Русский   English
ДонНТУ   Портал магістрів

Реферат за темою випускної роботи

Зміст

Вступ

Управлінська діяльність здійснюється за допомогою документів, які одночасно є джерелом, результатом та організаційним інструментом діяльності. В офісі виробничого підприємства технологія роботи з документами може бути нерозривно пов'язана з технологією його основної виробничої діяльності. Вона передбачає не тільки єдині правила документування – оформлення документів, але і єдиний порядок організації руху документів (документообігу).

Відповідно до нормативних вимог документообіг організації охоплює рух документів з моменту їх отримання або створення до завершення виконання, відправлення або здачі в справу.

Щоб стримувати натиск конкуруючих підприємств і організацій, бізнес повинен успішно адаптуватися в мінливому оточенні, тому відзначається прагнення керівництва компаній, з одного боку, до реструктуризації системам управління й удосконаленню процедур управління та ділових процесів, і, з іншого, до зменшення обсягів паперової інформації, зниження вартості обробки інформації та підвищення ефективності управління нею на шляху організації спільного доступу фахівців до інформації, зберігання та пошуку документів.

1. Актуальність теми

Актуальність теми є поліпшення процесу управління документацією в СМК.

Дипломна робота розроблена на підставі навчального плану підготовки бакалаврів за спеціальністю 27.03.02 Управління якістю, в процесі навчання виконала повний курс навчально-контрольних заходів, передбачених навчальним планом.

Предметом дипломної роботи є організація процесу документообігу на прикладі провідного підприємства м. Донецька ТОВ ДонФрост.

Дана робота характеризується досить глибоким вивченням теоретичних аспектів побудови документообігу на підприємстві, науково обгрунтованим проектуванням заходів щодо вдосконалення існуючої системи документообігу з урахуванням вивченого матеріалу.

Основними документами, які лежать в основі підготовки бакалаврів є Основна освітня програма, Навчальний план, Робоча програма дисципліни, також конспекти лекція і методичні рекомендації по різним методам навчання.

Основними документами, які лежать в основі ВКР є:             

ISO 9001: 2008 Системи менеджменту якості. Вимоги;             

ISO 10013: 2001 Рекомендації щодо документування систем менеджменту якості.             

Накази і положення:             

Про вдосконалення системи якості;             

Про представника керівництва;             

Про керівника проекту;             

Про службу системи якості.

2. Мета і задачі дослідження та заплановані результати

Завдання ВКР: вивчити управлінську діяльність, рух документів, прийти до рішення, що необхідний перехід до безпаперової технології управління, для якісної і швидкої роботи.             

Методи дослідження: теоретичні дослідження процесу вдосконалення єдиної БД підприємства, методах графічного аналізу, експертних оцінок.             

Нові інформаційні технології пропонують кошти для досягнення цих цілей за допомогою двох підходів:             

реінжинірингу бізнес-процесів;             

переходу до безпаперової технології управління.             

В даній роботі розглядається зміст другого підходу – вибору і застосування методів і засобів організації безпаперової технології управління, яка ґрунтується на використанні трьох основних концепцій: переходу до електронних документів, створення систем управління документами та системи електронного документообігу.             

На відміну від документів на паперових носіях з їх жорсткими рамками, статичною формою і обмеженими можливостями перехід до динамічним цифровим електронним документам забезпечує особливі переваги при створенні, спільне використання, поширення та зберігання інформації. Вони можуть збільшити продуктивність безлічі додатків, що використовуються в бізнесі, зменшити вимоги до величини накопичувачів, скоротити або повністю вирішити проблему втрат і невірного розміщення документів.             

Електронні документи можуть одночасно використовуватися співробітниками в рамках однієї робочої групи, відділу або всього підприємства.             

Доступ до них здійснюється за кілька секунд, а не хвилин, годин, днів, а іноді і тижнів, що трапляється при використанні документів на паперових носіях.             

Прискорений доступ до стратегічної інформації разом зі значною економією коштів може забезпечити і важливі конкурентні переваги.             

Сьогодні електронний документ – це форма знайомого виду, обробка якої відбувається за допомогою послідовного застосування тісно взаємозалежних технологій в рамках так званих Систем Управління Електронними Документами (Суед).

3. Керівництво з якості. Система менеджменту якості ISO 9001: 2008

ISO (Міжнародна Організація по Стандартизації) – всесвітня федерація національних органів по стандартизації (організації, члени ISO). Робота по підготовці Міжнародних стандартів здійснюється за допомогою технічних комітетів ISO. Кожна організація – член, зацікавлена в області, для якої технічний комітет був створений, має право бути представлена в даному комітеті. Міжнародні організації, урядові та неурядові, в контакті з ISO, також беруть участь в роботі. ISO тісно співпрацює з Міжнародною Електротехнічній Комісією (IEC) з усіх питань електротехнічної стандартизації. Система роботи ISO зображена на (рис. 1).

Система роботи ISO

Малюнок 1 - Система роботи ISO

            

ISO 9001 – міжнародний стандарт, який встановлює вимоги до систем менеджменту якості для організацій, діяльність яких спрямована на підвищення задоволеності споживачів за допомогою результативного застосування СМК, включаючи процеси постійного поліпшення системи, які прагнуть забезпечити відповідність якості продукції (послуг) вимогам споживачів, в тому числі законодавчим і нормативним вимогам, застосовним до діяльності організації.             

Узагальнюючи різні визначення, розроблені ISO, можна сказати, що СМК – це система, створена в організації для постійного формування політики та цілей у сфері якості, а також для досягнення цих цілей. Отже, перш за все СМК – це система. А система, як правило, характеризується своїм призначенням, структурою, складом елементів і зв'язками між ними.             

СМК покликана забезпечувати якість продукції або послуг організації і «налаштовувати» це якість на очікування споживачів (замовників). При цьому її головне завдання – не контролювати кожну одиницю продукції, а зробити так, щоб не було помилок в роботі, які могли б привести до появи шлюбу (поганої якості продукції або послуг). Причиною шлюбу завжди є неправильні дії. А для того, щоб їх уникнути, необхідно формалізувати (описати) правильні дії для створення якісної продукції або послуг, розробити інструкції з виконання правильних дій і контролювати ці дії.

4. Поліпшення процесу управління документацією, через єдину базу даних

Автоматизація управління – важливий етап розвитку сучасного підприємства. Інформаційні технології дозволяють систематизувати дані і уніфікувати процеси управління персоналом, підтримувати єдину політику управління людськими ресурсами в масштабах холдингу, що значно спрощує діяльність фахівців.             

Потоки інформації, що циркулюють на даному підприємстві величезні. В часі вони мають тенденцію до збільшення.             

Тому на підприємстві виникає проблема такої організації управління документами, яка забезпечила б найбільш ефективну роботу. І вже сьогодні без баз даних неможливо уявити роботу більшості організацій.             

База даних – це пойменована сукупність структурованих даних, що відносяться до будь-якої предметної області. Програмне забезпечення, призначене для роботи з базами даних, називається система управління базами даних (СКБД). СУБД використовуються для впорядкованого зберігання і обробки великих обсягів інформації, дозволяє створювати нові бази даних, не вдаючись до програмування, а користуючись лише вбудованими функціями, забезпечують правильність, повноту і несуперечність даних, а також зручний доступ до них.             

База даних допомагає систематизувати і зберігати інформацію з конкретної предметної області, полегшує доступ до даних, пошук та надання необхідної інформації.             

Для того, щоб підприємство могло працювати в штатному режимі, потрібно налагодити потік, розподіл документів. На великому підприємстві, де великий потім документації, варіант з паперовими документами не прийнятний. Для швидкого пошуку документації та без проблемного функціонування, створюється база даних.             

Так, пошук по базі даних з подальшим виведенням на друк або відправкою працівнику електронною поштою копії наказу та інших документів виконується значно швидше, ніж пошук в паперовому архіві, зняття і відправка паперової копії.             

Так для поліпшення роботи, необхідно переходити з паперового документообігу на електронну автоматизацію.             

В першу чергу, щоб перейти на електронний документообіг, необхідно розглянути першочергові завдання:             

перевести в електронний вигляд ключові документи. Перш за все мова йде про електронні рахунках – фактурах, актах і накладних. Також повинні бути автоматизовані всі процеси створення, обробки і зберігання даних документів;             

об'єднати роботу з документами в єдиний простір;             

перевести в електронний вигляд процеси відправки, отримання, коригування та контролю повернення документів. Це скорочує час обробки вхідних документів в десятки разів.             

Перехід на електронні документи дозволить не тільки вирішити ключові проблеми роботи з папером, а й просунутися в розумінні можливостей інформатизації бізнес-процесів.             

Впровадження електронного документообігу в організації – не таке просте завдання. Недостатньо просто придбати програму, встановити її на комп'ютери і запустити в роботу. Успішність впровадження залежить від дотримання кількох умов.             

Активну участь в автоматизації діловодства з боку керівництва компанії. Швидке вирішення організаційних питань, пов'язаних з впровадженням ЕДО, а також вплив на керівників середньої ланки і підлеглих, що чинять опір інноваціям, допомагає успішної реалізації поставленої мети.             

Дотримання етапів установки дозволить витримати необхідний термін і вкластися в бюджет.             

Зацікавленість ключових користувачів. При автоматизації документообігу необхідно враховувати інтереси тих співробітників, які будуть безпосередньо працювати в програмі.             

Грамотна підготовка проектної документації дозволить уникнути різночитань у виконавця і замовника в процесі експлуатації системи.             

Не варто намагатися підлаштувати всі процеси документообігу підприємства під впроваджується систему, так само, як і повністю переробляти систему під бізнес – процеси замовника. Дуже важливо дотримати золоту середину, застосувавши передові практики, вже наявний регламент роботи компанії і її традиції.             

Чим більше в процесі впровадження враховуються перераховані принципи, тим вище ймовірність того, що перехід підприємства на електронний документообіг буде вдалим.             

Порядок організації електронного документообігу в компанії виглядає наступним чином (Рис. 2).

Порядок організації електронного документообігу

Малюнок 2 – Порядок організації електронного документообігу

Висновки

ТОВ «ДонФрост» – виробник складної побутової техніки, підприємство повного циклу, де проводяться всі деталі, інструменти, збірка і упаковка холодильників.             

В ході написання випускної кваліфікаційної роботи була досягнута мета, а також виконані поставлені завдання. Були розглянуті такі питання як: що таке система менеджменту якості, управління документацією, електронна система управління документацією.             

В даній роботі чітко і ясно освітлені відповіді на поставлені завдання. Досліджували доцільність системи електронного документообігу. Виділено основні переваги по передачі та обробки документів за допомогою автоматизованих інформаційних систем. Визначили призначення і особливості документообігу. Ознайомилися з практичною реалізацією електронного документообігу на прикладі даного підприємства.             

Визначили, що відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотним чином знижує трудовитрати діловодів.             

Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими.             

Сьогодні вже багато хто прийшов до думки, що культура роботи з документами – це частина виробничої культури, а та, в свою чергу, є важливою передумовою успішної діяльності в умовах ринку. Тому система документообігу – така ж частина виробничої інфраструктури, абсолютно рівноправна і необхідна, як і обладнання, ресурси і персонал. Ця ідея зрозуміла будь – якому керівникові. Керівник втрачає багато часу від неправильно або несвоєчасно оформлених документів, від невірних управлінських рішень або від неможливості швидко знайти потрібний документ. В ході впровадження системи електронного документообігу обов'язково слід організувати тренінги для співробітників підприємства, а також консультації для його керівництва з організації переходу на електронну форму діловодства.             

Документ є основним способом представлення інформації на будь-якому сучасному підприємстві. Ефективність управління підприємством залежить і від того, наскільки розумно в ньому організовано управління документообігом. Фактично, малоефективне використання накопиченої інформації (або, ще гірше, її втрата) може привести до втрати всього бізнесу. Адже вчасно не отримана інформація або документ – це, перш за все, втрачені гроші, час і упущені можливості.             

Внаслідок цього, на будь-якому підприємстві, де ведеться активна робота з різними документами, рано чи пізно постає проблема систематизації, обробки і безпечного зберігання значних обсягів інформації. Кращим рішенням цих проблем є введення системи електронного документообігу. Тому майбутнє за електронними засобами зв'язку.

Перелік посилань

  1. Э. Ф. Геданкен – эксперименты на последовательных машинах / Э. Ф. Мур // Автоматические исследования математических исследований. – 1956. – Вып. 34. – С. 129 – 153.
  2. ISO 9001:2008 «Система менеджмента качества. Требования».
  3. Аристов О. В. Управление качеством / Учебное пособие для вузов. – М: ИНФРА – М. 2006.
  4. Горбашко Е. А. Управление качеством / Учебное пособие. – Питер 2008 г.
  5. Пономарев С. В., Мищенко С. В. Управление качеством продукции. Инструменты и методы менеджмента качества / Учебное пособие. – М. 2005 г.
  6. Попов В. В. Приведение системы качества в соответствие с требованиями МС ISO серии 9000 /Стандарты и качество. – 2006 г.
  7. Салимова Т. А. Управление качеством / Учебник. Москва: издательство Омега, 2007 г.
  8. Аронов И. О. О моделях систем управления.
  9. Никитин В.А. Управление качеством на базе стандартов ISO 9000:2000: Политика, оценка, формирование. – М. и др.: Питер, 2007 г. – 125 с.
  10. Андреева В. И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ).
  11. Бадьина А. В. Электронный документооборот фирмы // Делопроизводство 1999 г. №1. С. 34.
  12. Вялова Л. М. Организация движения документов // Секретарское дело 2000. №2. С. 16 – 20.
  13. ГОСТ Р ISO 9000:2001. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.
  14. ГОСТ Р 51141 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
  15. Гузилова Г. В. Документирование в историческом аспекте [Текст] / Г. В. Гузилова // Делопроизводство: информационно-аналитический журнал.
  16. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник / Под ред. Т. В. Кузнецовой. М., 2005 г. 359 с.
  17. Документы и делопроизводство: Справ. Пособие/ Т. В. Кузнецова, М. Т. Лихачев, А. Л. Райхцаум; Сост.: М. Т. Лихачев. М.: Экономика, 1991 г. – 271 с.
  18. Енковская В. О. Систематизация приказов (распоряжений) // Секретарь-референт. – 2007 г.– №8. – С. 20 – 23.
  19. Инструкция по делопроизводству ОСЗН Приморского края – 2006 г.
  20. Ларин М. В. О современных проблемах ДОУ в Российской Федерации и мире [Текст] / М. В. Ларин // Справочник секретаря офис-менеджера: информационный журнал. – М., 2008 г. – №3. – С. 25 – 31.
  21. МС ISO 9001:2008 Системы менеджмента качества. Требования.
  22. Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления, М., 2004 г.
  23. Рысков О. И. Управление документами в европейских странах. Обзор нормативной базы [Текст] / О. И. Рысков // Делопроизводство: информационно-аналитический журнал. – М., 2006 г. – №4. – С. 8 – 14.
  24. Притикова В. К. Современное делопроизводство // Делопроизводство и документооборот.
  25. Т. М. Полховская, Ю. П. Адлер, И. Г. Назарова и др. Еще раз о процессном подходе и системе менеджмента качества организации // Стандарты и качество. – 2004 г. – №5.
  26. Ларин М. В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях // Делопроизводство и документооборот. – 2008 г. №5 – С. 2 – 6.
  27. Шпер В. В. Роль документации при создании эффективной системы менеджмента качества.
  28. Всеобщее Управление качеством: Учебник для вузов/ О. П. Глудкин, Н. М. Горбунов, Ю. В. Зорин, А. И. Гуров: под ред. О. П. Глудкина. – М.: Горячая линия – Телеком, 2001 г. – 600 с.: ил.
  29. Гличев А. В. Основы управления качеством продукции. – М.: Изд-во стандартов, 2001 г. – 425 с.
  30. Григорович В. Г. Информационные методы в управлении качеством.
  31. Давид Марка, Клемент Марк Гоуэн. Методология структурного анализа и проектирования: Пер. с англ. – М: 1993 г. – 240 с.
  32. С. Джордж А. Ваймерскирх TQM Всеобщее управление качеством.
  33. Пономарёв и др. Управление качеством продукции. Введение в системы менеджмента качества.
  34. Харрингтон Дж. Управление качеством в американских корпорациях. – М.: Экономика, 1990 г. – 272 с.
  35. Менеджмент систем качества, Учебное пособие/ М. Г. Круглов, С. К. Сергеев, В. А. Такташов, В. Г. Фирстов, Г. М. Шишков. М.: ИПК Издательство стандартов, 1997 г.
  36. Окрепилов В. В. Управление качеством. СПб университет экономики и финансов, 1998 г. – с. 690.
  37. Ивлев В. В. Попова Т. О Методология Функционально – Стоимостного Анализа ABC (ФСА).
  38. Курьян А. Г., Серенков П. С., к.т.н. Использование IDEF0 для описания и классификации процессов в рамках системы качества МС ISO серии 9000 версии 2000 года. – Минск.: 2001 г.
  39. Лапидус В. А. Всеобщее управление качеством в российских предприятиях. М.: Новости, 2000 г. – 430 с.
  40. Никитин В. А., Филончева В. В. Управление качеством на базе стандартов ISO 9000-2000. 2 – е изд. – СПб.: Питер, 2004 г. – 127 с.: ил. – (Теория и практика менеджмента).
  41. Савицкая Г. В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия: Учебник. 2 – е изд., исп. и доп. – М.: ИНФРА – М. 2003 г. – 344 с.
  42. Раздорожный А. А. Охрана труда и безопасность: Учебное пособие.
  43. Материалы по финансово-экономическим показателям и по аттестации рабочих мест за 2004 – 2005 гг.
  44. Девисилов В. А. Охрана труда. – М.:ФОРУМ – ИНФРА – М. 2006 г. – 448 с.
  45. Денисенко Г. Ф. Охрана труда. – М.: Высшая школа, 1985 г. – 317 с.