Источник: Обеспечение качества высшего образования: европейский и белорусский опыт (Quality of Higher Education Assurance: European and Belarusian Experience)
www.grsu.by/cforum/index.php

Автоматизация процесса управления учебным процессом ВУЗа

Жукевич А.И., Кисель С.А.

Развитие рыночных отношений в сфере высшего образования неизбежно ведет к возникновению конкуренции между ВУЗами на рынке образовательных услуг. Качество образования является важной характеристикой, определяющей конкурентоспособность учебных заведений. При этом задача повышения качества образования тесно связана с задачей эффективного управления образовательным процессом и ресурсами ВУЗа. Решение этих задач сегодня не представляется возможным без использования комплексной информационной системы управления ВУЗом.

Разработка множественных приложений, автоматизирующих отдельные стороны деятельности учебного заведения, и создающая разрозненные многоплатформенные приложения, не приближает к принципиальному решению задачи управления ВУЗом. Достижение этой цели невозможно без реализации системного подхода в организации и управлении деятельностью ВУЗа.

Функциональный подход, преобладающий в большинстве ВУЗов, предполагает, что учебное заведение – это механизм, который обладает набором функций, распределенных среди подразделений ВУЗа. Выполняя свои узкоспециальные задачи, сотрудники подразделений перестают видеть конечные результаты труда ВУЗа в целом и осознавать свое место в общей цепочке. Такая система заставляет сотрудников хорошо исполнять функции, но не ориентирует на достижение результата. Функциональный подход приводит к изолированности функциональных подразделений, возникновению своего рода «конкуренции» между ними и неэффективности информационной поддержки, обусловленной «лоскутной» автоматизацией.

Системный подход рассматривает всю деятельность ВУЗа как последовательность взаимосвязанных процессов, которые проходят через все подразделения, задействуют все службы и ориентированны на реализацию стратегических целей, которые ВУЗ ставит перед собой. Управляя процессами, ВУЗ добивается максимально эффективного использования всех имеющихся в его распоряжении ресурсов. Системный подход является основой построения всех корпоративных ИС. Именно реализация системного подхода является необходимым условием успешной реализации в ИС современных управленческих методик.

Таким образом, решение проблем управления образовательным учреждением невозможно без полной, комплексной информатизации на основе современной корпоративной информационной системы класса ERP (Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия). Важным свойством ERP-систем, отличающим их от систем лоскутной автоматизации, является интегрированность. Это означает, что все компоненты системы построены в соответствии с единой идеологией, методологией и технологией и работают согласованно. Ее использование позволяет не только повысить эффективность управления за счет автоматизации различных областей деятельности ВУЗа, но и поднять культуру ВУЗа на принципиально новый уровень, сделать его более привлекательным и конкурентоспособным на рынке обучения.

Подготовительный процесс. Приемная компания.

Эффективная организация приема абитуриентов является исключительно важной и ответственной задачей для любого университета, невозможной без использования средств информационных технологий. В большинстве ВУЗов Беларуси используются более или менее развитые средства для автоматизации информационного обеспечения приемной кампании. В Учреждении образования «Гродненский государственный университет имени Янки Купалы» (университет) на протяжении ряда лет активно используется автоматизированная система управления (АСУ) «Абитуриент ГрГУ», разработанная специалистами университета как часть проекта построения автоматизированной системы управления ВУЗом (АСУ «Университет»). Система реализована на базе СУБД FireBird SQL Server и обеспечивает эффективную работу большого числа рабочих мест по вводу обработке и интерпретации больших объемов информации, сопровождающей эту работу.

АСУ «Абитуриент ГрГУ» имеет «закрытую» часть, предназначенную для доступа к соответствующей информации авторизованных пользователей - работников приемной комиссии и руководства университета, и «открытую» часть, ориентированную на доступ через Internet самого широкого круга пользователей - абитуриентов, их родителей и всех заинтересованных лиц - к самой оперативной информации сразу же после ее ввода в базу данных (БД) системы.

В 2002 впервые был открыт WEB - сайт приемной комиссии университета www.abit.grsu.by. Целью создания сайта было обеспечение как можно более оперативного, полного и удобного доступа к информации, сопровождающей весь процесс проведения приемной кампании, для самого широкого круга заинтересованных пользователей.

Сайт дает возможность доступа к общей и нормативной информации, касающейся организации приема в университет:

·         правилам приема,

·         характеристикам специальностей и направлений обучения,

·         текущей информации по организации приема,

·         аналитических данных по приему предыдущих лет

и т.д.

Кроме этого на сайте реализована возможность оперативного онлайнового доступа пользователей к текущей информации, находящейся в базе данных системы «Абитуриент»:

·         информации о ходе подачи заявлений,

·         агрегированной информации о конкурсе,

·         результатов сдачи вступительных испытаний,

·         относительному рейтингу абитуриентов,

·         списков рекомендованных к зачислению,

·         приказов о зачислении

и др.

К тому же каждый абитуриент через Internet может просмотреть свои результаты вступительных испытаний, средний балл документа об образовании, участие в конкурсе и сумму баллов, доступ к которым организован по серии и номеру паспорта или документу его заменяющему.

Пятилетний срок использования сайта позволяет сделать определенные оценки и выводы по поводу целесообразности его создания, эффективности и перспективах его работы.

В первый год работы сайта существовали определенные сомнения в необходимости такой формы оперативного информационного обеспечения абитуриентов. Одним из доводов было, в частности, то, что предоставляемая сайтом оперативность будет недоступной для основной массы абитуриентов из-за ограниченных возможностей практического доступа в Internet в среде потенциальных абитуриентов в Гродно и регионе. Практика, однако, опровергла эти опасения. Статистика посещений сайта за этот период выглядит следующим образом.

Если в 2002 году, в первый сезон работы сайта число посещений на него не превысило 2-х тысяч, то на следующий, 2003-й год оно уже составило около 11-ти тысяч, а в прошедшем году еще до начала вступительных испытаний, превысило 15 тысяч. В отдельные дни июля фиксировалось более 800-900 посещений в день.

Приведенные данные говорят о том, что, с одной стороны, оперативное предоставление информации о ходе приемной кампании через Internet оказалось реально очень востребованным, и, с другой стороны, что получение такого сервиса уже сейчас является вполне доступным для широкого круга контингента потенциальных абитуриентов.

Следует учитывать, что, важной особенностью приемной кампании является то, что по многим дисциплинам вступительных испытаний теперь засчитываются только результаты централизованного тестирования (ЦТ), а по большей части специальностей зачитываются три сертификата ЦТ. В таких условиях отбора абитуриентов и их зачисления, резко повысилась потребность абитуриентов и их родителей в достоверной, как можно более полной и, что важно, оперативной информации, позволяющей сделать правильный выбор, реально оценить шансы на поступление, как на этапе подачи документов, так и в ходе и по окончании вступительных испытаний.

Полученный опыт работы АСУ «Абитуриент ГрГУ» показывает, что максимальное удовлетворение объективно существующей потребности пользователей (абитуриентов, их родителей) в оперативном получении необходимой информации становится важным требованием при реализации компоненты единого информационного пространства университета, ориентированного на решение задачи формирования будущего контингента ВУЗа.

Автоматизация системы управления учебным процессом.

В Университете ведется большая работа по созданию систем, позволяющих автоматизировать работу различных служб ВУЗа. Все работы ведутся в рамках единой интегрированной автоматизированной информационной системы с использованием современных информационных технологии. На текущий момент все системы, которые отвечают за накопление данных, успешно эксплуатируются.

Структурная схема АСУ «Университет» приведена на рис.1.

Для ведения контингента преподавателей и сотрудников, формирования приказов по личному составу в управлении организационно-кадровой и правовой работы используется АСУ «КАДРЫ-сотрудники» (в эксплуатации с 1997г.).

Для информационного обеспечения учебно-методической деятельности и научно-исследовательской работы университета, обеспеченности дисциплин необходимой литературой используется АИС «Библиотека ГрГУ» (в эксплуатации с 2002г.).

Для работы с контингентом студентов, аспирантов и магистрантов разработаны и внедрены следующие системы, работающие с БД АСУ «Университет»:

·          «КАДРЫ - студенты» - обеспечивает  автоматизацию деятельности сотрудников учебно-методического управления по учету личных сведений студентов, движению студенческого состава, учету отпусков, взысканий и поощрений, сведений о распределении и перераспределении, формированию приказов по действиям со студентами и др. (в эксплуатации с 1998г.).

·         «КАДРЫ - воинский учет» - обеспечивает автоматизацию деятельности сотрудников управления организационно-кадровой и правовой работы по учету военнообязанных студентов, формированию статистической, справочной информации и других сведений (в эксплуатации с 2002г.).

·         «Прописка» - обеспечивает автоматизацию деятельности сотрудников студенческого городка по организации прописки иногородних студентов в общежитиях университета (в эксплуатации с 2001г.).

·         «Платное образование» - обеспечивает автоматизацию деятельности сотрудников планово-финансового отдела и отдела бухгалтерского учета по учету начислений и оплат за обучение студентов, предоставлению скидок, формированию различных сведений, отчетов и представлений, информирование о состоянии лицевых счетов студентов (т.е. начислении, долгах и переплате) и т.д. (в эксплуатации с 1998г.).

·         «Детские пособия» - обеспечивает автоматизацию деятельности сотрудников отдела бухгалтерского учета по начислению и выплате детских пособий студентам университета (в эксплуатации с 2001г.).

·         «Общежития» - обеспечивает автоматизацию деятельности сотрудников отдела бухгалтерского учета по начислению и удержанию стоимости за проживание в общежитиях студентов университета (2000г.).

·         «Деканат» - предназначен для комплексной автоматизации планирования и учета учебного процесса в деканатах и учебно-методическом управлении ВУЗа (начало внедрения 2006г.). Система предусматривает ведение всех необходимых данных по учебным планам, комплексным планам-графикам, индивидуальным планам, составлением нагрузки кафедр. Информация об успеваемости и пройденных студентами дисциплинах за все время обучения, а также ведение учета успеваемости и посещаемости, позволяет строить всевозможные отчеты и получать статистические оценки эффективности тех или иных мероприятий.

Все системы функционируют в едином информационном пространстве, позволяют производить обмен данными и кардинально сокращать время, необходимое для прохождения информации по всем инстанциям. Очевидно, что эффективная работа такого масштаба возможна лишь при условии квалифицированного обслуживания и слаженной работы всех ее частей.

Недостающим звеном в системе управления учебным процессом является подсистема «Кафедра», которая позволила бы автоматизировать учет, распределение и контроль за исполнением учебной нагрузки кафедрами университета.

Процесс создания единой информационной системы университета включает в себя развитие и совершенствование единой телекоммуникационной среды, обеспечивает надежный и оперативный обмен информацией между подразделениями университета. Создание, эксплуатация и организация жизненного цикла такого масштаба – сложная организационная и техническая задача, что обуславливает серьезные требования к внутренней структуре данных, которая позволила бы обеспечить целостность, расширяемость, открытость, переносимость, надежность, безопасность данных.

В качестве примера организации работы системы можно рассмотреть момент зачисления абитуриентов в число студентов.

После подписания приказа о зачислении в число студентов производится экспорт данных об абитуриентах из БД АСУ «Абитуриент ГрГУ» в БД студентов АСУ «Университет». При экспорте данных автоматически формируется уникальный номер, который в дальнейшем будет являться номером студенческого билета, зачетной книжки и номером договора для студента, обучающегося на договорной основе. Одновременно с этим первокурсники становятся читателями научной библиотеки университета.

Получая личные дела студентов первого курса из приемной комиссии, сотрудники учебно-методического управления уже имеют все сведения в системе «КАДРЫ-студенты», проверяют идентичность данных в личном деле с информацией в БД и нумеруют личные дела значениями, сгенерированными во время экспорта данных. Одновременно с этими действиями производится электронная регистрация студентов в библиотеке университета. Далее сотрудники деканатов в системе «Деканат» формируют списочные составы учебных групп, закрепляют утвержденные учебные планы, оформляют студенческие билеты и зачетные книжки, используя уникальный номер из БД. Для отдела бухгалтерского учета формируется электронный список студентов дневной формы обучения за счет средств бюджета для экспорта в систему начисления стипендии. Этот же список отправляется в банк для изготовления банковских пластиковых карт, на которые будут перечисляться стипендии. Планово-финансовый отдел проставляет стоимость обучения студентам, обучающимся на договорной основе, уточняет доходы университета, факультетов и т.д. Отдел воспитательной работы с молодежью и идеологической работы немедленно получает доступ к сведениям о студентах, имеющим социальные льготы (сироты, инвалиды и т.д.). Администрация студенческого городка получает сведения о студентах, проживающих за пределами г. Гродно и нуждающихся в общежитии. Специалист по воинскому учету готовит справки для предоставления в военные комиссариаты. Сотрудники библиотеки формируют регистрационную карточку и формуляр читателя каждому студенту.

Предложение об информационном обеспечении студента.

Внедрение системы персонифицированного доступа к сети Internet дает широкие возможности по предоставлению различной информации, в том числе и личного характера. Для организации эффективной работы по предоставлению информации необходимо связать пользователей персонифицированного доступа со студентами БД АСУ «Университет». К тому же при экспорте данных из АСУ «Абитуриент» в АСУ «Университет» можно автоматизировать процедуру формирования имен и паролей пользователей для организации персонифицированного доступа с последующим формированием списка. Имена и пароли доступа через систему «Деканат», как и номера студенческих билетов и зачетных книжек, будут доступны определенным сотрудникам деканатов (администраторам) и в последующем вручены студентам вместе со студенческим билетом и зачетной книжкой.

Организация персонифицированного доступа к информации должна осуществляться через сайты факультетов как средства, наиболее востребованного и удобного для просмотра любой учебной информации, в том числе и личного характера. Сведения, которые, на мой взгляд, могут быть доступны студенту это:

·         личные данные (дата и место рождения, гражданство ,сведения о родителях, места работы, стаж, семейное положение и состав семьи и т.д.);

·         сведения о месте жительстве, паспортные данные;

·         наличие льгот, сведений об участии в административной, общественной и научной работе;

·         успеваемость студента на протяжении всего срока обучения, средний балл, рейтинг студента;

·         учет посещаемости студента;

·         выписки из приказов ректора и распоряжений декана

·         для студентов обучающихся на договорной основе сведения о начислениях, предоставлении скидок и оплаты за обучение;

·         и другие.

Организация доступа к этим сведениям даст возможность студентам увидеть себя в информационном пространстве ВУЗа.