства повинні розробити межу дебіторської заборгованості з урахуванням фінансових можливостей підприємства. Поліпшити керування оборотними коштами, тому що аналіз показав, що близько 25% робочого капіталу не діє і не беруть участь у виробництві;
2. Підвищення якості продукції за рахунок відновлення виробничих фондів, тому що основні засоби підприємства на 60 % зношені і вимагають постійного ремонту. Також необхідно реалізувати частину основних фондів підприємства, що безпосередньо не беруть участь у процесі виробництва;
3. Оптимізація структури оборотного капіталу (у тому числі за рахунок реалізації зайвих запасів товарно-матеріальних цінностей, сировини, незавершеного виробництва);
4. Реорганізація економічних служб із метою підвищення ефективності їхнього функціонування в напрямку збільшення обсягів збуту продукції;
5. Рефінансування дебіторської заборгованості (переклад її в інші, ліквідні форми оборотних активів: кошти, короткострокові фінансові вкладення і т.д.).
Проведення подібного роду заходів дозволить не тільки знизити ризик неплатоспроможності, але і закріпить фінансовий стан нормальної стійкості в довгостроковому періоді.
Також у кризовій ситуації підприємству можна рекомендувати:
· капіталовкладення позиковим шляхом;
· проведення ефективної маркетингової стратегії - розширення фірмової торгівлі, проведення рекламних кампаній по пропаганді переваги продукції, що випускається, стимулювання збуту;
· упровадження нових прогресивних методів обліку і керування - за рахунок створення комп'ютерної мережі підприємства. Це у свою чергу допоможе на підставі щоденних звітів про фінансовий стан підприємства приймати правильні рішення;
· розробку шляхів зміни стратегії з метою прискорення економічного росту (метою даного етапу є забезпечення високих темпів розвитку підприємства в довгостроковому періоді). Економічний ріст полегшує рішення проблеми обмеженості ресурсів, дозволяє повніше реалізувати поставлені цілі (підвищення заробітної плати і соціальної забезпеченості працівників, розширення виробництва і ринків збуту).
На заводі директор, головний інженер, головний механік зайняті рішенням поточних проблем, і в них зовсім не залишається часу для розробки стратегічних задач. Тому підприємству необхідний такий керівник, дії якого були б спрямовані на досягнення різних переваг у конкурентній боротьбі і на рішення специфічних задач. При цьому необхідно враховувати споживчі смаки, переваги, купівельні звички, а також технологічні зміни, конкурентні впливи і потреби в інвестиціях.
Менеджер повинний зосереджувати свою увагу насамперед на розробці стратегій підприємства по всіх стратегічних напрямках, аналізі ситуацій, що швидко змінюються, і прийнятті рішень по виникаючим при цьому проблемам, а також на мотивації діяльності. Слід зазначити, що значимість мотивації буде зростати, тому що від менеджера буде потрібно більше ініціативи і самостійності.
Сьогодні проблема підвищення ефективності організації не може бути успішно вирішена тільки на рівні робочих місць. Необхідно звертати увагу і на споживачів, і на ринки, концентрувати зусилля на створенні виробничо-збутової структури, що могла б щонайкраще задовольняти вимоги ринку. Тому на ВАТ "Донецькгірмаш" можна сформувати таку групу, що була б відповідальної за виконання всього набору функцій для задоволення запитів споживачів і вимог ринку.
Варто підкреслити, кожен працівник, що трудиться в такому багатопрофильному осередку, одержує можливість опанувати різними професіями і навичками. Він має можливість брати участь у процесі виробництва від початку до кінця і може бачити результати своєї праці. Кожен член такої команди є більш автономним і незалежної, чим при інших виробничих системах, він одержує шанс повніше реалізувати свої здібності. Тому що кожен автономний виробничий осередок може сам швидко й оперативно вирішувати виникаючі виробничі проблеми, то для підприємства набагато вигідніше мати, наприклад, п'ять таких автономних центрів, чим п'ять традиційних. Такий принцип організації робіт стає більш ефективним, коли працівники самі складають графіки виробництва, постачання матеріалів, відвантаження і транспортування готової продукції. Члени такої команди одержать можливість нести повну відповідальність за свою ділянку роботи, включаючи контроль за якістю, підготовку персоналу й ін.
Підрозділам заводу необхідно продовжувати роботу над конкурентноздатністю, якістю, упровадженню нових видів продукції, збільшенням обсягів виробництва видів, що користаються попитом, а також кординально переглянути й удосконалити позаказну систему виробництва.