Порядок і проведення робіт із сертифікації мають бути таки¬ми, щоб забезпечити достатню об'єктивність сертифікації, достовірність та відтворюваність результатів досліджень, бути еко¬номічно ефективними й достатніми як для виробників продукції — потенційних експортерів, так і для споживачів — імпортерів.
Основою для проведення робіт із сертифікації є:
1) вибір критеріїв, за якими можна судити, шо продукція відповідає інтересам споживачів, вимогам законів країниімпортера, можливостям виготівників. Для цього вимоги на продукцію регламентуються у спеціальних нормативних документах: стандартах, технічних умовах, техніч них регламентах;
2)системи сертифікації включають у себеелемент дослідження зразків продукції як необхідний засіб виявлення відповідності продукції стандартам;
3) стабільність технологічних процесів, незалежно від стану національної економіки, із забезпеченням високого рівня виробничоїдіяльності;
4) система сертифікації має грунтуватися на незалежності результатів проведення робіт із сертифікації; запевнення виготів-ника втому, що його виріб відповідає вимогам стандарту, не завжди видаються переконливими. Споживач частіше створює власну систему перевірки якості, однак в умовах сучасного розвитку науки, техніки і технологій найбільш ефективними є системи, якими керують органи, на які не впливають виробники продукції;
5) вибір системи сертифікації має відповідати практичним та економічним вимогам на кожний окремий вид продукції;
6) принцип сертифікації та методи, порядок функціонування її системи повинні забезпечувати відповідність іншим системам сертифікації;
7) вироби або продукція при позитивних результатах їх сертифікаційних досліджень у відповідних центрах або лабораторіях повинні мати підтвердження у формі клейма, спеціального знака, сертифіката, або бути включеними в перелік сертифікованих товарів, або мати документ, що вони випущені на підприємстві, яке має право на сертифікацію.
Випущені партії продукції мають підтверджуватится знаком або сертифікатом відповідності, нанесення яких контролюється головним контролером і знаходиться під наглядом національної служби нагляду.
Знак відповідності — це символ, який підлягає обов'язковій реєстрації. Біля знаку мають міститися повідомлення, що дозволяють встановити: назву національної служби нагляду; номер свідоцтва про атестацію підприємства-виробника або незалежного постачальника; номер контрольованої партії.
Знак відповідності наноситься на клейку стрічку або на інший матеріал для пакування. Якшо на виріб ставиться знак відповідності, то він наноситься поряд із маркуванням, яке передбачене технічними умовами.
Сертифікат відповідності має дві форми:
1) сертифікат відповідності для використання підприємством-виробником — містить таку інформацію: назву підприємства-виробника, його адресу та інші відомості; торговий знак підприємства-виробника; ліцензію на право застосування сертифіката відповідності щодо даного виду продукції; номер свідоцтва про атестацію підприємства-виробника, виданого йому національною службою нагляду; дату приймання виробів; дату випуску сертифіката; форму свідоцтва, прийнятого за бажанням головного контролера підприємства-виробника (підпис та факсиміле в супроводі печатки або перфорації);
2) сертифікат для незалежних постачальників-розновсюджувачів; містить такі дані: назву незалежного постачальника-розповсюджувача, його адресу та інші реквізити; торговий знак постачальника-розповсюджувача; назву підприємства-виробника; повну назву з каталогу і позначення виробу, які присвоєні йому підприємством-виробником та постачальником-розповсюджувачем; довідковий номер технічних умов на вироби конкретних типів; назву національної служби нагляду для виробника й постачальника; номер свідоцтва про атестацію приміщень, де випущено виріб; дату випуску виробу; дату видачі сертифіката; форму посвідчення, яка прийнята розповсюджувачем.
Обов'язковій сертифікації'підлягає продукція, на яку поширюються обов'язкові вимоги стандартів чи інших нормативних документів, зокрема вимоги, шо забезпечність безпеку продукції для життя, здоров'я і майна громадян, її сумісність та взаємозамінність, охорону навколишнього та природнього середовища. В усіх інших випадках провадиться добровільна сертифікація, як
правило, в умовах конкуренції товаровиробників з метою рекламування продукції, освоєння нових ринків збуту, формування іміджу фірми.
Оплачує всі види робіт із сертифікації замовник, а вартість робіт визначається в договорі між замовником та виконавцем (органом із сертифікації продукції). Оплата замовником не означає, що виконавець обов'язково видасть йому сертифікат на заявлену продукцію. Останнє залежить тільки від результатів випробувань; у разі негативних результатів гроші замовнику за вже виконану роботу не повертають.
У кожній системі сертифікації передбачено процедуру апеляції рішень виконавця (наприклад, відмову видати сертифікат). Апеляції розглядає апеляційна комісія, яка створюється органом із сертифікації. Витрати несе кожна із сторін.
Крім торгівлі, результати сертифікації продукції використовують насамперед митні органи. Митні органи країн, до яких експортується продукція, вимагають у постачальника сертифікат відповідності, виданий у цій країні, або свідоцтво про визнання цією країною сертифіката відповідності, виданого у країні-експортері, за наявності угоди між країнами про взаємне визнання результатів сертифікації продукції. За відсутності такої угоди провадиться сертифікація за правилами, що діють у цій країні. Тому при здійсненні експортних операцій доцільно знати, чи підлягає продукція обов'язковій сертифікації у країні, до якої вона експортується, і чи існує угода з цією країною про взаємне визнання результатів сертифікації. Крім того, результати сертифікації використовують страхові компанії, арбітражні суди, біржі та інші установи (наприклад, страхові компанії — для оцінки ризику при страхуванні майна чи нерухомості).
Сертифікація послуг поки що поступається сертифікації продукції (зазвичай у банківській та готельній справі). Сертифікація продукції дає змогу підприємствам-виробникам збільшити довіру до якості виробів, які експортуються, розширити ринок збуту, забезпечити рекламу та збільшити обсяги продукції. Для споживачів сертифікація корисна тим, що захищає від продукції, яка небезпечна для життя, здоров'я і майна, полегшує вибір продукції, сприяє підвищенню якості продукції.
Основним завданням сертифікації є забезпечення стабільного випуску виробів заданого технічними вимогами рівня якості.
Технічні вимоги рівня якості вимагають забезпечення стабільності технологічного процесу, якості вихідних матеріалів, достатньої комплектації дослідної бази засобами дослідження, вимірювання і метрологічного забезпечення, суворої виконавської дисципліни.
Отже, системи сертифікації виступають як засіб, що забезпечує гарантію виконання технічних умов: у системах самосертифікації - це гарантії виробника, у національних системах - гарантії участі третьої сторони.