WEB-ОРИЕНТИРОВАННАЯ СИСТЕМА ПЛАНИРОВАНИЯ И УЧЕТА НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКИХ МЕРОПРИЯТИЙ В ДОННТУ

УДК 004.91

WEB-ОРИЕНТИРОВАННАЯ СИСТЕМА ПЛАНИРОВАНИЯ И УЧЕТА НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКИХ МЕРОПРИЯТИЙ В ДОННТУ

Чайка В.А., Землянская С.Ю.,
Донецкий национальный технический университет
кафедра автоматизированных систем управления
E-mail: valera_chaika@mail.ru

Аннотация:

Чайка В.А., Землянская С.Ю. Web-ориентированная система планирования и учета научно-технических мероприятий в ДонНТУ. Рассмотрено составление годового плана университета и его сопровождение. Предложена web-ориентированная система, которая автоматизирует большую часть работы. Представлена информационная модель и описаны необходимые технологии для реализации данной системы.

Annotation:

Chaika V.A., Zemlyanskaya S.Y. Web-based planning system for accounting scientific and technical activities in DonNTU. Drawing up the annual plan of the university and its maintenance is considered. The web focused system which automates the most part of work is offered. Information model is presented and necessary technologies for realization of this system are described.

Общая постановка проблемы

В современном мире активно протекают процессы автоматизации. Они обусловлены тем, что человек в процессе своей трудовой деятельности может допустить ошибки, которые с легкостью могла бы избежать система. Переход от бумажной волокиты к электронной документации – очередной этап эволюции человечества. Автоматизация помогает в разнообразных сферах деятельности человека. Также она будет полезна в сфере науки.

Кратко о НИЧ

Научно-исследовательская часть (НИЧ) является подразделением университета, организующим проведение фундаментальных, поисковых и прикладных научноисследовательских и опытно-конструкторских работ, а также иных видов работ, связанных с осуществлением научной деятельности университета.

Ключевыми процессами НИЧ являются:

• планирование, организация и учет научно-технических мероприятий (НТМ);
• подготовка и представление заинтересованным сторонам информационноаналитических материалов;
• управление научно-исследовательской и инновационной деятельностью университета.

В рамках основных видов деятельности сотрудники НИЧ решают следующие задачи:

• организация, планирование и контроль научно-исследовательской и инновационной деятельности университета;
• проведение фундаментальных, прикладных исследований и опытноконструкторских работ;
• обеспечение выполнения научно-исследовательских работ в соответствии с направлениями, координируемыми МОН ДНР;
• подготовка нормативных и распорядительных документов, инструктивных материалов, регламентирующих процессы и процедуры научной деятельности университета.

Из всего этого разнообразия задач рассмотрим задачу планирования и учета научнотехнических мероприятий.

Текущая ситуация в НИЧ

Для проведения научно-технических мероприятий составляется годовой план университета. Его составление протекает в несколько этапов:

• подача заявок
• составление плана факультета
• составление плана университета

После утверждения годового плана необходимо заниматься отслеживанием подачи всех необходимых материалов по каждому из мероприятий, а также составлять отчетность.

Помимо этого не исключены ситуации, когда утвержденный годовой план университета следует отредактировать (отменить/изменить существующие мероприятие, добавить новое).

На текущий момент все эти задачи являются трудоемкими, и в них легко допустить ошибку. Весь процесс составления плана университета по проведению НТМ и жизненный цикл мероприятия, начиная от заявки и заканчивая подведением результатов в виде отчетов и сборников материалов, ложится на плечи сотрудников НИЧ.

Описание подсистемы

Для того чтобы избежать множества ошибок, сократить время, затрачиваемое на выполнение рутинной работы, и улучшить контроль за процессом организации и проведения НТМ, целесообразно ввести web-ориентированную подсистему планирования и учета научно-технических мероприятий в ДонНТУ.

Перечень улучшений, которые предлагаются данной системой:

• Удобная форма для ввода заявок на проведение мероприятия. Для того, чтобы избежать ошибок ввода, и чтобы сохранялся единый стиль информации предлагается форма ввода заявки, в которой большинство полей для заполнения будут представлять из себя выпадающий список, а пользователь будет выбирать необходимое для него значение.
• Уведомления о наступлении срока подачи материалов. Каждое мероприятие сопровождается материалами (пресс-релиз, пост-релиз, сборник, отчет). Ответственный секретарь оргкомитета обязан следить за тем, чтобы каждый материал был подан своевременно. Для того чтобы избежать отступления от контрольных сроков, система будет отправлять письмо на электронную почту с напоминанием.
• Упрощенное составление отчетности и приказов. Каждый отчет имеет определенный шаблон и в данном шаблоне большинство полей можно заполнить автоматически, оставив на внесение сотруднику лишь некоторые поля.
• Отслеживание подачи планов НТМ факультетов. Сотрудник НИЧ сможет в режиме реального времени увидеть, какие факультеты уже предоставили свои планы, а какие – нет.
• Формирование плана НТМ факультета одной кнопкой, аналогично плану университета, который формируется на основании всех планов факультетов.
• Указание системой на несоответствия в составлении графика НТМ на стадии ввода данных (если уже на этот день занято помещение, указана запрещенная тема и т.д.).

Рассмотрим контекстную диаграмму подсистемы, представленную на рис. 1 и опишем основную информацию, представленную на данной диаграмме.

Для работы системы необходима следующая информация:

1. Заявки от кафедр – перечень мероприятий, которые планирует провести кафедра;
2. Материалы – различного рода информация, связанная с конкретным НТМ (прессрелиз, пост-релиз, статьи).

В результате обработки входных данных система формирует следующие документы:

1. Годовой план НТМ – утвержденный план проведения НТМ на последующий год, который охватывает все факультеты;
2. Отчеты – раз в полгода университет предоставляет в МОН отчет о проведенных мероприятиях, также раз в год НИЧ предоставляет ректору годовой отчет. Помимо этого, если НТМ проходит в республиканском или международном формате, то по результатам проведения такого НТМ также составляется отчет.

При организации проведения НТМ необходимо руководствоваться такими документами:

1. Положение об НТМ – документ, который регулирует порядок проведения НТМ, сроки и ограничения;
2. ействующие законодательство – может ограничивать темы, которые будут рассматриваться в НТМ.

Автоматизированная система разрабатывается для использования следующими лицами:

1. Ответственный секретарь оргкомитета. Отвечает за организацию и проведение своего мероприятия. На него возлагается ответственность за предоставление материалов.
2. Заместитель декана по науке. Составляет план факультета и вносит изменения в него в случае необходимости.
3. Специалист НИЧ. Сотрудник НИЧ, который занимается обработкой планов факультетов, составляет полугодовые и годовые отчеты.
4. Начальник НИЧ. Регулирует сроки подачи документации, утверждает годовой план университета.

Рисунок 1 – Контекстная диаграмма подсистемы

Для наглядного отображения основных функций системы воспользуемся декомпозицией первого уровня, которая представлена на рис. 2

Рассмотрим каждую функцию подробней.

1. Обработка заявок

Данная функция включает первичное исправление заявок, внесение их в электронную базу данных, а также проверку на наличие наложений (например, если на указанную дату уже занята аудитория, которая указана в заявке). Также имеется возможность отправки письма ответственным секретарям о том, что их заявка рассмотрена и внесена в базу данных.

2. Составление годового плана

Прежде всего, каждый факультет составляет свой собственный план – план факультета. Этот план заместитель декана соответствующего факультета отправляет на рассмотрение в НИЧ, и если специалист НИЧ не видит никаких ошибок, то он вносит данный план факультета как часть годового плана. После того, как все факультеты предоставили свои планы, специалист НИЧ составляет приказ на утверждение плана. Этот приказ подписывают все необходимые лица, и он возвращается специалисту НИЧ. Далее начальник НИЧ окончательно утверждает годовой план.

Рисунок 2 – Диаграмма декомпозиции первого уровня

3. Учет проведения НТМ

Данная функция подразумевает своевременное внесение материалов по каждому мероприятию и составление отчетности. Система отправляет электронные письма ответственным секретарям с напоминанием о необходимости добавления материалов.

4. Корректировка годового плана

После того, как годовой план утвержден начальником НИЧ, любая его корректировка производится исключительно после того, как заместитель декана напишет служебную записку на имя проректора по науке, а проректор по науке ее подпишет. Эта записка попадает в НИЧ и специалист НИЧ разрешает соответствующему факультету сделать необходимые изменения.

Информационная модель

Информационная модель данной подсистемы представлена на рисунке 3

Рисунок 3 – Информационная модель

Основными сущностями данной системы являются: НТМ, Документ, Сотрудник, План. Ключевой сущностью является “НТМ”. Она содержит поля, которые в полной мере описывают НТМ для данной подсистемы, например, можем определить тип мероприятия, даты проведения, ответственного секретаря, сайт и многое другое.

Технологии разработки ПО и его структура

Данная система является web-ориентированной в связи с рядом преимуществ систем такого типа:

• не требует мощного персонального компьютера;
• не требует установки;
• легкая доступность (при помощи мобильных устройств);
• разработка не требует покупки специальных программ.

Из недостатков данного типа систем можно выделить:

• неизбежны затраты на покупку и поддержания хостинга;
• для работы в системе необходимо подключение к интернету.

Технологии, которые будут использоваться для создания данной подсистемы: HTML5, CSS3, Bootstrap 4, JQuery 3.4.0, PHP7.1, Laravel 5.8, MySQL.

Рассмотрим их предназначение.

Для разработки интерфейса данной подсистемы использовались HTML5, CSS3, Bootstrap 4. Благодаря HTML формируется “каркас” страниц, CSS позволяет стилизовать данный каркас, а Bootstrap позволяет в упрощенной форме адаптировать интерфейс под различный тип устройств, начиная от мобильных телефонов и заканчивая широкоформатными мониторами компьютеров.

Для того, чтобы реализовать всплывающие окна и анимировать некоторые элементы дизайна, применяется библиотека языка JavaScript – jQuery.

Серверная часть подсистемы написана на языке PHP, данный язык является основным при разработке web-ориентированных систем. Однако на «чистом» PHP реализация некоторых задач подсистемы весьма трудоёмка, поэтому было решено использовать фрэймворк Laravel. Проекты, разрабатываемые с применением данного фрэймворка, используют модель MVC, что является негласным стандартом в современной webразработке.

Электронная база данных реализована с применением СУБД MySQL.

Выводы

Был проанализирован процесс составления и сопровождения годового плана проведения НТМ. Исходя из этого, выделены основные функции, спроектирована информационная модель, предложена и описана web-ориентированная система для упрощения организации указанного процесса, выбраны технологии, с помощью которых она может быть реализована. Внедрение предлагаемой системы позволит сократить временные затраты, уменьшить количество ошибок и упростить общий контроль за всем жизненным циклом НТМ.

Литература

1. НИЧ ДонНТУ Положение об организации, проведении и учете научных и научно-технических мероприятий, проводимых в Донецком национальном техническом университете [Текст], - 2018 – С. 9-12.
2. Научно-исследовательская часть / Интернет-ресурс – Режим доступа : www/ URL: http://rgups.ru – Главная-Наука-Научно-исследовательская часть.
3. Laravel по-русски / Интернет-ресурс – Режим доступа : www/ URL: https://laravel.ru – Документация.