Українська   English
ДонНТУ   Портал магистров

Реферат по теме выпускной работы

Содержание

Введение

Управленческая деятельность осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом деятельности. В офисе производственного предприятия технология работы с документами может быть неразрывно связана с технологией его основной производственной деятельности. Она предполагает не только единые правила документирования, но и оформления документов, и единый порядок организации движения документов (документооборота).

В соответствии с нормативными требованиями документооборот организации охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Чтобы сдерживать натиск конкурирующих предприятий и организаций, бизнес должен успешно адаптироваться в меняющемся окружении, поэтому отмечается стремление руководства компаний, с одной стороны, к реструктуризации систем управления и совершенствованию процедур управления и деловых процессов, и, с другой, к уменьшению объемов бумажной информации, снижению стоимости обработки информации и повышению эффективности управления ею на пути организации совместного доступа специалистов к информации, хранения и поиска документов.

1. Актуальность темы

Актуальность темы является улучшение процесса управления документацией в СМК.

Дипломная работа разработана на основании учебного плана подготовки бакалавров по специальности 27.03.02 «Управление качеством», в процессе обучения выполнила полный курс учебно-контрольных мероприятий, предусмотренных учебным планом.

Предметом дипломной работы является организация процесса документооборота на примере ведущего предприятия г. Донецка ООО «ДонФрост».

Данная работа характеризуется достаточно глубоким изучением теоретических аспектов построения документооборота на предприятии, научно обоснованным проектированием мероприятий по совершенствованию существующей системы документооборота с учетом изученного материала.

Основными документами, которые лежат в основе подготовки бакалавров являются Основная образовательная программа, Учебный план, Рабочая программа дисциплины, также конспекты лекция и методические рекомендации по различным методам обучения.

Основными документами, которые лежат в основе ВКР являются:

ISO 9001:2008 «Системы менеджмента качества. Требования»;

ISO 10013:2001 «Рекомендации по документированию систем менеджмента качества».

Приказы и положения:

«О совершенствовании системы качества»;

«О представителе руководства»;

«О руководителе проекта»;

«О службе системы качества».

2. Цель и задачи исследования, планируемые результаты

Задача ВКР: изучить управленческую деятельность, движение документов, прийти к решению, что необходим переход к безбумажной технологии управления, для качественной и быстрой работы.

Методы исследования: теоретические исследования процесса совершенствования единой БД предприятия, методах графического анализа, экспертных оценок.

Новые информационные технологии предлагают средства для достижения этих целей при помощи двух подходов:

реинжиниринга бизнес-процессов;

перехода к безбумажной технологии управления.

В данной работе рассматривается содержание второго подхода – выбора и применения методов и средств организации безбумажной технологии управления, которая основывается на использовании трех основных концепций: переходу к электронным документам, созданию систем управления документами и системы электронного документооборота.

В отличие от документов на бумажных носителях с их жесткими рамками, статичной формой и ограниченными возможностями переход к динамичным цифровым электронным документам обеспечивает особые преимущества при создании, совместном использовании, распространении и хранении информации. Они могут увеличить производительность множества приложений, используемых в бизнесе, уменьшить требования к размерам накопителей, сократить или полностью решить проблему потерь и неверного размещения документов.

Электронные документы могут одновременно использоваться сотрудниками в рамках одной рабочей группы, отдела или всего предприятия.

Доступ к ним осуществляется за несколько секунд, а не минут, часов, дней, а иногда и недель, что случается при использовании документов на бумажных носителях.

Ускоренный доступ к стратегической информации наряду со значительной экономией средств может обеспечить и важные конкурентные преимущества.

Сегодня электронный документ – это форма знакомого вида, обработка которой происходит с помощью последовательного применения тесно взаимосвязанных технологий в рамках так называемых Систем Управления Электронными Документами (СУЭД).

3. Руководство по качеству. Система менеджмента качества ISO 9001:2008

ISO (Международная Организация по Стандартизации) – всемирная федерация национальных органов по стандартизации (организации, члены ISO). Работа по подготовке Международных стандартов осуществляется с помощью технических комитетов ISO. Каждая организация – член, заинтересованная в области, для которой технический комитет был создан, имеет право быть представлена в данном комитете. Международные организации, правительственные и неправительственные, в контакте с ISO, также принимают участие в работе. ISO тесно сотрудничает с Международной Электротехнической Комиссией (IEC) по всем вопросам электротехнической стандартизации. Система работы ISO изображена на (рис. 1).

Система работы ISO

Рисунок 1 – Система работы ISO

ISO 9001 – международный стандарт, устанавливающий требования к системам менеджмента качества для организаций, деятельность которых направлена на повышение удовлетворенности потребителей посредством результативного применения СМК, включая процессы постоянного улучшения системы, которые стремятся обеспечить соответствие качества продукции (услуг) требованиям потребителей, в том числе законодательным и нормативным требованиям, применимым к деятельности организации.

Обобщая различные определения, разработанные ISO, можно сказать, что СМК – это система, созданная в организации для постоянного формирования политики и целей в области качества, а также для достижения этих целей. Итак, прежде всего СМК – это система. А система, как правило, характеризуется своим назначением, структурой, составом элементов и связями между ними.

СМК призвана обеспечивать качество продукции или услуг организации и «настраивать» это качество на ожидания потребителей (заказчиков). При этом ее главная задача – не контролировать каждую единицу продукции, а сделать так, чтобы не было ошибок в работе, которые могли бы привести к появлению брака (плохому качеству продукции или услуг). Причиной брака всегда являются неправильные действия. А для того, чтобы их избежать, необходимо формализовать (описать) правильные действия для создания качественной продукции или услуг, разработать инструкции по выполнению правильных действий и контролировать эти действия.

4. Улучшение процесса управления документацией, через единую базу данных

Автоматизация управления – важный этап развития современного предприятия. Информационные технологии позволяют систематизировать данные и унифицировать процессы управления персоналом, поддерживать единую политику управления человеческими ресурсами в масштабах холдинга, что значительно упрощает деятельность специалистов.

Потоки информации, циркулирующие на данном предприятии огромны. Во времени они имеют тенденцию к увеличению.

Поэтому на предприятии возникает проблема такой организации управления документами, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. И уже сегодня без баз данных невозможно представить работу большинства организаций.

База данных – это поименованная совокупность структурированных данных, относящихся к какой-либо предметной области. Программное обеспечение, предназначенное для работы с базами данных, называется система управления базами данных (СУБД). СУБД используются для упорядоченного хранения и обработки больших объемов информации, позволяет создавать новые базы данных, не прибегая к программированию, а пользуясь только встроенными функциями, обеспечивают правильность, полноту и непротиворечивость данных, а также удобный доступ к ним.

База данных помогает систематизировать и хранить информацию из конкретной предметной области, облегчает доступ к данным, поиск и предоставление необходимых сведений.

Для того, чтобы предприятие могло работать в штатном режиме, нужно наладить поток, распределение документов. На большом предприятии, где большой потом документации, вариант с бумажными документами не приемлем. Для быстрого поиска документации и без проблемного функционирования, создается база данных.

Так, поиск по базе данных с последующим выводом на печать или отправкой работнику по электронной почте копии приказа и других документов выполняется значительно быстрее, чем поиск в бумажном архиве, снятие и отправка бумажной копии.

Так для улучшения работы, необходимо переходить из бумажного документооборота на электронную автоматизацию.

В первую очередь, чтобы перейти на электронный документооборот, необходимо рассмотреть первостепенные задачи:

перевести в электронный вид ключевые документы. Прежде всего речь идет об электронных счетах – фактурах, актах и накладных. Также должны быть автоматизированы все процессы создания, обработки и хранения данных документов;

объединить работу с документами в единое пространство;

перевести в электронный вид процессы отправки, получения, корректировки и контроля возврата документов. Это сокращает время обработки входящих документов в десятки раз.

Переход на электронные документы позволит не только решить ключевые трудности работы с бумагой, но и продвинуться в понимании возможностей информатизации бизнес-процессов.

Внедрение электронного документооборота в организации – не такая простая задача. Недостаточно просто приобрести программу, установить ее на компьютеры и запустить в работу. Успешность внедрения зависит от соблюдения нескольких условий.

Активное участие в автоматизации делопроизводства со стороны руководства компании. Быстрое решение организационных вопросов, связанных с внедрением ЭДО, а также влияние на руководителей среднего звена и подчиненных, сопротивляющихся инновациям, помогает успешной реализации поставленной цели.

Соблюдение этапов установки позволит выдержать необходимые сроки и уложиться в бюджет.

Заинтересованность ключевых пользователей. При автоматизации документооборота необходимо учитывать интересы тех сотрудников, которые будут непосредственно работать в программе.

Грамотная подготовка проектной документации позволит избежать разночтений у исполнителя и заказчика в процессе эксплуатации системы.

Не стоит пытаться подстроить все процессы документооборота предприятия под внедряемую систему, так же, как и полностью переделывать систему под бизнес-процессы заказчика. Очень важно соблюсти золотую середину, применив передовые практики, уже имеющийся регламент работы компании и ее традиции.

Чем больше в процессе внедрения учитываются перечисленные принципы, тем выше вероятность того, что переход предприятия на электронный документооборот будет удачным.

Порядок организации электронного документооборота в компании выглядит следующим образом (рис. 2).

Порядок организации электронного документооборота

Рисунок 2 – Порядок организации электронного документооборота

Выводы

ООО «ДонФрост» – производитель сложной бытовой техники, предприятие полного цикла, где производятся все детали, инструменты, сборка и упаковка холодильников.

В ходе написания выпускной квалификационной работы была достигнута цель, а также выполнены поставленные задачи. Были рассмотрены такие вопросы как: что такое система менеджмента качества, управление документацией, электронная система управления документацией.

В данной работе четко и ясно освещены ответы на поставленные задачи. Исследовали целесообразность системы электронного документооборота. Выделены основные преимущества по передаче и обработке документов с помощью автоматизированных информационных систем. Определили назначение и особенности документооборота. Ознакомились с практической реализацией электронного документооборота на примере данного предприятия.

Определили, что отсутствие необходимости вручную размножать документы, отслеживать перемещение бумажных документов внутри организации, контролировать порядок передачи конфиденциальной информации существенным образом снижает трудозатраты делопроизводителей.

Сквозной автоматический контроль исполнения на всех этапах работы с документами кардинально повышает качество работы исполнителей, делает сроки подготовки документов более прогнозируемыми и управляемыми.

Сегодня уже многие пришли к мысли, что культура работы с документами – это часть производственной культуры, а та, в свою очередь, является важной предпосылкой успешной деятельности в условиях рынка. Поэтому система документооборота – такая же часть производственной инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея понятна любому руководителю. Руководитель теряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ. В ходе внедрения системы электронного документооборота обязательно следует организовать тренинги для сотрудников предприятия, а также консультации для его руководства по организации переходу на электронную форму делопроизводства.

Документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ – это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности.

Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Лучшим решением этих проблем является введение системы электронного документооборота. Поэтому будущее за электронным документом.

Список источников

  1. Э. Ф. Геданкен – эксперименты на последовательных машинах / Э. Ф. Мур // Автоматические исследования математических исследований. – 1956. – Вып. 34. – С. 129 – 153.
  2. ISO 9001:2008 «Система менеджмента качества. Требования».
  3. Аристов О. В. Управление качеством / Учебное пособие для вузов. – М: ИНФРА – М. 2006.
  4. Горбашко Е. А. Управление качеством / Учебное пособие. – Питер 2008 г.
  5. Пономарев С. В., Мищенко С. В. Управление качеством продукции. Инструменты и методы менеджмента качества / Учебное пособие. – М. 2005 г.
  6. Попов В. В. Приведение системы качества в соответствие с требованиями МС ISO серии 9000 /Стандарты и качество. – 2006 г.
  7. Салимова Т. А. Управление качеством / Учебник. Москва: издательство Омега, 2007 г.
  8. Аронов И. О. О моделях систем управления.
  9. Никитин В.А. Управление качеством на базе стандартов ISO 9000:2000: Политика, оценка, формирование. – М. и др.: Питер, 2007 г. – 125 с.
  10. Андреева В. И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ).
  11. Бадьина А. В. Электронный документооборот фирмы // Делопроизводство 1999 г. №1. С. 34.
  12. Вялова Л. М. Организация движения документов // Секретарское дело 2000. №2. С. 16 – 20.
  13. ГОСТ Р ISO 9000:2001. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.
  14. ГОСТ Р 51141 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
  15. Гузилова Г. В. Документирование в историческом аспекте [Текст] / Г. В. Гузилова // Делопроизводство: информационно-аналитический журнал.
  16. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник / Под ред. Т. В. Кузнецовой. М., 2005 г. 359 с.
  17. Документы и делопроизводство: Справ. Пособие/ Т. В. Кузнецова, М. Т. Лихачев, А. Л. Райхцаум; Сост.: М. Т. Лихачев. М.: Экономика, 1991 г. – 271 с.
  18. Енковская В. О. Систематизация приказов (распоряжений) // Секретарь-референт. – 2007 г.– №8. – С. 20 – 23.
  19. Инструкция по делопроизводству ОСЗН Приморского края – 2006 г.
  20. Ларин М. В. О современных проблемах ДОУ в Российской Федерации и мире [Текст] / М. В. Ларин // Справочник секретаря офис-менеджера: информационный журнал. – М., 2008 г. – №3. – С. 25 – 31.
  21. МС ISO 9001:2008 Системы менеджмента качества. Требования.
  22. Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления, М., 2004 г.
  23. Рысков О. И. Управление документами в европейских странах. Обзор нормативной базы [Текст] / О. И. Рысков // Делопроизводство: информационно-аналитический журнал. – М., 2006 г. – №4. – С. 8 – 14.
  24. Притикова В. К. Современное делопроизводство // Делопроизводство и документооборот.
  25. Т. М. Полховская, Ю. П. Адлер, И. Г. Назарова и др. Еще раз о процессном подходе и системе менеджмента качества организации // Стандарты и качество. – 2004 г. – №5.
  26. Ларин М. В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях // Делопроизводство и документооборот. – 2008 г. №5 – С. 2 – 6.
  27. Шпер В. В. Роль документации при создании эффективной системы менеджмента качества.
  28. Всеобщее Управление качеством: Учебник для вузов/ О. П. Глудкин, Н. М. Горбунов, Ю. В. Зорин, А. И. Гуров: под ред. О. П. Глудкина. – М.: Горячая линия – Телеком, 2001 г. – 600 с.: ил.
  29. Гличев А. В. Основы управления качеством продукции. – М.: Изд-во стандартов, 2001 г. – 425 с.
  30. Григорович В. Г. Информационные методы в управлении качеством.
  31. Давид Марка, Клемент Марк Гоуэн. Методология структурного анализа и проектирования: Пер. с англ. – М: 1993 г. – 240 с.
  32. С. Джордж А. Ваймерскирх TQM Всеобщее управление качеством.
  33. Пономарёв и др. Управление качеством продукции. Введение в системы менеджмента качества.
  34. Харрингтон Дж. Управление качеством в американских корпорациях. – М.: Экономика, 1990 г. – 272 с.
  35. Менеджмент систем качества, Учебное пособие/ М. Г. Круглов, С. К. Сергеев, В. А. Такташов, В. Г. Фирстов, Г. М. Шишков. М.: ИПК Издательство стандартов, 1997 г.
  36. Окрепилов В. В. Управление качеством. СПб университет экономики и финансов, 1998 г. – с. 690.
  37. Ивлев В. В. Попова Т. О Методология Функционально – Стоимостного Анализа ABC (ФСА).
  38. Курьян А. Г., Серенков П. С., к.т.н. Использование IDEF0 для описания и классификации процессов в рамках системы качества МС ISO серии 9000 версии 2000 года. – Минск.: 2001 г.
  39. Лапидус В. А. Всеобщее управление качеством в российских предприятиях. М.: Новости, 2000 г. – 430 с.
  40. Никитин В. А., Филончева В. В. Управление качеством на базе стандартов ISO 9000-2000. 2 – е изд. – СПб.: Питер, 2004 г. – 127 с.: ил. – (Теория и практика менеджмента).
  41. Савицкая Г. В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия: Учебник. 2 – е изд., исп. и доп. – М.: ИНФРА – М. 2003 г. – 344 с.
  42. Раздорожный А. А. Охрана труда и безопасность: Учебное пособие.
  43. Материалы по финансово-экономическим показателям и по аттестации рабочих мест за 2004 – 2005 гг.
  44. Девисилов В. А. Охрана труда. – М.:ФОРУМ – ИНФРА – М. 2006 г. – 448 с.
  45. Денисенко Г. Ф. Охрана труда. – М.: Высшая школа, 1985 г. – 317 с.