Информационные технологии в сфере управления персоналом

Аннотация

В статье рассмотрены актуальные вопросы применения информационных систем в области управления, определение роли информационных технологий в управлении персоналом и выявление возможных путей решения проблемы внедрения информационных систем в организации.

Ключевые слова: информационные технологии, управление, персонал, информационные системы, организация, программное обеспечение, автоматизация.

Постановка проблемы

Применение информационных технологий в сфере управления персоналов в современном мире – это необходимое требование к деятельности любой организации, с целью обеспечения эффективной работы. Практика использования программных продуктов в компании показывает, что с помощью автоматизированных систем один менеджер службы кадров способен осуществлять процесс ведения дел сотни сотрудников организации. Также использование информационных систем позволяет в короткие сроки получать разные формы отчетности в соответствии со всеми изменениями, которые происходят в законодательстве [1, с. 112].

Современные технологии делают возможной настоящую революцию в управлении кадрами. Сотрудники и управленческий персонал получают доступ к всеобъемлющей системе данных по кадровым ресурсам предприятия, что повышает уровень и скорость принятия решений, а также автоматизирует и систематизирует рутинные процессы, позволяя сконцентрироваться на стратегических задачах. Именно поэтому интерес к информационным системам управления персоналом только возрастает.

Анализ предыдущих исследований и публикаций.

Изучением внедрения информационных технологий в управление персоналом занимались такие авторы, как К. В. Балдин, А. Г. Ивасенко, М. А. Венделеева, Н. С. Косиненко, М. В. Лашина и многие другие. К. В. Балдин отмечает, что основное направление совершенствования автоматизированных систем в управлении персоналом – это внедрение достижений в области искусственного интеллекта, прежде всего экспертных систем [2, с. 12]. Также, особый интерес представляет статья Джоша Берсина, основателя Bersin by Deloitte (подразделение, которое специализируется на исследованиях и консалтинге в области управления талантами, технологий HR и корпоративного обучения).

В своей работе он приводит отчет с прогнозами HR Technology Disruptions 2020, в котором оценил текущее состояние на рынке технологий управления персоналом и рассказал, каких изменений стоит ожидать в следующем году. Джош Берсин приходит к выводу, что компаниям уже требуется специалист в роли архитектора, в задачи которого должны входить анализ и оценка систем и инструментов [3].

Внедрение информационной системы в организации является довольно сложным и зачастую болезненным процессом, как и любое другое новшество. На данный момент существуюn эффективные методики разрешения данной проблемы. Однако, вместе с тем проблема внедрения информационных систем в организациях остается острой и требует более глубокого внимания.

Цель исследования

Целью исследования является определение роли информационных технологий в управлении персоналом и выявление возможных путей решения проблемы внедрения информационных систем в организации.

Основные результаты исследования

Информационные системы управления персоналом – это совокупность программного обеспечения и соответствующих технологий, которые предоставляют возможность автоматизации и совершенствования бизнес‑процессов в таких сферах, как управление кадрами, табельный учет, документооборот, расчет и выплата зарплаты [4, с. 101].

В современном мире информационные технологии занимают преимущественно значимое место во многих областях деятельности, конкретно в сфере управления персоналом с помощью информационных систем решаются следующие важные задачи:

1. Подбор новых сотрудников и перемещения.
2. Учет персонала (персональные данные о сотрудниках).
3. Планирование штатных расписаний с формированием должностных инструкций.
4. Планирование и учет использования трудовых ресурсов.
5. Разработка системы управления документами.
6. Расчеты с персоналом (расчет выплат по оплате труда, пособия, контроль выплат, подотчетные лица).
7. Персонализированный пенсионный и налоговый учет.
8. Учет подотчетных сумм и депонентов.

Следует отметить, что важную роль программное обеспечение играет в защите информации, участвующей в управлении персоналом.

В результате применения информационных технологий изменяется организационная структура компаний, разрабатываются новые организационные взаимосвязи, которые ранее экономически были невозможны. Вот почему информационные технологии являются весьма перспективной и эффективной сферой при исследовании систем управления.

Информационные персонал‑технологии сделали жизнь специалистов в сфере HR значительно легче. Их можно разделить на 2 основные группы:

• интернет‑технологии;
• специализированное программное обеспечение [5, с. 84] (рис. 1):

Невзирая на то, что большая часть информационных технологий, применяемых в кадровом менеджменте, первоначально не были созданы для данной сферы управленческой деятельности, потребности современного бизнеса выставили новые требования к их перечню возможностей. На данный момент информационные технологии позволяют оптимизировать и ускорить процесс трудовой деятельности специалистов в области HR практически на каждой стадии работы с персоналом.

Рассмотрим классификацию информационных систем управления персоналом (ИСУП)[6] (табл. 1):

Таблица 1 – Классификация ИСУП

В первом поле классификации стоят локальные ИСУП, среди которых наиболее распространена программа 1С: Зарплата/кадры, она представляет простой, коробочный способ применения и учетную систему по функциональности, однако из‑за почти монопольного положения компании на своем рынке занимает лидирующее место.

1С: Зарплата/кадры – программа расчета зарплаты и реализации кадровой политики, с ее помощью возможно полностью автоматизировать расчет заработной платы для организаций, которые используют сдельную, окладную или повременную оплату труда. Наиболее часто данная программа встречается в компаниях, где автоматизация процесса расчета заработной платы не является возможной с помощью функциональных способностей бухгалтерских программ из‑за трудности начислений и удержаний [7].

Программа АиТ: Управление персоналом имеет более расширенную функциональность, однако поддержка клиентов остается на среднем уровне. Составляющие данной программы – программные модули, которые работают самостоятельно друг от друга, но основываются на общей базе данных. Это способствует формированию единого информационного пространства и гибкой конфигурации системы при взаимной удаленности рабочих мест друг от друга [8].Прочие локальные ИСУП менее популярны на сегодняшний день.

Во втором поле классификации средние интегрированные ИСУП. Доминирующие положения на данном рынке принадлежат RB HR & Payroll. Управление кадрами и Зарплата – Robertson & Blums Corporation и БОСС‑Кадровик – Корпорация АйТи.

RB HR & Payroll. Управление кадрами и Зарплата обладает расширенной функциональностью. Характеризуется полнотой, стабильностью, гибкостью и легкой управляемостью продуктом. Применяется организациями различного уровня и видов деятельности. Дает возможность упорядочить и автоматизировать характерные операции в сфере управления персоналом:

• найм, продвижение, перевод, увольнение сотрудников;
• управление штатным расписанием;
• расчет заработной платы;
• повышение квалификации персонала;
• поддержка разнообразных компенсационных схем;
• управление бюджетами подразделений и др.

БОСС‑Кадровик обладает схожим перечнем характеристик, но в отличие от него, RB HR & Payroll. Управление кадрами и Зарплата:

• позволяет в течение нескольких часов перейти с одной платформы на другую, при этом не требуется переобучение персонала;
• имеет интерфейс с Lotus R/5, возможен доступ к системе с помощью браузера MS IE (HTML – клиент);
• имеет интерфейсы с SunSystems, Scala, Concord, JD Edwards One World, SAP R/3;
• полностью интегрирован с Crystal Reports (генератор бизнес отчетов);
• может быть интегрирован с финансовыми модулями любого другого программного обеспечения;
• поддерживает несколько языков и многовалютную обработку данных.

В третьем поле классификации крупные интегрированные ИСУП, которые в основном имеют модуль – Управление персоналом и зарплата в составе ERP‑системы (Enterprise Recource Planning system – система управления ресурсами компании) и отдельно от этой системы не продается. Заинтересованы в таких системах преимущественно крупные компании сверхприбыльных отраслей, т.к. стоимость подобных проектов значительно высокая.

Выбор ИСУП зависит от отрасли, в которой находится организация, связей руководства фирм‑разработчиков и множества прочих причин, основная из которых – цена.

Основным препятствием для внедрения автоматизированной информационной системы является то, что большинство сотрудников не готовы научиться работать с новой концепцией, а потому сопротивляются инновациям.

Ключевыми задачами и проблемами, возникающими в большинстве случаев при внедрении информационной системы управления предприятием, требующими особого внимания при их решении, являются:

• необходимость изменения бизнес‑технологий в различных аспектах;
• отсутствие постановки управленческой задачи в компании;
• сопротивление сотрудников компании;
• необходимость частичной или полной реорганизации структуры компании;
• участие топ‑менеджера в разработке плана внедрения АИС;
• временное увеличение нагрузки на сотрудников при внедрении информационной системы.

Необходимость изменения бизнес‑технологий в различных аспектах. Хорошо развитая информационная система вносит определенные изменения в существующую технологию бюджетного планирования и контроля, а также управления бизнес‑процессами организации. Все это требует компетентности и большой концентрации группы исполнителей.

Отсутствие постановки управленческой задачи в компании. По большей части менеджеры управляют своими компаниями, основываясь только на собственном опыте, интуиции, видении различных ситуаций и очень неструктурированных данных о состоянии своей компании и ее развитии. Важно обратить особое внимание на правильную постановку управленческих задач. Ведь, как правило, правильная постановка этих задач является существенным фактором, влияющим как на эффективность работы предприятия в целом, так и на успешную реализацию проекта по внедрению информационных систем.

Сопротивление сотрудников компании. Такое сопротивление может существенно задержать срок внедрения системы. На эту реакцию часто влияет психологический аспект, то есть у сотрудников возникает страх перед новым форматом работы, определенными сформированными стереотипами в работе, страх потерять работу или потерять свою личную ценность и незаменимость. В таких случаях менеджеры компании должны помогать команде специалистов, а также проводить разъяснительную работу с сотрудниками всех уровней, создавая твердое ощущение неизбежности внедрения информационных систем.

Необходимость частичной или полной реорганизации структуры компании. Прежде чем приступить к внедрению информационной системы в компании, требуется частичная реорганизация ее структуры и бизнес‑технологий. Для этого особенно важным этапом проекта внедрения системы будет полный анализ предприятия во всех его элементах. На основе полученной информации строится схема информационной системы в дальнейшем.

Участие топ‑менеджера в разработке плана внедрения информационной системы. Топ‑менеджер организации должен знать, почему необходимо внедрять информационную систему. Этот момент является одним из основных, так как отсутствие менеджера, заинтересованного во внедрении системы, увеличивает риск провала проекта внедрения почти на 50%.

Временное увеличение нагрузки на сотрудников при внедрении информационной системы. На определенных этапах реализации проекта нагрузка на сотрудников компании возрастает. Это связано с тем, что помимо основных обязанностей сотрудникам необходимо осваивать новые технологии и совершенствовать свои знания.

Несмотря на все проблемы, возникающие при внедрении, информационная система направлена на повышение качества работы компании. Поэтому следование рекомендациям существующих методик поможет снизить риск убытков компании.

Выводы

Таким образом, внедрение информационных технологий в систему управления персоналом организации – это уже не инновационные технологии, которые облегчают эффективное выполнение работ оперативного характера, а, в первую очередь, своеобразный катализатор распространения передового управленческого опыта, а также современных технологий менеджмента, которые обеспечивают предприятиям наличие дополнительных адаптационных возможностей и конкурентных преимуществ.

Список источников

1. Иваненко, Л. В. Проблемы функционирования современных информационных технологий в управлении персоналом / Л. В. Иваненко, А. А. Когдин / Основы экономики, управления и права. – 2012. – № 6. – С. 112‑116.
2. Балдин, К. В. Информационные технологии в менеджменте / К. В. Балдин. – Москва: Academia, 2012. – 203 c.
3. HR‑технологии – 2020: прорыв продолжается [Электронный ресурс]. – URL: https://neohr.ru/hr/article_post/hr-tehnologii-2020-proryv-prodolzhaetsya
4. Агафонова, М. С. Современные международные отношения и инновационные технологии/ М. С. Агафонова // Успехи современного естествознания. – 2012. – № 1. – С. 101‑102.
5. Демушкина, Е. А. Информационные технологии в кадровом менеджменте / Е. А. Демушкина, О. В. Лезина // Молодой ученый. – 2011. – № 4 (27). – С. 83‑87.
6. Информационные системы управления персоналом [Электронный ресурс]. – URL: https://altsoftronics.blogspot.com/2014/04/blog-post.html
7. Перспективы применения программы 1С в документировании кадровых процессов [Электронный ресурс]. – URL: https://cyberleninka.ru/article/n/perspektivy-primeneniya-programmy-1s-v-dokumentirovanii-kadrovyh-protsessov
8. Программный комплекс АиТ: Управление персоналом [Электронный ресурс]. – URL: https://studme.org/330628/informatika/programmnyy_kompleks_aitupravlenie_personalom