Актуальность работы
В таком сложнейшем организме, каким является сегодня современное общество, без информационных технологий невозможно наладить эффективную работу структур управления, повысить скорость выработки и принятия решений и снизить вероятность управленческих ошибок. В процессе управления вузом в целом и отдельными его подразделениями перерабатываются многочисленные потоки разнообразной информации, причем количество информации, сопровождающей процесс функционирования вуза, интенсивно растет.
С введением новых форм хозяйствования (появление платных образовательных услуг, расширение хоздоговорной научной деятельности и т.п.) существенно увеличивается поток документов, проходящих через бухгалтерию вуза. Этот поток в настоящее время настолько велик, что своевременно и правильно его обработать не в состоянии даже большой штат бухгалтеров, работающих вручную. Для обеспечения эффективной финансово-хозяйственной деятельности вузов необходима рациональная организация системы бухгалтерского учета, финансового анализа и контроля, адекватная современному этапу развития отрасли [1].
Механизм финансового управления в вузе становится одним из важнейших элементов управленческого процесса, а вопрос о четком распределении финансовых потоков является ключевым для эффективного функционирования структурных подразделений вуза.
С развитием новейших технологий, в том числе информационных, и НТП невозможно игнорировать процессы автоматизации как один из основных факторов повышения эффективности практически любой деятельности, тем более связанной с большими объемами различных данных, какой и является деятельность по осуществлению финансового контроля любого уровня.
С ростом количества принимаемых и обрабатываемых данных увеличились информационные потоки и повысились требования к скорости их обработки, и теперь уже большинство операций не может быть выполнено вручную, они требуют применения наиболее перспективных компьютерных технологий. Любые административные решения требуют четкой и точной оценки текущей ситуации и возможных перспектив ее изменения. И если раньше в оценке ситуации участвовало несколько десятков факторов, которые могли быть вычислены вручную, то теперь этих факторов сотни и сотни тысяч, и ситуация меняется не в течение года, а через несколько минут.
Основной проблемой также является процесс извлечения данных из систем учета для последующего план-факт сравнения. Аналитические признаки и статьи постоянно меняются, причем иногда таким образом, что сделать с ними ничего нельзя. В итоге, финансисты и экономисты тратят на извлечение и обработку данных порядка 90 процентов времени, в то время как на анализ, принятие решений и последующую оптимизацию процесса, не более 5 процентов, хотя логика подсказывает, что должно быть наоборот.
Как известно, одним из источников формирования бюджета отдела аспирантуры и докторантуры ВУЗа является средства тех аспирантов и докторантов, которые обучаются на платной форме обучения. Далее эти средства вместе с поступлениями из государственно бюджета формируют бюджет отдела и впоследствии распределяются в фонд оплаты деятельности сотрудников и другие нужды данного отдела.
На данном этапе система оплаты аспирантов и докторантов сводиться к следующей схеме: написание заявления на желание оплатить стоимость обучения, получения платежного поручения со всеми необходимыми реквизитами, непосредственно оплата и предоставление копии уже оплаченного платежного поручения в отдел аспирантуры и докторантуры. Недостатком такой системы является то, что вся база данных учащихся на платной форме обучения, а также вся информация по произведенным ими оплатам или имеющимся задолженностям, представлена в бумажном виде, что снижает эффективность своевременной процедуры оплаты и замедляет поиск необходимой информации по конкретному аспиранту либо докторанту.
Рисунок 1 – Структура и форма обучения в аспирантуре ДонНТУ (5 кадров, 5 секунд, 49Кб)
Донецкий национальный технический университет функционирует, хотя и с различными названиями уже более 75 лет, то есть значительно возросла база учащихся, а значит и количество финансовых связей между отделом аспирантуры и докторантуры, и бухгалтерией. Для успешного финансового контроля необходимо собирать и анализировать огромные объемы информации, касающейся этих связей. Существующее информационное обеспечение контрольных органов имеет ряд недостатков. Основным является то, что одна и та же информация предоставляется в отдел аспирантуры и докторантуры, и в бухгалтерию неоднократно, т.е. дублируются информационные потоки. Кроме того, одни и те же данные проходят двойную и не всегда однозначную обработку в различных государственных и коммерческих учреждениях (банках) [2].
Наблюдается наличие лишь в некоторых вузах опыта автоматизации систем учета и приема оплаты, то есть в отрасли отсутствует программа работ по созданию и внедрению комплексной системы автоматизации такого учета и финансового анализа, которая бы органически вписывалась в программу работ по информатизации высших учебных заведений страны. Нет единой типовой комплексной системы автоматизации учета и финансового анализа, рекомендованной Министерством образования Украины для внедрения в вузах [1].
Объектом исследования является система учета и приема оплаты аспирантов и докторантов за обучение в ВУЗе (на примере аналогичной системы в ДонНТУ), а также методы построения и автоматизации подобных систем.
Цель и задачи исследования
Целью исследования является разработка метода построения и внедрения автоматизированной системы учета и приема оплаты аспирантов и докторантов за обучение в ВУЗе (на примере аналогичной системы в ДонНТУ).
Реализация поставленной цели предполагает решение следующих задач:
- формулирование функций мониторинга в системе высшего образования;
- разработка методов и механизма мониторинга в вузе;
- определение эффективных направлений инвестирования внебюджетных ресурсов;
- анализ методов построения системы учета и приема оплаты;
- разработка метода построения и внедрения автоматизированной системы учета и приема оплаты;
- повышение финансово-экономической эффективности всего процесса приема платежей;
- улучшение координирования таких подразделений как бухгалтерия и расчетный отдел совместно с аспирантурой и докторантурой [3].
Теоретической и методологической основой исследования послужили труды отечественных и зарубежных ученых, обосновавших
концептуальные положения в области общей теории управления и финансов, а также в области стратегического управления
ресурсами высшей школы. Проблемами стратегического развития системы высшего образования занимались В.А. Журавлев, А.И. Галаган,
А.А., Оводенко. Зарубежный опыт об исследовательских университетах рассматривался А.М. Бабич, В.В. Глуховым, А.В. Садовничим,
В.Е. Шукшуновым и др. Методики финансового анализа и мониторинга получили развитие в трудах О.В. Ефимовой, Е.А.
Игнатьевой, Л.Я. Прокофьевой, Р.С. Сейфулиной, М.Н. Титовой, А.Д. Шеремета и др. Значительный вклад в исследование проблем
теории и методологии бухгалтерского учета внесли российские авторы: В.П. Астахов, А.С. Бакаев, П.С. Безруких, Н.А. Бреславцева,
В.Г. Гетьман, Ю.А. Данилевский, М.И. Кутер, Н.Т. Лабынцев, В.Ф. Палий, Ф.Б. Риполь-Сарагоси, В.И. Ткач, а также зарубежные
авторы: М. Алле, X. Андерсон, Т. Вильяме, Дж. Сортер, К. Хитчинг и др. Проблемам автоматизации бухгалтерского учета посвящены
работы О.В. Голосова, В.В. Дика, В.И. Исакова, О.И. Кольваха, Б.В. Либермана, В.И. Подольского, B.C. Рожнова, Э. А. Умновой,
С.А. Харитонова, Е.Л. Шуремова и др.
Методологическую основу проведенного исследования составляют: системный подход, принципы логического и сравнительного анализа, методы сравнения, группировки и обобщения, аналогии и количественного анализа, аналитические и прогностические методы.
В качестве эмпирической базы исследования использовались нормативно-правовые документы управленческих органов, материалы бухгалтерской и финансовой статистики Донецкого национального технического университета.
Литература:
- Васильев Ю.С., Глухов В.В., Федоров М.П. Экономика и организация управления вузом. СПб.-М.-Краснодар, 2004.
- Громова А. Автоматизация бюджетного анализа, планирования и прогнозирования // Финансовая газета, №15, апрель 2001 г.
- Лукасевич И.Я. Программное обеспечение финансовых решений // Финансы,№7, 2001г.
Данный автореферат написан к магистерской работе, которая будет завершена до декабря 2008 г.
